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自动化工作流模板建设手册

一、典型业务场景与核心价值

自动化工作流模板适用于企业内需跨部门协作、规则明确、重复性高的流程场景，通过标准化模板固化最佳实践，减少人工干预，提升效率与合规性。常见场景包括：

跨部门审批流程：如采购申请、费用报销、项目立项等，需多级审批且规则固定；

任务协同与分配：如新员工入职流程（涉及IT设备申领、权限开通、工牌制作等任务分派）；

数据同步与触发：如销售订单后自动通知仓库备货、财务系统同步开票数据；

合规性检查流程：如合同审批需法务、财务、业务三方依次审核，保证条款符合公司制度。

核心价值：缩短流程周期（平均减少50%以上处理时间）、降低人为错误率（减少80%以上重复录入失误）、流程透明化（实时跟踪节点状态）、资源优化（减少30%以上协调成本）。

二、标准化建设流程与操作步骤

（一）需求梳理与目标明确

业务痛点识别：与业务部门（如采购部、HR部）深度访谈，明确当前流程的卡点（如审批周期长、信息传递滞后、易漏审等）。

示例：采购申请流程中，纸质单据传递需3-5天，且常因审批人外出导致流程中断。

目标设定：量化流程优化目标，如“采购申请审批周期缩短至1个工作日内”“审批通过率提升至98%”。

范围界定：明确流程边界（如是否包含预算检查、合同关联环节）及参与角色（申请人、部门经理、采购总监、财务等）。

（二）流程框架设计

绘制流程图：使用工具（如Visio、BPMN.io）绘制流程节点图，明确：

触发条件（如“采购金额≥5000元需部门经理审批”）；

节点类型（人工审批、自动处理、并行/串行分支）；

流向规则（如“审批驳回时返回申请人修改，超时自动升级至上级领导”）。

示例：采购申请流程图起点为“申请人提交单据”，第一节点“部门经理审批”（≤3000元自动通过，＞3000元进入下一节点），第二节点“采购总监审批”（≥10000需财务会签），终点“采购部执行”。

角色与权限定义：明确各角色的操作权限（如“申请人仅可提交/撤回申请，不可修改审批状态”“财务仅可查看金额字段”）。

（三）节点配置与规则设定

人工节点配置：设置审批人、审批方式（同意/驳回/转办）、超时处理（如“超2小时未审批自动转交上级”）。

示例：部门经理审批节点，若申请人选择“加急”，则超时时间缩短至30分钟，同时触发短信提醒。

自动节点配置：定义自动化动作（如“金额≥10000元自动触发财务会签”“审批通过后自动发送邮件通知采购部”）。

分支条件设定：通过“if-then”逻辑实现流程分支，如“if采购金额≥50000元then启用招标流程else直接进入供应商选择”。

（四）模板内容填充与校验

表单设计：根据流程需求设计表单字段，保证信息完整且必要。

示例：采购申请表单需包含“申请人部门、申请日期、物品名称/规格、预估单价、数量、用途、预算编号”等字段，其中“预算编号”需关联财务系统校验有效性。

模板内容填充：将流程图、节点规则、表单字段整合至工作流平台（如钉钉审批、飞书多维表格、OA系统），可复用的模板。

内容校验：检查字段逻辑（如“数量×预估单价=总金额”自动计算）、规则冲突（如“审批人”与“转办权限”是否匹配）、必填项遗漏（如“用途”为空时无法提交）。

（五）测试验证与优化

场景测试：覆盖正常流程（如“提交申请→各级审批通过→执行”）、异常流程（如“审批驳回→修改后重新提交”“审批人休假→代审批处理”）、边界场景（如“金额刚好5000元的审批路径”）。

示例：测试“审批人休假”场景时，需提前设置“代理审批人”，保证流程可自动转交。

用户反馈收集：邀请业务部门关键用户（如采购主管、HRBP）参与测试，收集易用性建议（如“表单字段过多可精简”“审批提醒方式需优化”）。

迭代优化：根据测试结果调整节点规则、表单字段或流程分支，保证模板稳定运行。

（六）正式部署与培训

灰度发布：先选择1-2个试点部门（如采购部、行政部）小范围使用，观察运行效果并解决问题。

全量推广：试点无问题后，向全公司推广，同步发布《模板使用指南》（含操作截图、常见问题解答）。

培训赋能：组织使用者培训，重点讲解“如何提交申请”“如何查看审批进度”“如何处理异常情况”，保证用户熟练操作。

三、核心模板结构示例

（一）流程基本信息表

字段名称

示例内容

说明

流程名称

采购申请自动化工作流

需唯一标识，建议包含部门+流程类型（如“采购部-采购申请”）

适用部门

采购部、各业务部门、财务部

明确可使用该模板的部门范围

触发条件

员工因工作需要采购物品/服务

描述流程启动的前提

关键角色

申请人、部门经理、采购总监、财务

列出核心参与角色及职责

版本号

V2.0

模板迭代版本，便于追溯变更

最后更新日期

2023-10-15

记录模板最近一次优化时间

（二）节点配置