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企业内部快递收发流程管理规范

一、总则

为进一步规范公司内部快递收发管理工作，提高快递流转效率，保障公司各类文件、资料及物品的安全、准确、及时传递，降低运营成本，杜绝不必要的资源浪费，特制定本规范。本规范旨在明确各部门及相关人员在快递收发环节中的职责与操作流程，确保公司快递管理工作有序、高效进行，提升整体运营效能。

本规范适用于公司全体员工及所有涉及公司名义的快递收发行为，涵盖公司各部门、各分支机构及所有在职人员。

二、基本原则

1.统一管理、分级负责：公司快递收发工作由行政部（或指定部门，下同）统一协调与监督，各部门指定专人（或兼职）负责本部门快递的集中对接与分发，确保责任到人。

2.安全第一、保密优先：对于涉及公司商业秘密、核心数据、重要合同及财务票据等敏感物品的快递，必须严格遵守公司保密规定，采取加密或专人护送等措施，确保信息安全。

3.效率优先、服务为本：在确保安全的前提下，优化快递收发流程，缩短流转时间，为各部门提供便捷、高效的服务支持。

4.成本控制、杜绝浪费：倡导节约意识，选择性价比适宜的快递服务，严格控制快递费用，禁止私人快递使用公司资源，杜绝不必要的快递行为。

5.实名登记、有据可查：所有快递收发均需进行详细登记，包括收发件人、联系方式、物品名称、数量、快递公司、快递单号、收发时间等关键信息，做到全程可追溯。

三、快递收件管理流程

（一）快递接收与签收

1.公司前台（或指定收发点，下同）为快递统一接收点。所有寄往公司的快递（除特殊约定外）均需送至前台进行登记签收。

2.前台人员在接收快递时，应首先核对快递公司及快递单信息，确认是否为公司或公司员工的快递。对于明显为私人快递且非因公产生的，前台有权拒收或通知收件人自行前往快递公司网点领取。

3.签收前，前台人员需检查快递外包装是否完好无损，有无破损、潮湿、开封等异常情况。如发现外包装破损或异常，应立即与快递公司派送人员当面核对，并拍照留存证据，必要时可拒收并及时上报行政部处理。

4.对于生鲜、易腐、易碎等特殊物品，前台人员应在签收后第一时间通知收件人领取，避免物品损坏或变质。

（二）快递登记与分类

1.所有签收的快递，前台人员必须在《公司快递收件登记表》上进行详细登记，内容包括：日期、快递单号、寄件人（单位/姓名）、联系方式、收件部门/收件人、物品大致类别、快递公司、签收人、备注（如外包装情况等）。

2.登记完成后，前台人员应对快递进行初步分类，如按部门、按紧急程度或按物品类型（文件、样品、普通物品等）分类存放，以便后续分发。

（三）快递通知与领取

1.前台人员应在每日固定时段（如上午、下午各一次）通过内部通讯工具（如企业微信、钉钉等）或电话通知收件人前来领取快递。通知内容应包含快递单号后几位、快递公司及领取地点。

2.收件人领取快递时，需在《公司快递收件登记表》上签字确认。前台人员应核对领取人身份信息，确保快递准确送达收件人手中。

3.对于标注为“急件”或有特殊要求的快递，前台人员应优先处理，第一时间通知收件人。

4.若收件人因故无法及时领取，可委托他人代领。代领人需出示有效身份证明（如工牌）并签字，前台人员应在备注栏注明代领人信息。

5.对于长期无人领取（如超过X个工作日，具体天数由公司自行规定）的快递，前台人员应及时上报行政部，由行政部核实情况后按相关规定处理，避免积压。

（四）特殊快递处理

1.公司重要文件/合同/票据类快递：此类快递应由前台人员直接交至行政部指定专人签收处理，或由相关业务部门负责人亲自签收，并做好专项登记。

2.涉密文件/物品快递：必须由收件人本人签收，并严格遵守公司保密规定。前台人员在登记时应予以特别标注，并提醒收件人注意保密。

3.到付件：原则上公司不鼓励接收个人到付快递。如确为因公产生的到付件，前台人员应先联系收件人确认是否同意支付运费，经收件人同意并告知费用承担部门后，方可签收。费用报销按公司财务制度执行。对于未经确认的到付件，前台有权拒收。

四、快递发件管理流程

（一）发件申请与审批

1.员工因工作需要发送快递时，应提前填写《公司快递发件申请单》（可电子化），详细填写以下信息：发件部门、发件人、联系方式、收件单位/收件人、收件人联系方式、收件地址、物品名称及数量、是否保价、是否加急、预计运费、发件事由等。

2.《公司快递发件申请单》需经部门负责人审批。对于超出部门常规业务范围、价值较高的物品（如贵重样品、大额合同等）或预计运费较高的快递，需报请公司分管领导或行政部审批。

3.严禁任何个人以公司名义发送私人快递。一经发现，将按公司规定严肃处理，并由个人承担全部费用。

（二）物品包装与面单填写

1.发件人负责对需邮寄的物品进行妥善包装，确保