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实践任务档案管理规定

实践任务档案管理规定

（一）实践任务档案管理的基本原则与总体要求

实践任务档案管理是确保各类实践活动有序开展、成果得以保存和利用的重要基础性工作。实践任务档案的建立、整理、保管和利用，必须遵循系统性、规范性、安全性和可追溯性的基本原则。系统性要求档案管理覆盖实践任务从立项、执行到总结的全过程，确保各环节产生的文件材料齐全完整；规范性强调档案的分类、编号、格式等应符合统一标准，便于检索和查阅；安全性涉及档案的物理保存和数字存储的安全，防止丢失、损毁或未授权访问；可追溯性则要求档案能够清晰反映实践任务的决策过程、执行情况与最终成果，为后续评估、审计或参考提供可靠依据。

在总体要求方面，实践任务档案管理应纳入组织或单位的整体管理体系，明确档案管理的责任部门与人员职责。应制定详细的档案管理流程，包括档案的收集范围、整理方法、保管期限、销毁程序以及借阅利用规定。对于不同载体形式的档案，如纸质文档、电子文件、照片、音视频资料等，需制定相应的管理细则。同时，应注重档案管理的信息化建设，积极采用信息技术手段提升档案管理效率，确保电子档案的长期可读性和安全性。档案管理不应仅视为事后整理工作，而应贯穿于实践任务的全过程，实现前端控制，从文件材料产生之初就介入管理，确保归档材料的质量。

档案的收集是管理的第一步，必须明确各类实践任务需要归档的材料范围。通常，立项阶段的申请书、批复文件、任务书；执行过程中的计划、日志、会议记录、进度报告、重要通信；总结阶段的总结报告、成果鉴定材料、绩效评估报告等均应纳入收集范围。对于具有重要价值的原始数据、实验记录、调研问卷等也应妥善保存。收集工作应及时进行，避免材料散失。在整理环节，需按照实践任务的类型、级别、时间等特征进行科学分类，并赋予唯一的档案标识号。整理工作包括组卷（或建立电子文件夹）、编制卷内文件目录、填写备考表等，使档案材料有序化、系统化。

保管环节要求具备符合条件的库房或存储空间，具备防火、防盗、防潮、防光、防尘、防虫、防高温等安全措施。电子档案需有可靠的存储服务器和备份机制，重要档案应实行异地备份。应定期对保管的档案进行检查，发现问题及时处理。档案的保管期限应根据实践任务的性质、重要性以及国家或行业的相关规定确定，分为永久、长期和短期等不同期限。到期档案的销毁必须严格履行鉴定和审批手续，禁止擅自销毁。

借阅与利用是档案价值实现的途径。应建立便捷的档案借阅制度，明确借阅权限、程序和时限。在保障档案安全和保密的前提下，最大限度地方便利用者。对于涉密或敏感的实践任务档案，应严格执行保密规定，设置不同的利用权限。积极开发档案信息资源，通过编制检索工具、专题汇编等方式，主动提供服务，促进实践成果的共享与应用。

（二）实践任务档案管理流程的细化与操作规范

实践任务档案管理的有效性依赖于具体操作流程的细化与规范执行。本部分将详细阐述从档案生成到最终处置各环节的操作规范。

在档案生成与收集阶段，应实行“谁形成，谁归档”的原则。实践任务的项目负责人或指定专人应负责在任务启动时即明确档案管理要求，在任务执行过程中随时收集具有保存价值的文件材料。对于电子文件，应规范文件命名规则，确保文件内容、版本、日期等信息清晰可辨。收集工作应定期进行，例如每月或每季度汇总一次，避免期末集中补交导致材料遗漏或混乱。对于重大或跨年度的实践任务，应按年度或重要阶段进行阶段性归档。接收归档材料时，档案管理人员需进行初步审核，检查材料的完整性、规范性以及载体质量，对不符合要求的应退回整改。

档案整理与编目环节是管理的核心。整理工作首先是对归档材料进行鉴定，区分归档范围与保管期限。随后进行分类与组卷（或组织电子文件夹结构）。分类方法可结合实践任务的属性，例如按项目来源（如国家级、省部级、横向合作）、任务类型（如科研实践、教学实践、社会实践）等进行一级分类，再按具体项目或活动进行细分。组卷应保持文件之间的有机联系，通常一个的实践任务组成一个或若干个案卷（或电子文件夹）。卷内文件应按时间顺序或重要程度排列。编目工作要求准确填写案卷封面信息、卷内文件目录以及备考表。案卷标题应简明扼要地反映卷内内容。在信息化管理条件下，应将这些目录信息录入档案管理系统，形成电子检索目录。对于照片、音频、视频等特殊载体档案，除基本编目外，还应标注时间、地点、人物、事件等关键要素。

档案的数字化与信息化是提升管理现代化水平的关键步骤。对于存量纸质档案，应有计划地进行数字化扫描，生成高清晰度的电子图像文件，并进行OCR识别（如需要）以便全文检索。数字化过程应确保档案原件的安全，扫描质量符合长期保存要求。对于原生电子文件，应确保其格式的通用性和稳定性，对于专用格式文件应同时保存相关阅读软件或进行格式转换。所有电子档案应纳入统一的档案管理信息系统进行管理。