合同签订及审批管理工具.docVIP

合同签订及审批管理工具：适用场景与价值

本工具适用于各类企业内部合同的全生命周期管理，尤其适合需要跨部门协作、多级审批的场景，如采购合同、销售合同、服务协议、合作协议等。通过标准化流程和表单，可解决合同审批流程混乱、信息传递滞后、风险管控不严、归档查询困难等问题，提升合同管理效率，降低法律与经营风险，保证合同签订合规、透明、可追溯。

全流程操作指引

一、合同发起与信息填写

操作人：业务部门经办人（如采购专员、销售经理等）

操作内容：

登录合同管理系统（或使用标准化表单），选择“合同发起”功能，填写合同基本信息，包括：

合同名称：需明确体现合同类型与核心内容（如“项目采购合同”“年度服务合作协议”）；

合同编号：按企业规则自动或手动填写（格式：年份-部门-合同类型-序号，如“2024-采-购-001”）；

甲乙双方信息：准确填写单位全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人（如为个人合同，填写姓名、证件号码号、联系方式）；

合同金额：大小写一致，明确币种（如人民币、美元）；

合同类型：勾选“采购”“销售”“服务”“租赁”等；

合同期限：明确起止日期，或注明“长期有效，至条件成就时终止”；

主要条款概述：简要约定核心内容（如标的物、数量、质量标准、付款方式、违约责任等）。

合同草案：需包含完整法律条款，可附技术附件、报价单等支撑材料。

提交审批：确认信息无误后，提交至部门负责人初审。

输出结果：合同申请表（含基本信息及附件）、合同草案电子版。

二、部门初审与业务合规性审核

操作人：业务部门负责人

操作内容：

审核合同业务逻辑：确认合同内容是否符合部门业务需求，标的物/服务是否明确，数量、价格是否合理，与前期沟通是否一致。

审核基础信息准确性：检查甲乙双方名称、金额、期限等关键信息是否有误，附件是否齐全。

审核业务风险点：重点关注是否存在履约能力风险（如乙方资质不足）、商业条款风险（如付款周期过长、违约责任不对等）。

填写初审意见：通过系统填写“同意”“修改后重审”或“驳回”，并说明理由；若需修改，注明具体修改项（如“需补充乙方资质证明文件”“付款方式调整为分期支付”）。

提交至下一环节（法务审核或财务审核，根据企业流程确定）。

输出结果：部门初审意见表（含审核结论与修改建议）。

三、法务审核与法律风险把控

操作人：法务专员/法务部门

操作内容：

审核合同合法性：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等相关法律法规，是否存在无效条款（如违反强制性规定、损害公共利益）。

审核条款完整性：保证合同包含《民法典》规定的必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款、履行期限、方式、违约责任、争议解决等）。

审核风险点：重点关注违约责任是否明确、争议解决方式是否约定（如仲裁/诉讼及管辖地）、知识产权归属、保密条款、不可抗力等。

审核主体资格：核实乙方/对方签约主体是否合法（如企业需提供营业执照复印件、授权委托书；个人需核实证件号码原件）。

填写法务审核意见：通过系统出具“审核通过”“需修改后重审”或“不通过（法律风险无法规避）”的结论，附具体修改意见（如“违约责任条款需明确具体计算方式”“争议解决建议约定由甲方所在地法院管辖”）。

修改后需重新审核，直至通过后提交财务审核（如涉及费用）。

输出结果：法务审核意见表（含法律风险评估与修改建议）。

四、财务审核与资金合规性确认

操作人：财务部门专员/财务负责人

操作内容：

审核金额与付款方式：检查合同金额是否与预算一致，付款方式是否符合财务制度（如是否需分期支付、质保金比例是否合理）。

审核税务条款：明确发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开票时间、税率，保证税务处理合规。

审核资金安排：确认付款节点与项目进度是否匹配，是否存在资金支付风险（如预付款比例过高）。

审核成本列支：确认合同成本是否属于企业列支范围，是否符合会计准则。

塳写财务审核意见：出具“同意”“调整付款方式”或“不通过（超预算/资金安排不合理）”的结论，附具体意见（如“预付款比例不得超过30%”“需明确发票提供后日内支付”）。

通过后提交至最终审批人（如分管领导、总经理）。

输出结果：财务审核意见表（含资金合规性确认意见）。

五、最终审批与决策确认

操作人：分管领导/总经理/决策委员会（根据合同金额与重要性确定审批权限）

操作内容：

综合审核：结合业务、法务、财务审核意见，从企业整体战略、风险控制、经济效益角度评估合同可行性。

审批决策：通过系统“批准”“否决”或“补充材料后审批”，并简要说明理由（如“同意签订，需按法务意见修改条款”“暂不通过，需重新协商价格”）。

下达审批结果：系统自动将审批结果同步至业务经办人，若批准，进入合同签署环节；若否决，终止流程并说明原因。

输出结果：最终审批意见表（含决策结论与补充要求）。

六、