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跨部门协作沟通会议记录与反馈模板

一、适用场景与价值

本模板适用于企业内部跨部门协作中需要同步信息、对齐目标、解决问题、分配资源的各类沟通场景，如：

跨部门项目启动会及阶段性推进会（如新产品研发、市场活动落地等）；

跨流程问题协调会（如生产与供应链衔接、客户投诉处理流程优化等）；

资源调配与需求对接会（如人力支持、预算分配、设备共享等）；

跨部门流程复盘与改进会（如季度协作效率复盘、瓶颈问题专项研讨等）。

通过标准化记录与反馈，可明确责任边界、避免信息遗漏、推动决议落地，提升跨部门协作效率与透明度。

二、全流程操作指南

（一）会前准备：夯实协作基础

明确会议目标与议题

召集人（通常为项目牵头部门负责人或问题发起方）需提前梳理本次会议需解决的核心问题，如“明确Q3产品上线各部门交付时间节点”“解决当前生产与质检环节的数据同步延迟问题”等，避免议题发散。

将议题按优先级排序，预估每个议题的讨论时长（建议单个议题不超过30分钟），保证会议聚焦。

确定参会人员与分工

邀请与议题直接相关的部门负责人及执行层人员（如涉及技术方案需研发工程师、涉及市场推广需市场专员），避免无关人员参会导致效率低下。

提前明确会议角色：主持人（把控流程、引导讨论）、记录人（负责填写模板、记录关键信息）、决策人（对最终决议拍板，通常为部门负责人及以上层级）。

提前分发会议材料

召集人需提前至少1个工作日将会议议程、背景资料（如项目计划书、问题数据报表、需求清单等）通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发送给参会人，保证各方提前熟悉内容，带着方案或问题参会。

（二）会中记录：聚焦关键信息

基本信息完整登记

记录人需在会议开始时填写模板中的“会议基础信息”，包括：会议名称（需体现核心议题，如“产品跨部门上线协调会”）、会议时间（精确到分钟，如“2023年10月26日14:00-16:30”）、会议地点（线上会议需注明平台及会议号，如“腾讯会议会议号：X–”）、主持人、记录人、参会部门及人员（按部门列明，如“研发部：工；市场部：经理、专员”）、缺席人员及原因（如“运营部：病假，已提前提交书面意见”）。

议程与讨论内容精准记录

按“议题-发言人-核心观点-待办事项”四要素逐项记录：

议题：直接对应会前议程，如“议题1：产品研发需求优先级确认”；

发言人：记录具体提出观点或疑问的人员（如“研发部*经理”）；

核心观点：用简练语言提炼发言要点，避免口语化（如“市场部提出：需优先保障用户注册功能的稳定性，建议将原定11月15日的上线时间延至11月20日”）；

待办事项：明确“做什么（任务内容）、谁负责（责任人）、何时完成（截止时间）、输出什么（交付成果）”，避免“尽快”“协调”等模糊表述（如“研发部工负责优化注册功能稳定性，11月18日前完成测试报告，同步给市场部经理”）。

决议与结论明确固化

对每个议题的最终结论（如“同意将上线时间延至11月20日”“明确各部门需在每周五17:00前提交进度报表”）单独记录在“会议决议”栏，保证无歧义；

对存在争议但未当场解决的问题，记录争议焦点及下一步行动（如“关于测试资源分配，研发部与质检部未达成一致，约定10月28日由*经理牵头再次沟通，提出具体方案”）。

（三）会后整理与反馈：推动落地闭环

24小时内完成记录初稿

记录人需在会议结束后1个工作日内，根据会议笔记整理完成《会议记录与反馈表》初稿，重点检查：待办事项的“责任人-截止时间-交付成果”是否完整、决议表述是否清晰、参会人员信息是否准确。

参会人员确认与修订

将初稿发送至所有参会人员（含缺席人员），明确“如有信息遗漏或表述错误，请在24小时内反馈”；

根据反馈意见修订记录，最终版需经主持人审批签字（或线上确认），保证记录的权威性。

分发与同步

审批通过后，通过企业内部通讯工具将最终版发送至：

全体参会人员（留存个人工作记录）；

各部门负责人（同步部门目标）；

相关协作方（如项目组、上级领导，视情况抄送）。

跟踪与督办

召集人或指定专人（如项目助理）在截止日前2天提醒责任人，保证待办事项按时完成；

在下次跨部门会议中优先回顾上次会议待办事项完成情况，对逾期未完成的需说明原因并明确补救措施，形成“计划-执行-反馈-改进”的闭环管理。

三、标准化会议记录与反馈模板

跨部门协作沟通会议记录与反馈表

一、会议基础信息

项目

内容

会议名称

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

□现场会议室（______）□线上（平台：______会议号：______）

主持人

记录人

参会部门及人员

缺席人员及原因

二、会议议程与讨论记录

序号

议题名称

发言部门/人

核心观点/讨论内容摘要

待办事项（任务内容、责任人、截止时间、交付成果）

1

2

…

…

…

…

…

三、会议决议与