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行政文件归档与资产盘点标准化流程模板

一、适用范围与场景

二、文件归档标准化操作流程

（一）文件收集：明确范围与责任

收集范围：涵盖本部门/单位形成的所有应归档文件，包括但不限于：上级单位下发的需执行的文件、本部门发文（通知、制度、函件）、会议纪要、合同协议（含审批附件）、工作报告（年度、季度、专项）、调研资料、审批单据（如用印申请、采购申请）、电子文档（需同步归档刻录光盘或至指定系统）。

责任分工：各部门指定专人（如文员*某某）作为文件收集责任人，按自然月/季度末3个工作日内完成本部门文件收集；综合管理部门统筹协调，保证跨部门文件（如联合发文）同步收集。

时间要求：常规文件需在事项完成后5个工作日内提交归档；跨年度项目文件（如年度总结）需在次年1月15日前完成收集。

（二）文件分类：建立统一标准

一级分类：按部门/职能划分，如“综合管理部”“财务部”“人力资源部”“业务部”等。

二级分类：按文件类型划分，如“综合类”（含制度、通知、会议纪要）、“业务类”（含合同、报告、调研资料）、“财务类”（含预算、报销单据、审计材料）、“人事类”（含招聘文件、劳动合同、培训记录）等。

三级分类：按时间或具体事项划分，如“2024年-综合类-会议纪要”“2024年-业务类-项目合同”。

（三）文件整理：规范整理与标识

检查完整性：核对文件是否齐全（如合同需附审批单、会议纪要需附签到表），缺失部分需及时补充；对破损文件进行修复（如粘贴、复印）。

排序与装订：按时间顺序（或文件编号）排列，去除金属夹、回形针等易锈蚀装订物，使用无酸档案夹装订；超过50页的文件需加装封面（注明文件名称、编号、日期、页数）。

标识清晰：档案盒正面粘贴标签，格式为“一级分类-二级分类-年份-起止日期”（如“综合管理部-综合类-202420240331”）；侧面标签标注档案盒内文件数量及关键文件名称。

（四）文件登记：建立台账与电子索引

填写《行政文件归档登记表》（见表1），内容包括：文件编号（按“部门-年份-序号”编制，如“综管-2024-001”）、文件名称、形成日期、页数、分类（一级/二级/三级）、保管期限（永久/10年/5年，根据《文书档案保管期限表》确定）、归档日期、责任人（部门负责人*某某）、存放位置（档案柜编号-层位）。

电子索引同步：将登记表信息录入档案管理系统（如Excel或专业软件），支持按“文件名称”“分类”“日期”等关键词检索，保证电子档案与纸质档案一一对应。

（五）归档存放与保管

存放规范：档案柜需分类存放，按“从左到右、从上到下”顺序排列，避免挤压；档案柜张贴“档案存放示意图”，标注各区域对应的一级分类。

环境要求：档案室需保持干燥（湿度45%-60%）、通风、避光，配备防火、防虫、防盗设施；定期检查档案状况（每季度1次），发觉问题及时处理。

借阅管理：借阅需填写《文件借阅登记表》（借阅人、借阅时间、归还时间、用途、审批人某某），涉密文件需经分管领导某某审批，借阅期限不超过7天（特殊情况可续借，续期不超过3天）。

三、资产盘点标准化操作流程

（一）盘点准备：明确目标与分工

成立盘点小组：由综合管理部门牵头，组长为综合经理某某，成员包括资产使用部门负责人（如财务部经理）、财务人员某某、IT支持人员某某（负责盘点电子设备），保证跨部门协作。

确定盘点范围：

固定资产：单价1000元以上（或单位规定标准）、使用期限超1年的资产（如电脑、打印机、办公家具、车辆等）；

低值易耗品：单价1000元以下、使用期限1年内的资产（如文具、工具、办公耗材等）。

准备工具：打印《资产盘点表》（见表2，含资产编号、名称、规格型号、单位、账面数量、实际数量、存放位置、责任人、盘点日期）、标签贴（用于标注已盘点资产）、相机（用于拍摄资产实物，保证可追溯）。

前置通知：盘点前3个工作日通知各部门整理资产，保证资产摆放整齐、标识清晰（如资产标签粘贴于设备显眼位置），避免遗漏。

（二）实地盘点：逐项核对与记录

分组盘点：小组按部门或区域分工（如综合管理组负责办公区域，财务组负责财务室），每组2-3人，1人清点数量、1人记录、1人复核。

核对信息：

核对资产标签信息（编号、名称）与《资产台账》是否一致；

清点实物数量（如电脑“台数”、文具“件数”），与账面数量对比；

检查资产状态（如“正常使用”“损坏”“闲置”），在盘点表“备注”栏注明。

签字确认：盘点完成后，由资产使用人（如某某）、盘点人（如某某）共同签字确认，保证责任到人；对无法当场确认的资产（如外借设备），需在盘点表“备注”栏注明“外借-归还日期-借用人*某某”。

（三）差异核对：分析原因与处理

编制《资产差异表》（见表3）：将盘点结果与《资产台账》对比，填写“盘盈”（实际账面）、“盘亏”（实际账面）