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采购管理制度及采购流程(精选3篇)

第一篇采购管理制度与全流程操作细则

一、制度定位

本制度以“合规、降本、高效、透明”为总目标，适用于集团总部及全部控股子公司，覆盖生产物资、非生产物资、固定资产、软件及外包服务五大品类。制度与ISO9001、ISO14001、ISO45001、ISO27001四体系完全兼容，并对接SAPS/4HANA、OA、WMS、SRM四大系统，实现端到端闭环管理。

二、组织与职责

1.采购决策委员会（PDC）

由CEO、CFO、COO、质量总监、法务总监、审计总监六人组成，负责审批年度采购预算、重大招标方案、供应商黑名单解禁、战略供应商名录调整。

2.采购中心

下设战略采购部、招标部、订单履行部、供应商管理部、成本分析部、合规稽查部六部门，统一归口管理“寻源—合同—订单—交付—结算—评价”全流程。

3.需求部门

负责提交技术规范、验收标准、预算说明，并指派项目联络人参与技术评标与验收。

4.财务中心

负责预算释放、付款计划、发票校验、资金池调度，对超预算采购拥有一票否决权。

5.审计与风控部

对单笔金额≥100万元或年度采购额≥500万元的供应商进行飞行审计，出具红、黄、蓝三级风险提示。

三、采购分类与分级

1.按金额分级

A级：≥500万元；B级：100—500万元；C级：10—100万元；D级：＜10万元。

2.按风险分级

关键型：影响核心工艺或客户交付；杠杆型：市场供应充足但金额大；瓶颈型：技术垄断或交付周期长；常规型：标准化程度高。

3.按频次分级

一次性、年度框架协议、季度滚动订单、VMI补货四种模式。

四、采购方式与适用条件

1.公开招标：A级物资或服务，且具备三家以上合格供应商。

2.邀请招标：B级物资，潜在供应商≥5家，经PDC批准可缩短周期。

3.竞争性谈判：技术复杂无法一次报价，或专利垄断，需保存完整谈判纪要。

4.询价采购：C、D级通用物资，至少三家比价，最低价法或综合评分法。

5.单一来源：符合《招标投标法》第六十六条情形，经法务、审计、PDC三级审批并公示5个工作日。

6.电子竞价：标准原材料、大宗物资，使用SAPAriba平台，竞价时长≥30分钟，全程录屏存档。

五、供应商全生命周期管理

1.准入

资料审查→现场审核→样品测试→小批量试用→综合评分≥80分→发放编码。

2.绩效

每月自动抓取Q（质量35%）、C（成本25%）、D（交付20%）、T（技术10%）、S（服务10%）五维数据，生成雷达图。

3.分级

战略（≥90分）、核心（80—89）、合格（70—79）、观察（60—69）、淘汰（＜60）。

4.退出

连续两个季度评级为淘汰，或出现重大EHS事故、行贿、造假等行为，立即冻结编码，三年内禁止参与投标。

六、采购流程（36节点标准泳道图）

1.需求申请

需求人登录OA提交PR，填写“8W2H”要素：What、Why、Which、When、Where、Who、Warranty、Weight、Howmuch、Howmany。

2.预算校验

系统自动比对年度预算池，无预算或超预算触发红色预警，需CFO释放额度。

3.技术规范书固化

需求部门3个工作日内上传图纸、验收准则、环保法规清单，版本号锁定后任何修改需走ECN流程。

4.寻源策略会

采购工程师牵头，质量、工艺、法务、财务、物流五方参加，输出《寻源策略报告》，确定采购方式、评分权重、供应商短名单。

5.招标文件编制

含技术标书、商务标书、合同草案、合规承诺函、ESG打分表、投标保证金要求（A级不低于2%）。

6.公告与发售

中国招标投标公共服务平台、公司官网、SAPAriba同时发布，公告期≥5日，答疑统一在平台上进行。

7.投标与开标

采用双信封制，技术标先开，不合格者商务标原封退回；开标过程全程录像，纪委现场监督。

8.评标

技术70分、商务30分，技术分＜42分直接淘汰；评标专家从专家库随机抽取，人数为5人以上单数。

9.定标与澄清

评标报告经招标部、法务、审计、PDC四级审批，预中标人公示3日，接受实名投诉。

10.合同签订

采用公司统一合同模板，关键条款：价格调整公式（LME铜价±5%触发）、阶梯违约金（每延迟1周扣1%，上限10%）、知识产权归属、不可抗力、争议仲裁地（北京仲裁委员会）