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供应链协同与采购流程模板

一、适用场景与行业覆盖

制造型企业原材料、零部件采购需求发起至交付全流程；

零售/电商企业商品补货、促销物资采购的协同管理；

服务型企业外包服务（如物流、IT支持）的采购执行；

集团型企业多部门、多项目的集中采购与分散采购结合场景。

通过标准化流程，可解决需求模糊、供应商响应滞后、交付跟踪困难、跨部门职责不清等问题，提升采购效率与供应链透明度。

二、全流程操作步骤详解

步骤一：采购需求发起与确认

责任主体：需求部门（如生产部、销售部、运营部）、采购部

需求部门根据业务计划（如生产排期、销售目标、项目节点），填写《采购需求申请表》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望交期、质量标准、预算金额、用途说明等信息，经部门主管*审批后提交至采购部。

采购部收到需求后，1个工作日内与需求部门对接，确认需求的合理性（如数量与产能匹配度、技术参数可行性）、紧急程度（标注“紧急”或“常规”），并同步反馈至供应链协同平台。

输出成果：《采购需求申请表》（含审批记录）、《需求确认函》

步骤二：供应商寻源与资质审核

责任主体：采购部、质量部、法务部

采购部根据需求类型（如标准化物料、定制化服务），通过企业供应商库、公开招标、行业推荐等渠道筛选潜在供应商，形成《候选供应商清单》。

质量部对供应商进行资质审核，包括营业执照、行业生产许可证（如适用）、质量体系认证（ISO9001等）、过往供货业绩、客户评价等，填写《供应商资质审核表》；法务部审核供应商合规性（如无重大诉讼、失信记录）。

审核通过后，采购部向供应商发出《供应商合作意向书》，明确后续流程节点。

输出成果：《候选供应商清单》、《供应商资质审核表》、《供应商合作意向书》

步骤三：询价比价与商务谈判

责任主体：采购部、财务部、需求部门

采购部向不少于3家合格供应商发出《询价单》，明确报价截止时间、报价要求（含单价、总价、税费、交付周期、付款条件等），并同步需求技术参数。

收集报价后，组织需求部门、财务部召开比价会，综合评估价格、质量、交付、服务等因素（参考《供应商评估维度表》），确定候选供应商排序。

与首选供应商进行商务谈判，明确最终价格、交货细节、违约责任等条款，形成《谈判纪要》供后续合同签订参考。

输出成果：《询价单回复汇总表》、《比价分析报告》、《谈判纪要》

步骤四：采购合同签订与订单下达

责任主体：采购部、法务部、供应商

采购部根据谈判结果，拟定《采购合同》（需包含标的物信息、价格条款、交付验收、质量保证、违约责任、争议解决等核心条款），经法务部审核、采购经理*审批后，与供应商正式签订。

合同签订后，采购部在供应链协同平台录入采购订单（PO），同步发送至供应商及仓库、财务部门，明确订单编号、物料信息、数量、交货地点、联系人等。

输出成果：《采购合同》（扫描件）、《采购订单确认单》

步骤五：订单执行与交付跟踪

责任主体：采购部、供应商、仓库

供应商收到订单后，在1个工作日内确认交期，并按合同约定备货；采购部通过协同平台跟踪生产进度（如定制化物料）或库存情况（如标准化物料），每周更新《订单交付跟踪表》。

交货前3天，供应商向采购部发送《发货预告单》（含物流单号、预计到达时间）；采购部同步仓库做好收货准备。

输出成果：《订单交付跟踪表》、《发货预告单》

步骤六：物料/服务验收与入库

责任主体：仓库、质量部、需求部门

仓库根据采购订单核对到货物料/服务的外观、数量、包装是否完好，填写《到货登记表》。

质量部对物料进行检验（如IQC检验），确认是否符合技术标准：

合格：出具《质量验收报告》，仓库办理入库手续，更新库存台账；

不合格：填写《不合格品处理单》，协调供应商退货、换货或返工，同步采购部启动异常处理流程。

服务类采购由需求部门根据服务成果验收，填写《服务验收确认单》。

输出成果：《到货登记表》、《质量验收报告》（或《服务验收确认单》）、《不合格品处理单》（如适用）

步骤七：发票核对与付款结算

责任主体：财务部、采购部

供应商凭《验收合格证明》开具合规发票，发送至采购部；采购部核对发票信息（与订单、合同、验收单一致）无误后，提交财务部。

财务部审核发票真实性、金额准确性，按合同约定付款周期（如月结30天）发起付款流程，经财务经理*审批后安排支付。

输出成果：《发票核对单》、《付款审批单》

步骤八：供应商绩效评估与关系维护

责任主体：采购部、质量部、需求部门

每季度末，采购部组织质量部、需求部门对合作供应商进行绩效评估，从交付准时率、质量合格率、价格竞争力、服务响应速度等维度（参考《供应商绩效评分表》）打分，确定A/B/C/D级供应商。

根据评估结果，对A级供应商优先加大订单份额、提供付款优惠；对C/D级供应商发出《改进通知书》，要求限期整改，连续两次不合格则启动淘