企业行政采购清单与费用申请流程表.docVIP

企业行政采购清单与费用申请流程工具指南

一、适用范围与典型场景

本工具适用于企业内部行政类物资采购及费用申请的全流程管理，覆盖以下典型场景：

日常办公物资采购：如文具、纸张、耗材等常规办公用品补充；

部门专项物资申请：如新员工入职装备、部门设备配件更换等；

行政活动筹备：如会议、培训、团建等活动的物料采购与服务外包；

设施维护与升级：如办公设备维修、绿植养护、环境改善等零星支出。

通过标准化流程，保证采购合规、费用可控、责任可追溯，提升行政工作效率。

二、操作流程详解

步骤1：需求提出与初步审核

发起人：部门行政对接人或需求申请人（某某）；

操作说明：

申请人根据实际需求，填写《行政采购清单》（见模板1），详细注明物品名称、规格型号、数量、预估单价、用途及紧急程度；

清单提交至部门负责人（某某）审核，重点确认需求的合理性与必要性（如非紧急物资可合并采购，避免零星申请）；

审核通过后，将清单同步至行政部；需求紧急或金额超5000元，需在清单中标注“加急”或“大额申请”，由行政部优先处理。

步骤2：费用申请与预算核对

发起人：行政专员（某某）；

操作说明：

行政部汇总各部门采购需求，核对《行政采购清单》与年度行政预算，保证总费用不超预算；

预算核对无误后，填写《费用申请表》（见模板2），注明申请部门、费用项目、预算金额、用途及附件（含采购清单、比价记录等）；

若预算不足，需提前向财务部提交预算调整说明，经分管领导（某某）审批后，方可启动申请流程。

步骤3：逐级审批与流程跟踪

审批层级（根据金额动态调整，示例为通用标准）：

小额申请（≤5000元）：部门负责人→行政部负责人→财务部专员；

中额申请（5000-20000元）：部门负责人→行政部负责人→财务部负责人→分管领导；

大额申请（＞20000元）：部门负责人→行政部负责人→财务部负责人→分管领导→总经理；

操作说明：

审批人需在1个工作日内完成审核，重点核查需求真实性、预算匹配性及采购方式合规性；

审批通过后，行政部留存申请表与采购清单，同步通知申请人采购进度；审批驳回需注明原因，申请人修改后重新提交。

步骤4：采购执行与供应商管理

执行部门：行政部；

操作说明：

根据采购金额选择合规方式：小额采购可从企业合格供应商库（如定点办公用品商）直采；中额及以上需进行比价（至少3家供应商），形成《比价记录表》存档；

确定供应商后，签订采购合同（金额超10000元需法务部审核），明确物资规格、交付时间、验收标准及付款方式；

供应商交付物资时，行政部与申请人共同现场核对，保证数量、型号与采购清单一致，签署《物资交付确认单》。

步骤5：物资验收与入库登记

参与方：申请人、行政专员、行政部负责人；

操作说明：

物资送达后，申请人对照采购清单检查外观、功能是否符合需求，行政部负责人抽查质量；

验收合格后，填写《物资验收单》（模板3），三方签字确认；不合格物资当场拒收，行政部2个工作日内联系供应商退换；

行政部将验收合格物资登记入库，更新《行政物资台账》，保证账实相符。

步骤6：费用结算与资料归档

执行部门：行政部、财务部；

操作说明：

行政部凭《费用申请表》《采购合同》《物资验收单》《交付确认单》等原始凭证，向财务部提交付款申请；

财务部审核凭证完整性无误后，按合同约定支付款项（如月结货款需在到期前5日提交申请）；

所有流程资料（申请表、清单、合同、验收单等）由行政部整理归档，保存期限不少于2年。

三、配套工具模板

模板1：行政采购清单

序号

物品名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估金额（元）

用途说明

紧急程度（□普通/□加急）

1

A4复印纸

80g

箱

5

25

125

日常打印

普通

2

会议桌

1.5m*0.8m

张

1

800

800

培训活动

加急

…

…

…

…

…

…

…

…

…

申请人：某某部门：综合管理部申请日期：2023年月日

模板2：费用申请表

申请部门

综合管理部

申请日期

2023年月日

费用项目

□物资采购□服务外包□其他：________

预算金额（元）

5000

实际申请金额（元）

4500

用途说明

培训活动物资采购

附件清单

□采购清单□比价记录□合同□验收单□其他：________

审批意见

部门负责人

某某

日期

月日

行政部负责人

某某

日期

月日

财务部负责人

某某

日期

月日

分管领导

某某

日期

月日

总经理

某某

日期

月日

模板3：物资验收单

采购单号

XZ-2023

验收日期

2023年月日

供应商名称

办公用品公司

交付地点

公司前台

序号

物品名称

规格型号

单位

——

———-

———-

——

1

A4复印纸

80g

箱

2

会议桌

1.5m*0.8m

张

…

…

…

…

验收结论

□通过□不通过