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会议纪要制作与实施行动指南模板

一、适用会议类型与场景

项目启动会：明确项目目标、分工及关键节点；

周/月度工作例会：同步进度、解决问题、部署任务；

跨部门协调会：推动资源整合、解决协作瓶颈；

专题研讨会：针对特定议题（如流程优化、方案评审）形成结论；

阶段性总结会：复盘成果、分析不足、规划后续方向。

二、会议纪要全流程操作步骤

（一）会前：基础筹备与信息预录

明确会议核心目标

与会议组织者（如部门负责人、项目经理*）确认会议主题、预期成果（如需形成决议、输出方案或分配任务），避免记录偏离方向。

梳理会议议程与参会人

提前获取会议议程，标注重点议题、预计时长及负责人；

列出参会人员（含主持人、记录人、发言嘉宾），明确是否有外部参会方（如客户、合作机构代表），便于后续纪要分发范围确认。

准备记录工具与资料

电子化记录：优先使用会议纪要模板（含预设表格结构）、录音设备（需提前征得参会人同意）或实时协作文档（如腾讯文档、飞书文档）；

纸质记录：准备带格式的笔记本，标注“议题-决议-行动项”分区，避免信息混乱；

辅助资料：提前查阅与议题相关的背景资料（如项目计划书、上次会议纪要），保证记录时能快速关联上下文。

（二）会中：精准记录与关键信息抓取

聚焦核心内容，避免“流水账”

记录重点：

决议事项：明确结论（如“同意采用A方案”“预算审批通过”）；

行动项：记录“任务内容+负责人+截止时间+交付标准”（如“完成市场调研报告，负责人：张*，截止：2024年X月X日，交付标准：含竞品分析及3条建议”）；

争议点：记录不同意见及最终协调结果（如“技术部提出需延长开发周期，经讨论同意延期3天”）；

待办事项：需后续跟进但未明确分工的内容（如“需法务部审核合同条款，会后2日内明确对接人”）。

简化技巧：使用符号、缩写（如“决议→”“行动→”“问题：”），避免逐字逐句记录，优先抓取“谁、做什么、何时完成”。

确认关键信息准确性

对涉及数据、时间、人名等关键信息，需与发言嘉宾*实时核对（如“截止时间是X月X日还是X月X日？”）；

对复杂议题，可在讨论间隙用手机快速拍照记录白板板书或PPT核心页，会后补充整理。

控制会议节奏，适时提醒

若讨论偏离议题，可礼貌提醒（如“关于问题，我们是否先聚焦当前议程？”）；

若会议超时，建议与主持人沟通是否需延长或安排下次专题会，保证核心事项落地。

（三）会后：整理、审核与分发

24小时内完成初稿撰写

按会议议程顺序整理内容，逻辑清晰：

会议基本信息：标题、时间、地点、参会人、缺席人（需注明原因）、记录人；

议题讨论过程：简要概括各方观点（重点记录决议和争议点，避免冗长描述）；

决议与行动项：以表格形式呈现（详见“核心模板表格设计”）；

后续安排：下次会议时间（若有）、需提前准备的资料等。

“三审”机制保证质量

自审：检查行动项是否包含“负责人+截止时间+交付标准”，决议是否明确，人名、日期等是否有误；

他审：提交会议主持人及关键行动负责人审核，确认信息无误（尤其涉及任务分工的内容）；

终审：经审核无误后，定稿并标注“最终版”，避免版本混乱。

规范分发与存档

分发范围：所有参会人、需知晓决议的部门/人员（如抄送给上级领导、协作部门负责人）；

分发渠道：通过企业内部邮件、即时通讯工具（如企业钉钉）发送，并附上“签收确认”要求（如“请于收到后2小时内回复‘已阅’”）；

存档管理：按“会议名称+日期”命名文件（如“2024年X月X日项目启动会纪要”），存储至企业共享文件夹或文档管理系统，保存期限不少于1年（重要项目建议长期保存）。

三、核心模板表格设计

表1：会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：“产品V2.0版本开发启动会”

会议时间

例：2024年X月X日14:00-16:00

会议地点

例：公司3楼会议室A/线上会议（企业）

主持人

例：李*（研发部经理）

记录人

例：王*（项目助理）

参会人员

例：张（市场部）、赵（技术部）、刘*（设计部）等共8人

缺席人员及原因

例：陈*（产品部，因客户拜访请假）

会议议程

1.项目背景介绍2.目标与分工确认3.风险及应对措施

表2：议题讨论与决议记录表

序号

议题名称

讨论要点摘要（关键观点+争议点）

决议内容

1

项目开发周期

技术部：需15天完成核心功能开发；市场部：建议压缩至12天以满足上市计划

最终确定开发周期为14天，加班3天完成，加班费按公司制度执行

2

需求优先级

设计部：优先优化UI界面；技术部：优先修复已知bug

按用户反馈紧急程度排序，本周五前输出优先级清单

表3：行动项跟踪表（核心）

序号

行动项内容

负责人

协同人

截止时间

交付标准/成果

状态（待启动/进行中/已完成/延期）

备注（如风险点）

1

完成产品需求文档（PRD）初稿

张*

李