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企业采购管理流程梳理及执行模板

一、适用范围与应用场景

新成立企业搭建采购管理体系；

老企业采购流程混乱、权责不清时的梳理优化；

企业规模扩大后采购流程标准化需求；

需通过流程固化实现采购透明化、合规化的场景（如国企、上市公司等）。

二、采购管理全流程操作步骤

采购管理流程需遵循“需求驱动、预算管控、比质比价、全程留痕”原则，分为需求提出与审批、供应商选择与管理、采购执行与合同签订、订单交付与验收、结算与付款五大阶段，具体操作

（一）需求提出与审批阶段

目标：保证采购需求真实、必要，预算可控，避免盲目采购。

操作环节

操作主体

操作内容

输出成果

时限要求

需求提报

需求部门（如生产部、行政部）

1.根据业务需求（如生产缺料、办公设备更换）填写《采购需求申请表》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额；2.附件：如技术参数、图纸、历史采购记录等支持性文件。

《采购需求申请表》（含附件）

日常需求：提前3-5个工作日；紧急需求：即时提报（需标注“紧急”并说明原因）。

部门审核

需求部门负责人

1.核查需求必要性（如是否为重复采购、可否内部调剂）；2.审核规格型号、数量是否匹配实际工作需要；3.签字确认。

审核通过的《采购需求申请表》

收到申请后1个工作日内。

预算复核

财务部

1.核对申请预算是否符合公司年度/月度预算；2.超预算需求需说明资金来源（如预算调整、专项审批）。

《预算审核意见》（通过/驳回/调整建议）

收到申请后1个工作日内。

采购审批

采购部（或管理层）

1.采购部复核需求完整性、预算合理性；2.根据采购金额分级审批（如：≤5000元采购部经理审批；5000-50000元分管副总审批；＞50000元总经理审批）；3.审批通过后，正式纳入采购计划。

《采购审批单》

金额≤5000元：1个工作日；5000-50000元：2个工作日；＞50000元：3个工作日。

（二）供应商选择与管理阶段

目标：建立合格供应商库，保证供应商资质合规、性价比最优，保障采购质量。

操作环节

操作主体

操作内容

输出成果

时限要求

供应商寻源

采购专员

1.根据采购需求类型（如标准品、非标品）通过公开招标、邀请招标、询价比价、单一来源等方式寻找供应商；2.优先从《合格供应商名录》中选择，新供应商需提交《供应商准入申请表》。

《供应商寻源记录表》（含3家以上供应商报价单/方案）

审批通过后3个工作日内。

供应商评估

采购部、需求部、质检部

1.资质审核：营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证）、生产资质（如ISO9001认证）、业绩案例等；2.能力评估：样品测试（非标品）、现场考察（生产型企业）、价格竞争力、交期保障能力、售后服务等；3.填写《供应商评估表》，综合评分（满分100分，资质30分、价格30分、质量25分、服务15分），80分以上为合格。

《供应商评估表》、合格供应商名单

供应商寻源后5个工作日内。

供应商确定

采购部经理

1.根据评估结果选择综合最优供应商；2.对于单一来源采购（如专利产品、独家代理），需填写《单一来源采购审批表》，说明理由并经分管副总审批。

《供应商确定通知书》

评估完成后2个工作日内。

供应商建档

采购专员

1.为合格供应商建立档案，内容包括：基本信息、资质文件、评估记录、合作历史（订单、验收、付款记录）、奖惩情况等；2.更新《合格供应商名录》，动态管理（每半年复核一次）。

《供应商档案》、更新后的《合格供应商名录》

确定供应商后1个工作日内。

（三）采购执行与合同签订阶段

目标：明确采购双方权责，规避合同风险，保证采购行为合规。

操作环节

操作主体

操作内容

输出成果

时限要求

询价议价

采购专员

1.向选定供应商发出《询价函》，明确技术要求、交期、付款方式等；2.协商价格、交货条款，争取最优条件（如批量采购折扣、免费售后）。

《询价议价记录表》（双方签字确认）

确定供应商后2个工作日内。

合同草拟

采购部、法务部（或法务专员）

1.根据谈判结果起草《采购合同》，核心条款包括：标的物名称/规格型号、数量、单价（含税/不含税）、总价、质量标准、交货时间/地点、验收方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等；2.合同需使用公司标准模板，非标条款需法务审核。

《采购合同》（草稿）

询价议价后3个工作日内。

合同审批

采购部经理、财务部、法务部、总经理

1.采购部审核合同条款与采购需求一致；2.财务部审核付款方式、发票类型等财务条款；3.法务部审核法律风险（如违约责任、知识产权条款）；4.总经理审批（合同金额≥50000元或重要物资）。

《合同审批单》（各环节签字）

草稿提交后3-5个工作日（根据审批层级）。

合同