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项目档案管理办法

第一章总则

第一条为规范公司项目档案管理工作，建立系统化、标准化的项目档案管理体系，确保项目档案的真实、完整、安全和有效利用，为项目实施、复盘总结及公司战略决策提供支撑，根据《中华人民共和国档案法》《档案管理条例》《企业档案管理规定》等相关法律法规和公司管理制度，结合公司项目管理实际，制定本办法。

第二条本办法所称项目档案，是指公司在项目立项、规划、实施、验收、交付、运维及终止等全生命周期过程中形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括但不限于纸质文件、电子文档、图纸、图表、照片、视频、音频、实物等。

第三条本办法适用于公司及所属各部门、分公司、子公司所有项目（包括工程建设项目、产品研发项目、服务交付项目、市场推广项目、投资项目等）的档案管理活动，涵盖项目档案的形成、收集、整理、鉴定、归档、保管、统计、利用、保密、销毁等全流程，参与项目实施和档案管理的所有部门及人员均应遵守本办法规定。

第四条项目档案管理遵循以下原则：

（一）全程管理原则：项目档案管理贯穿项目全生命周期，实行“同步形成、同步收集、同步整理、同步归档”，确保档案不遗漏、不缺失；

（二）真实完整原则：确保项目档案真实反映项目实施全过程，内容完整、数据准确、手续齐全，不得伪造、篡改或损毁档案；

（三）规范有序原则：建立标准化的档案分类、整理、编号、归档流程，确保档案管理条理清晰、检索便捷；

（四）安全保密原则：建立档案安全保密管理制度，采取必要的安全防护措施，防范档案丢失、泄露、损坏，保护公司商业秘密和核心信息；

（五）有效利用原则：优化档案存储和检索体系，简化利用流程，为项目复盘、后续项目实施、审计监督、法律纠纷处理等提供高效服务；

（六）集中统一原则：项目档案实行集中管理，由档案管理部门统一负责归档、保管和利用，确保档案管理的统一性和规范性。

第五条建立“统一领导、归口管理、分级负责、分工协作”的项目档案管理体制：

（一）公司管理层负责审定项目档案管理制度、档案管理规划、重大档案处置事项等；

（二）档案管理部门（或指定综合管理部作为归口部门）是项目档案管理的归口管理部门，负责制定档案管理制度、档案分类方案、归档范围和保管期限表，组织档案收集、整理、归档、保管、利用、统计、销毁等工作，监督指导各部门项目档案管理工作；

（三）项目管理部负责统筹项目档案管理工作，督促项目团队做好档案形成、收集、整理等工作，协调解决档案管理过程中的问题；

（四）各项目组（或项目负责人）是项目档案管理的直接责任主体，负责项目实施过程中各类档案的形成、收集、初步整理、移交归档等工作；

（五）各业务部门（包括研发、工程、采购、财务、法务等）负责本部门涉及项目档案的收集、整理和移交工作；

（六）信息技术部门负责电子档案的存储系统建设、数据安全保障、技术支持等工作；

（七）保密管理部门负责项目档案保密监督检查，查处档案泄密行为；

（八）审计部负责对项目档案管理的合规性、完整性进行审计监督。

第二章档案形成与收集

第六条项目档案形成应遵循“谁经办、谁形成、谁负责”的原则，项目实施过程中，各岗位人员应及时、准确形成与工作相关的各类档案资料，确保档案的原始性和有效性。

第七条项目档案收集范围包括但不限于：

（一）项目立项阶段：项目建议书、可行性研究报告、立项审批文件、项目任务书、授权委托书、项目启动会议纪要等；

（二）项目规划设计阶段：项目规划方案、设计图纸（含初步设计、施工图设计）、设计说明书、设计变更文件、设计评审记录等；

（三）项目实施阶段：

1. 合同协议类：采购合同、分包合同、服务合同、劳动合同、合作协议等及相关补充协议、附件；

2. 进度管理类：项目计划、进度报表、里程碑节点验收记录、工期变更申请及批复等；

3. 质量管理类：质量计划、检验检测报告、试验记录、质量整改通知及回复、质量验收记录等；

4. 成本管理类：预算文件、费用报销凭证、付款申请及审批文件、成本核算报告、结算报告等；

5. 沟通协调类：会议纪要、往来函件、邮件记录、电话记录、现场签证单等；

6. 技术资料类：技术方案、操作手册、技术交底记录、设备说明书、软件源码、测试报告等；

（四）项目验收阶段：验收申请、验收方案、验收报告、验收意见、整改完成报告、竣工图、竣工决算报告等；

（五）项目交付与运维阶段：交付清单、用户签收记录、运维手册、故障处理记录、维护保养记录、项目移交报告等；

（六）项目终止阶段（如项目取消、暂停）：项目终止申请、审批文件、终止原因分析报告、资产处置记录、善后处理文件等；

（七）其他相关资料：项目团队名单、人员资质证明、获奖证书、媒体报道、审计报告、法律意见书等。

第八条档案收集要求：

（一）及时性：项目各阶段档案应在工作完成后3个工作日内收集