行业商业合同审查与签订流程模板.docVIP

行业通用商业合同审查与签订流程模板

一、适用范围与核心价值

二、全流程操作步骤详解

（一）需求发起与合同草案准备

责任主体：业务部门（如销售部、采购部、项目部）

操作说明：

需求明确：业务部门根据合作需求（如采购货物、委托服务等），明确合同核心要素，包括合作方基本信息、合同标的、数量/质量要求、价款及支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式等关键内容。

资料收集：收集合作方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明等），保证合作方具备合法签约资质（如涉及特殊行业，需验证其行业许可证）。

草案拟定：根据合作需求及收集的资料，使用企业标准合同模板（或参考行业通用模板）拟定合同初稿，明确双方权利义务，重点描述标的、价款、履行节点等核心条款。

输出成果：《合同需求确认单》（附件1）、《合同草案（初稿）》。

（二）多维度合同审查

责任主体：法务部/风控部（牵头）、业务部门（配合）、财务部（必要时）

操作说明：

形式审查：法务部/风控部检查合同文本完整性（包括封面、附件、签字页等）、编号规范性、要素齐全性（如当事人信息、标的、价款等是否明确），保证无遗漏条款。

实质审查：

合法性审查：核查合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在无效条款（如违反法律强制性规定、损害社会公共利益等）。

商务条款审查：业务部门配合审查标的描述是否清晰、数量/质量标准是否明确、履行期限是否合理、价款及支付方式是否符合企业财务制度。

财务风险审查：财务部重点审查价款计算是否准确、支付节点与资金安全（如预付款比例、质保金条款）、税费承担约定是否清晰。

特殊条款审查：针对知识产权、保密义务、违约责任、争议解决等特殊条款，重点核查权属约定是否明确、违约责任是否与风险匹配、争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖地是否有利于企业。

审查反馈与修订：法务部/风控部汇总各方审查意见，形成《合同审查意见表》（附件2），反馈至业务部门；业务部门根据意见与对方沟通修订合同草案，修订后再次提交法务部/风控部复核，直至审查通过。

输出成果：《合同审查意见表》、《合同草案（修订稿）》。

（三）商务条款谈判与修订

责任主体：业务部门（主导）、法务部/风控部（支持）、高层管理者（必要时）

操作说明：

谈判准备：业务部门根据审查通过的合同草案，梳理谈判要点（如价款调整、履行期限变更、违约责任细化等），确定谈判底线与策略。

正式谈判：与对方就合同核心条款进行协商，明确双方权利义务，达成一致意见。谈判过程中需做好《谈判记录》，记录关键分歧点及解决方案，由双方谈判代表签字确认。

文本修订：业务部门根据谈判结果修订合同文本，形成《合同草案（终稿）》，并附《谈判记录》作为合同附件。终稿需经法务部/风控部最终确认，保证修订内容合法合规且无歧义。

输出成果：《谈判记录》、《合同草案（终稿）》。

（四）最终审批与签署

责任主体：企业审批人（如分管副总、总经理）、法定代表人/授权代表

操作说明：

内部审批：业务部门提交《合同签订审批表》（附件3）及《合同草案（终稿）》，按企业审批权限逐级报批（如部门负责人→法务部→分管副总→总经理）。审批人重点核查合同条款与企业利益一致性、风险可控性，签署审批意见。

用印准备：审批通过后，行政部/综合管理部根据审批表准备合同用印，核对合同文本与审批表一致性，保证用印文件为最终版本。

正式签署：由法定代表人或其授权代表（需提供《授权委托书》，附件4）在合同签字页签字并加盖企业公章（或合同专用章）；若对方为个人，需由其签字并按手印；若对方为企业，需由其法定代表人或授权代表签字并加盖对方公章。签署时双方应互相核实签约主体身份，保证签字盖章真实有效。

输出成果：正式签署的合同文本（原件至少一式两份，双方各执一份）。

（五）合同归档与履约跟踪

责任主体：行政部/综合管理部（归档）、业务部门（履约跟踪）

操作说明：

归档管理：正式签署后3个工作日内，行政部/综合管理部将合同正本、审批表、审查意见表、谈判记录等资料整理归档，建立《合同台账》（附件5），记录合同编号、签订日期、合作方、标的金额、履行期限、归档号等信息，保证档案完整可查。

履约跟踪：业务部门作为合同履约主体，负责跟踪合同履行进度（如交付节点、验收情况、付款申请等），及时向法务部/风控部反馈履约中的问题（如对方违约、不可抗力等）。

履约验收：合同履行完毕后，业务部门组织验收（如货物质量验收、服务成果验收），形成《验收报告》作为合同附件，并同步归档。

纠纷处理：若发生合同纠纷，业务部门第一时间向法务部/风控部及高层管理者汇报，收集相关证据（如合同、沟通记录、验收报告等），通过协商、仲裁或诉讼等方式解决，并做好纠纷处理记录。

输出成果：《合同台账》、《验收报告》、《纠纷处理记录》。

三、配套工具模板

附件