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商业合同管理规范手册（标准版）

第1章总则

1.1目的

1.2适用范围

1.3术语定义

1.4管理原则

第2章组织机构与职责

2.1组织架构

2.2部门职责

2.3岗位职责

2.4协作机制

第3章合同管理制度

3.1合同分类管理

3.2合同订立管理

3.3合同履行管理

3.4合同变更与解除管理

第4章合同风险控制

4.1风险识别与评估

4.2风险防范措施

4.3风险应对预案

第5章合同文件管理

5.1合同文件归档

5.2电子合同管理

5.3文件保管与保密

第6章合同履行监控

6.1履行进度跟踪

6.2履行情况报告

6.3履行问题处理

第7章合同续签与终止

7.1合同续签流程

7.2合同终止条件

7.3终止合同处理

第8章合同争议处理

8.1争议解决方式

8.2争议处理流程

8.3争议预防措施

第9章合同审计与评估

9.1合同审计内容

9.2合同评估标准

9.3审计评估结果应用

第10章合同信息化管理

10.1信息系统建设

10.2系统操作规范

10.3数据安全与备份

第11章培训与考核

11.1培训内容与计划

11.2考核标准与方法

11.3考核结果应用

第12章附则

12.1制度修订

12.2解释权

12.3生效日期

第1章总则

1.1目的

1.1.1本手册旨在规范公司商业合同管理工作，明确合同从起草到归档的全流程管理标准。

1.1.2通过标准化操作，降低合同风险，提高合同履行效率，确保公司合法权益不受损害。

1.1.3统一合同管理流程，避免因流程不清晰导致的延误或错误，提升整体运营效率。

1.2适用范围

1.2.1本手册适用于公司所有部门签订的各类商业合同，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等。

1.2.2合同金额在人民币1万元（含）以上的合同必须严格执行本手册规定。

1.2.3对于涉及金额低于1万元但涉及公司核心利益的合同，如知识产权授权、保密协议等，也需参照本手册执行。

1.3术语定义

1.3.1商业合同：指公司为开展业务活动而与其他法人或自然人签订的具有法律约束力的协议。

1.3.2合同生命周期：指合同从起草、审核、签订、履行到归档的全过程，一般分为5个阶段：起草阶段、审核阶段、签订阶段、履行阶段、归档阶段。

1.3.3合同风险：指在合同履行过程中可能出现的法律纠纷、财务损失或声誉损害等不确定性因素。

1.3.4履约保证金：指合同双方在签订合同时，为保证合同履行而预先支付的一定金额，通常为合同总额的5%-10%。

1.3.5不可抗力：指不能预见、不能避免且不能克服的客观情况，如自然灾害、战争等，导致合同无法履行。

1.4管理原则

1.4.1合法合规原则：所有合同内容必须符合国家法律法规及公司内部规章，避免无效合同或违法条款。

1.4.2权责清晰原则：合同条款需明确双方权利义务，避免模糊表述，例如违约责任、争议解决方式等。

1.4.3流程规范原则：合同管理需遵循公司规定的审批流程，一般包括业务部门起草、法务部门审核、管理层审批三个环节。

1.4.4全程监控原则：合同履行过程中需定期跟踪进度，确保双方按约定执行，例如每月核对一次履约情况。

1.4.5文档完整原则：合同文本及相关附件需完整保存，电子版和纸质版同时归档，存档时间不少于5年。

第2章组织机构与职责

2.1组织架构

2.1.1公司设立专门的合同管理部门，负责全公司的合同管理工作。

2.1.2合同管理部门直接向法务总监汇报，确保独立性。

2.1.3对于大型企业，可设立三级架构：总部合同管理部、区域合同管理组、业务部门合同专员。

2.1.4总部合同管理部负责制定制度、审核重大合同，区域组负责属地化执行，业务部门专员负责日常合同。

2.1.5合同管理部下设三个小组：合同起草组、合同审核组、合同归档组。

2.2部门职责

2.2.1法务部：主导合同的法律审核，确保无法律风险，合同签署前需通过法务三级审批（初审、复审、终审）。

2.2.2业务部门：负责合同谈判、条款初步拟定，需确保业务需求与合同条款一致，例如采购合同需明确供应商资质审核标准（如ISO认证）。

2.2.3财务部：负责合同款项支付审核，需核对发票、验收单等附件，避免重复支付，例如工程款分阶段支付需按合同约定（如首付款30%，验收合格后付70%）。

2.2.4合同管理部：全流程跟踪合同执行，定期出具合同履行报告，例如每季度汇总合同违约情况（如逾期交付率低于5%）。

2.2.5审计部：每年抽查合