公司合同管理与审核标准化操作指引文档.docVIP

公司合同管理与审核标准化操作指引文档

一、前言

为规范公司合同全生命周期管理，防范合同法律风险，提高合同审核效率，保证合同内容符合公司战略及合规要求，特制定本指引。本指引旨在明确合同管理各环节的责任主体、操作流程及标准，覆盖合同起草、审核、签署、履行、归档等关键阶段，为公司各部门及员工提供统一的合同管理操作规范，保障公司合法权益。

二、适用范围与使用场景

本指引适用于公司及各部门、分支机构（以下统称“各部门”）在业务开展过程中所有合同的签订与管理活动，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同、保密协议等。

典型使用场景：

业务部门与外部主体合作需签订合同时；

法务部门对合同条款进行合规性审核时；

财务部门对合同涉及的付款、税务条款进行审核时；

合同履行过程中需变更、解除或发生纠纷时；

合同履行完毕后需归档管理时。

三、合同全生命周期标准化操作流程

（一）第一步：合同起草与内部提报

责任部门：业务部门（合同发起部门）

操作内容：

明确合同需求：业务部门根据合作事项（如采购、销售、服务等），明确合同主体、核心权利义务（如标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等），收集合作方主体资格信息（如营业执照、法定代表人身份证明等）。

选择合同模板：优先使用公司标准化合同模板库中的对应模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》），无模板时参考行业通用模板，保证基础条款完备。

起草合同文本：根据合作需求填写合同具体条款，重点约定：

合同主体全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表；

标的物名称、型号、规格、数量、质量标准（需引用国家标准/行业标准/双方约定标准）；

价款、费用构成（含税/不含税）、支付方式（银行转账/承兑汇票等）、支付节点（如预付款、到货款、验收款、质保金比例及支付条件）；

履行期限、地点、方式（如交付方式、运输费用承担）；

验收标准、流程及异议处理；

保密条款（明保证密范围、期限及违约责任）；

违约责任（需具体、可量化，如逾期付款违约金按日计算比例）；

争议解决方式（优先约定公司所在地法院诉讼，或选择仲裁时明确仲裁机构）；

合同生效条件（如双方签字盖章后生效、附条件生效等）。

内部初步审核：业务部门负责人对合同内容的真实性、完整性、业务合理性进行审核，重点核对合作方信息、核心条款是否符合业务需求，确认无误后填写《合同审批表》（见模板一），连同合同文本、合作方主体资格材料（复印件）一并提报至法务部门。

输出物：合同草案、《合同审批表》、合作方主体资格材料。

（二）第二步：多维度审核与修订

责任部门：法务部门、财务部门、业务部门（根据合同类型涉及其他部门时，如技术部、人力资源部等）

审核顺序及重点：

法务部门审核（合规性与法律风险）：

审核合同主体资格：合作方是否为合法存续的企业，是否超越经营范围，法定代表人/授权代表是否具备代表权限（需提供授权委托书原件）；

审核条款合法性：是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款（如“合同签订后无论何种情况均不可解除”）；

审核权利义务对等性：是否存在单方加重公司责任、减轻合作方责任的“霸王条款”；

审核风险点：违约责任是否明确、可执行，争议解决方式是否有利于公司，知识产权归属、不可抗力等条款是否完备。

法务部门审核后，在《合同审批表》“法务审核意见”栏填写修改建议（如“第3.2条质量标准需明确具体国标编号”“第5.3条违约金比例建议调整为不超过LPR的1.5倍”），并反馈至业务部门修订。

财务部门审核（财务与税务风险）：

审核价款及支付条款：金额是否准确，支付节点与业务进度匹配，是否存在大额预付款（原则上预付款比例不超过30%），质保金比例是否符合行业惯例（通常5%-10%）；

审核税务条款：发票类型（增值税专用发票/普通发票）、开具时间、税率是否符合税务规定，避免“三流不一致”（发票流、资金流、货物流不一致）风险；

审核财务合规性：是否涉及公司禁止支付的费用（如未经审批的佣金、回扣），资金来源是否合规。

财务部门审核后，在《合同审批表》“财务审核意见”栏填写意见，反馈至业务部门修订。

业务部门及其他部门审核（业务与技术可行性）：

业务部门根据法务、财务审核意见修订合同文本，重点核对技术参数、交付周期、验收标准等业务条款是否与实际需求一致；

涉及技术合同的，技术部门需审核技术方案、验收标准、知识产权归属等条款；

涉及人力资源相关合同的（如劳务派遣、服务外包），人力资源部需审核用工主体、薪酬福利、社保缴纳等合规性。

审核通过标准：所有审核部门无重大异议或意见已全部落实修订。

输出物：修订后的合同文本、《合同审批表》（各审核部门意见栏已填写）。

（三）第三步：合同签署与用印

责任部门：法务部门、行政部、业务部门

操作内容：

最终审批：法务部门汇总各部门审