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企业会议流程策划表及实施要点手册

一、手册说明

本手册旨在为企业各类会议提供标准化流程策划框架与实操指导，通过系统化的筹备、执行、复盘机制，保证会议高效、有序推进，达成预期目标。手册适用于企业内部战略会议、项目推进会、部门协调会、客户对接会、季度/年度总结会等各类正式会议场景，可根据会议规模、性质灵活调整内容深度。

二、适用场景：从筹备到落地的全流程覆盖

（一）战略决策类会议

企业年度战略规划会、半年度经营分析会、重大投资决策会等，需聚焦目标共识、方案论证、资源分配，参会人员多为高层管理者，需保证讨论深度与决策效率。

（二）项目推进类会议

项目启动会、阶段复盘会、问题解决会等，需明确任务分工、进度节点、风险应对，参会人员包括项目负责人、跨部门协作成员，需强化责任落地与信息同步。

（三）日常运营类会议

部门周例会、月度工作总结会、专题研讨会等，需聚焦日常问题解决、工作进度同步、流程优化，参会人员为部门内部成员，需注重简洁性与行动导向。

（四）对外沟通类会议

客户需求对接会、合作伙伴洽谈会、行业交流研讨会等，需兼顾企业形象展示、需求挖掘、合作达成，参会人员包括外部对接方、企业相关负责人，需注重礼仪规范与沟通技巧。

三、会议策划全流程：从筹备到复盘的六步法

（一）第一步：会议筹备——明确“为什么开、开什么”

核心目标：保证会议必要性，明确会议方向与边界。

关键动作：

发起会议申请：由需求部门/负责人填写《会议申请表》（模板见第三章），说明会议主题、目标、预期成果、初步时间范围等，经上级审批后方可启动筹备。

明确会议核心要素：

目标：用SMART原则定义（如“明确Q3产品迭代优先级，确定3个核心功能开发方案”）；

主题：简洁聚焦（如“2024年Q3产品迭代规划会”）；

范围：避免议题发散（如“仅讨论功能优先级，不涉及预算分配”）。

初步组建筹备小组：指定会议负责人（经理），统筹协调；明确记录人（助理）、物料准备人（专员）、技术支持人（工程师）等角色分工。

输出成果：会议审批通过文件、会议核心要素清单。

（二）第二步：方案细化——规划“怎么开、谁来开”

核心目标：将会议目标转化为可执行的会议方案，保证参会人员、时间、地点等要素合理匹配。

关键动作：

确定参会人员：

必邀人员：与会议目标直接相关、具备决策或执行权限的人员（如项目推进会需邀请项目负责人、资源协调部门负责人）；

可选人员：提供专业支持或需知晓信息的人员（如技术顾问、记录人员）；

避免无关人员参会，控制总人数（建议核心会议不超过10人，大型会议不超过20人）。

制定会议议程：

按逻辑顺序排列议题（如“背景介绍→现状分析→方案讨论→决策→任务分配”）；

明确每个议题的讨论时长、主讲人、输出成果（如“功能优先级讨论（30分钟，*产品经理输出优先级清单）”）；

预留缓冲时间（总时长预留10%-15%弹性时间）。

确定时间与地点：

时间：避开企业高峰期（如周一上午、周五下午），优先选择参会人员空闲时段（可通过工具调研，如“腾讯问卷”）；

地点：根据会议性质选择（战略决策会选安静会议室，项目推进会选带白板/投影的场地，线上会议提前测试视频会议工具）。

编制会议材料：

提前3-5天分发背景资料、议程、预讨论方案等（如PDF格式，标注重点页码）；

材料需简洁明了（核心内容不超过10页），避免冗长文字，多用数据图表。

输出成果：会议议程表（模板见第三章）、参会人员名单、会议材料清单。

（三）第三步：物料与资源准备——保障“开得顺利”

核心目标：保证会议所需设备、物料、人员支持到位，避免现场突发状况。

关键动作：

场地与设备准备：

线下会议：提前1天检查场地（桌椅布局、投影仪、麦克风、空调、网络），调试设备（如连接笔记本、测试麦克风音量）；

线上会议：提前测试视频会议软件（如腾讯会议、Zoom），确认屏幕共享、录制、分组讨论功能正常，会议并告知参会人员。

物料准备：

必备物料：签到表、笔、笔记本、议程单、水杯、茶歇（根据会议时长准备，如2小时以上提供咖啡/茶水）；

特殊物料：白板笔、便利贴（用于头脑风暴）、投影幕布、激光笔、会议横幅（如需）。

人员对接：

提前通知记录人准备会议纪要模板（含时间、地点、参会人、议题、决议、待办事项）；

安排专人负责引导签到、分发物料、茶歇服务（如*助理）。

输出成果：物料准备清单表（模板见第三章）、设备调试确认记录、人员分工表。

（四）第四步：会前确认——避免“临场变故”

核心目标：再次核对会议要素，提醒参会人员，保证全员准时参会、提前准备。

关键动作：

发送会议提醒：

提前1天通过企业/邮件发送提醒，内容包括：会议时间、地点/、议程、参会人员、需提前准备的资料（如“请*市场部负责人准备Q2用户调研数据PPT”）；

重要会议（如战略决策会）可电话确认关键参会人员是