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软件使用合规性检查：自查报告与改进措施

一、概述

本报告旨在对公司在软件使用方面的合规性进行自查，识别存在问题，并提出相应的改进措施，以确保公司运营符合相关法律法规及内部管理制度。

二、自查范围

本次自查覆盖公司所有部门及员工使用的软件，包括但不限于：

操作系统（如Windows,macOS,Linux）

办公软件（如MicrosoftOffice,WPS）

专业知识软件（如CAD,MATLAB,ERP系统）

开发工具（如IDE,版本控制系统）

外部云服务（如公有云IaaS/PaaS/SaaS服务）

三、自查方法

文件核查：检查软件授权协议、购买记录及使用记录。

访谈与问卷调查：了解各部门软件使用现状及合规情况。

系统扫描：使用合规性扫描工具检测计算机上的软件安装情况。

政策比对：将实际使用情况与公司《软件使用规范》进行对比。

四、自查发现

类别

问题

发现频率

涉及部门/人员

未经授权软件

发现部分部门安装未经授权的软件。

偶发

设计部、财务部

过期授权软件

部分软件授权已过期但未及时更新。

常见

全公司范围

数据存储不合规

部分员工将公司数据存储在外部个人设备或非公司授权的服务中。

中频

技术部、市场部

更新维护缺失

部分专业软件未定期更新补丁，存在安全风险。

偶发

研发部、测试部

使用记录缺失

部分软件使用记录不完整或未形成书面文件。

常见

全公司范围

五、合规性问题分析

1.未经授权软件问题

原因分析：

员工对软件合规性认知不足。

软件采购流程审批耗时影响急需。

外部合作项目忽视授权问题。

2.过期授权软件

原因分析：

内部资产管理机制不完善。

部门未按规定流程申请续费。

3.数据存储不合规

原因分析：

数据安全意识薄弱。

外部存储设备使用未受监管。

云服务选择缺乏合规评估流程。

4.更新维护缺失

原因分析：

安全预算分配不足。

缺乏常态化的维护检查制度。

5.使用记录缺失

原因分析：

工作量压力忽视合规记录。

内部未建立明确的记录规范。

六、改进措施

1.针对未经授权软件

措施1：立即清查全公司所有计算机，禁止运行未经授权软件。

措施2：增加合规培训频次，强化全员意识（每月一次）。

措施3：优化采购流程，建立极速授权通道（3天响应机制）。

2.针对过期授权软件

措施1：实施软件生命周期管理，建立台账（包括授权到期日）。

措施2：每季度审核授权有效性，未到期软件提前90天续费。

措施3：将续费记录纳入部门年度考核。

3.针对数据存储不合规

措施1：推行统一数据备份方案（公司平台存储）。

措施2：禁止使用个人设备存储工作数据，违规直接约谈。

措施3：建立云服务供应商合规评估清单，禁止使用未认证平台。

4.针对更新维护缺失

措施1：设立专项安全预算（研发投入的10%）。

措施2：每月自动扫描并强制更新高危补丁。

措施3：由信息安全部门强制实施维护检查。

5.针对使用记录缺失

措施1：修订《软件使用规范》，明确记录模板。

措施2：开发合规记录工具（Copilot），自动抓取使用情况。

措施3：未记录软件使用情况直接按违反制度处理。

七、责任分工及时间表

措施

责任部门/人

完成时间

监督部门

完成全公司清查

IT部

2023-11-30

总经办

开发合规工具

研发部

2023-Q4终版

IT部

首轮内部培训

HR部

2023-12-20

总经办

实施资产管理

财务部/IT部联合

2024-Q1

风控委员会

八、后续监督

每月由信息安全部门出具合规性报告。

每季度随机抽查部门执行情况。

对持续违规的部门负责人追责。

年度审计重点考核合规改进效果。

九、附件清单

2023年度软件合规性检查清单模板

使用违规处理处分办法修订草案

合规记录工具（Copilot）技术说明

报告单位：信息技术部总经办

发布日期：2023年11月15日

软件使用合规性检查：自查报告与改进措施（1）

一、自查背景与目的

为响应国家及行业关于软件使用合规性的相关要求，保障公司信息安全，提升软件资产管理的规范化水平，特开展本次软件使用合规性自查工作。自查旨在全面排查公司内部软件使用情况，识别不合规行为，制定并落实改进措施，确保所有软件的使用符合法律法规及公司内部管理制度。

二、自查范围与方法

2.1自查范围

本次自查覆盖公司所有部门及员工使用的软件，包括但不限于操作系统、办公软件、专业应用软件、开发工具、设计软件等。重点关注以下方面：

软件采购与许可协议

软件安装与使用记录

软件更新与维护情况

软件版权合规性

2.2自查方法

文档审查：查阅软件采购合同、许可协议、资产登记表等文档。

现场核查：随机抽查部门电脑，核对安装软件与登记记录是否一致。

员工访谈：了解员工软件使用习惯及合规性意识。

系统扫描：利用软件资产管理工具