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企业费用报销在线审核模板

适用业务场景

日常办公支出报销：如办公用品采购、通讯费、交通费等常规性支出；

员工差旅费用报销：包括因公出差产生的交通、住宿、餐饮、市内交通等费用；

业务招待支出报销：涉及客户接待、商务合作等场景的招待费用；

专项费用报销：如项目采购、培训费用、市场活动支出等需专项审批的费用；

紧急费用处理：因突发业务需求需快速支出的费用，通过在线流程实现高效审批。

操作流程详解

第一步：员工发起报销申请

操作主体：报销申请人（*）

具体操作：

登录企业费用管理系统，进入“报销申请”模块；

选择报销类型（如“差旅费”“办公费”等），填写报销单基本信息，包括申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、费用归属项目（如适用）；

逐项录入费用明细：日期、费用事项、金额、预算科目（如“差旅-交通”“办公-耗材”），并相关证明材料（如行程单、消费凭证、活动方案等）；

填写备注说明（如费用事由、特殊情况说明），确认信息无误后提交至部门主管审核。

输出结果：报销申请状态更新为“待部门初审”，系统自动发送待办通知至部门主管（*）。

第二步：部门初审

操作主体：部门主管（*）

具体操作：

接收系统待办提醒，进入“待审批”模块查看报销申请；

审核费用真实性：核对费用明细与证明材料是否一致，确认支出是否符合部门预算及公司费用管理规范；

审核合理性：判断费用金额是否合理、事由是否充分，是否存在超预算或非必要支出；

审核通过：在系统中填写初审意见（如“同意，提交财务复核”），提交至财务部门；

审核不通过：填写驳回理由（如“事由不清晰，补充说明后重新提交”），退回申请人修改。

输出结果：报销状态更新为“待财务复核”或“已退回”，系统通知申请人或财务部门。

第三步：财务复核

操作主体：财务专员（*）

具体操作：

接收待办通知，查看部门初审通过的报销申请；

审核合规性：检查费用科目使用是否正确、是否符合会计准则及公司财务制度；

审核票据完整性：核对证明材料是否齐全（如消费凭证需包含金额、日期、商家信息等），保证无缺失或模糊；

审核预算匹配度：确认费用是否在项目预算额度内，超预算部分需核对是否已履行预算调整审批；

复核通过：填写复核意见（如“票据合规，提交领导审批”），提交至对应审批权限领导；

复核不通过：填写驳回理由（如“科目使用错误，请调整后重新提交”），退回申请人或部门主管。

输出结果：报销状态更新为“待领导审批”或“已退回”，系统通知相关负责人。

第四步：领导审批

操作主体：分管领导（）/总经理（）（根据费用金额及权限配置）

具体操作：

接收系统待办，查看财务复核通过的报销申请；

审批权限判断：系统根据费用金额自动匹配审批层级（如5000元以下由部门主管审批，5000元以上需分管领导审批）；

审批内容：确认费用是否符合公司战略目标、业务必要性及支出效益；

审批通过：在系统中签署审批意见（如“同意支付”），提交至财务部门安排支付；

审批不通过：填写驳回理由（如“超出年度预算，不予批准”），退回财务部门或申请人。

输出结果：报销状态更新为“待支付”或“已驳回”，系统通知财务部门及申请人。

第五步：支付确认与归档

操作主体：财务专员（）/出纳（）

具体操作：

接收“待支付”报销申请，核对审批流程完整性及支付信息（如申请人银行卡号、开户行等）；

办理支付：通过企业网银/财务系统完成款项转账，支付成功后在系统中更新支付状态；

报销凭证：打印支付凭证，与报销申请单、证明材料一并归档至电子档案系统；

通知申请人：系统发送支付成功提醒，申请人可登录系统查看报销进度及凭证。

输出结果：报销流程闭环完成，状态更新为“已支付”，相关资料存档备查。

报销单模板结构

字段名称

填写要求

示例

报销单号

系统自动，格式：年份+月份+部门代码+流水号（如202405001）

202405HR001

申请人信息

填写姓名（*）、所属部门、工号、联系方式

姓名：*；部门：行政部；工号：A001

费用归属

填写对应项目名称或“日常运营”（如适用）

项目名称：2024年度办公室装修项目

报销类型

单选：差旅费/办公费/招待费/专项费用/其他

差旅费

费用明细

逐行填写日期、费用事项、金额、预算科目

2024-05-01，北京-上海高铁，350元，差旅-交通

总金额

系统自动汇总费用明细金额

1200.00

附件清单

列出证明材料名称及数量

行程单1份，高铁票2张

部门初审意见

部门主管填写审批意见及签字（电子签名）

同意提交财务复核，签字：*

财务复核意见

财务专员填写复核意见及签字

票据合规，签字：*

领导审批意见

审批领导填写意见及签字

同意支付，签字：*

支付状态

系统自动更新：待支付/已支付/已驳回

已支付

支付日期

财务部门填写实际支付日期

2024-05-10

使用要点提示