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采购管理规范手册

一、总则

（一）目的与依据

为规范企业采购行为，保证采购过程合规、高效、透明，降低采购成本，保障物资与服务质量，依据《中华人民共和国采购法》《企业内部控制基本规范》及公司相关管理制度，制定本手册。

（二）适用范围

本手册适用于企业各部门（含子公司、分支机构）的所有采购活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购（如咨询、运维、广告等）、办公用品采购等。涉及采购、工程项目招标等特殊场景的，需同时遵守国家及行业专项规定。

（三）基本原则

合规性：严格遵守法律法规及公司制度，杜绝违规操作。

效益性：在满足质量需求的前提下，优先选择性价比最优的方案。

公平性：供应商选择标准统一，过程公开透明，杜绝歧视性条款。

责任可追溯：明确各环节责任人，保证采购全流程可追溯、可审计。

二、采购管理核心流程

（一）采购需求提报与审批

流程目标：保证采购需求真实、必要，审批权限清晰，避免重复采购或过度采购。

操作步骤：

需求发起

需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》（模板见附件1），注明物资/服务名称、规格型号、数量、预算金额、用途、期望交付时间等信息。

对技术参数复杂的专业采购（如设备、软件），需附《技术规格说明书》，由技术部门或专业工程师审核确认参数合理性。

部门初审

需求部门负责人对需求的必要性、合理性及预算准确性进行审核，签字确认后提交采购部门。

对于跨部门协作需求，需会涉及部门联合签字（如生产部门采购设备，需生产部、设备部共同确认）。

采购部门复核

采购部门收到申请后，重点核查：

需求是否符合公司年度采购计划；

预算是否在部门额度内，超预算需求是否履行额外审批流程；

是否存在历史库存可调配（如仓库有同类物资且满足需求，需优先调拨）。

复核通过后，按金额分级审批（审批权限表见附件2）。

分级审批

小额采购（≤5万元）：由采购经理*审批。

medium采购（5万-50万元）：由采购总监*审批。

大额采购（＞50万元）：需提交总经理办公会审议，重大项目（＞100万元）需经董事会审批。

审批通过后，采购部门启动供应商选择流程；审批不通过的，退回需求部门并说明理由。

（二）供应商选择与管理

流程目标：建立合格供应商库，通过科学方式选择优质供应商，保证物资与服务质量稳定。

操作步骤：

供应商信息收集

采购部门通过以下渠道收集供应商信息：

公开招标平台（如中国采购网、企业自建招标系统）；

行业展会、专业媒体推荐；

现有合作供应商续约评估；

需求部门推荐（需提供供应商资质证明）。

供应商资质审查

对意向供应商，要求提交《供应商资质审查表》（模板见附件3），并附以下材料：

营业执照、税务登记证（三证合一的提供营业执照）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等）；

近三年类似项目业绩合同（至少2份）；

法定代表人身份证明及授权委托书（如委托代理人办理）。

采购部门联合法务部、技术部对资质材料进行审核，重点核查证照有效性、经营范围与采购标的匹配性、业绩真实性。

供应商评估与分级

对资质审查通过的供应商，采用“综合评分法”进行评估，评分维度及权重

评分维度

权重

说明

价格合理性

30%

同等质量下，报价低于均价者优先

质量保障能力

25%

体系认证、检测报告、质量投诉率等

履约能力

20%

交付及时率、售后服务响应速度

企业信誉

15%

银行信用等级、诉讼记录、行业口碑

合作意愿

10%

长期合作承诺、配合度

评分≥90分为A级供应商（优先合作）、80-89分为B级（常规合作）、60-79分为C级（限制合作）、＜60分淘汰。

评估结果形成《供应商评估报告》，经采购总监*审批后录入《合格供应商名册》（模板见附件4），动态更新（每季度复核一次）。

供应商谈判与合作签约

小额采购：直接从合格供应商名册中选择1-2家比价后确定供应商，无需谈判。

medium及以上采购：需组织谈判小组（由采购部门、需求部门、技术部门、财务部门*组成），与2家及以上供应商进行谈判，明确价格、交付、质量、售后等条款。

谈判达成一致后，由采购部门拟定《采购合同》（模板见附件5），经法务部审核、总经理签字盖章后生效。

（三）采购订单执行与跟踪

流程目标：保证供应商按合同约定履约，采购进度可控，异常情况及时处理。

操作步骤：

订单

采购部门根据审批通过的合同，填写《采购订单》（模板见附件6），注明订单号、供应商信息、物资/服务明细、单价、数量、交付时间、交付地点、付款方式等，经采购经理*签字后下达给供应商。

订单确认与跟踪

供应商收到订单后，需在2个工作日内书面确认（盖章回传），如有异议需在24小时内提出。

采购专员*通过ERP系统或台账跟踪订单进度，关键节点包括：生产/备货完成、发货、到货等，每周更新《采购订单跟踪表》（模板见附件7）。