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医院采购部门流程管理操作手册

引言

本手册旨在规范医院采购部门的日常运作，明确各环节职责，优化流程效率，确保采购活动的合规性、经济性与时效性，最终保障医院各项医疗、科研及行政工作的顺利开展。本手册适用于医院采购部门全体人员，并作为相关科室协作采购事宜的指导依据。所有采购活动均应遵循“公开、公平、公正、效益优先、质量为本”的原则。

第一章采购需求管理

1.1需求提报

各科室根据实际工作需要，填写《医院采购需求申请表》。需求表应详细列明以下内容：

*拟采购物品或服务的名称、规格型号、技术参数（如适用）；

*建议品牌或参考品牌（如无可不填，但需说明理由）；

*预估数量、单位；

*预算金额（需附预算依据或测算说明）；

*期望交付或服务起始日期；

*主要用途及必要性说明；

*其他特殊要求（如安装、培训、售后服务等）。

需求表须经科室负责人签字确认，并根据采购金额及医院内控规定，报请相应层级领导审批。

1.2需求审核与汇总

采购部门收到经审批的需求表后，进行初步审核。审核内容包括：

*需求的完整性、清晰度及合理性；

*是否符合医院年度预算规划；

*技术参数是否存在倾向性或排他性；

*是否存在可合并采购或集中采购的同类需求。

对于不明确或有疑问的需求，采购部门应及时与提报科室沟通确认。审核通过后，采购部门对需求进行分类、汇总，形成采购计划初稿。

1.3需求论证（如适用）

对于以下情况的采购需求，应由采购部门组织相关领域专家（可包括医疗、技术、财务、法务等）进行论证：

*单价或批量金额较大的采购项目；

*技术复杂、专业性强的设备或服务；

*新引进的、非常规的物资或服务；

*医院认为有必要进行论证的其他项目。

论证主要内容包括技术的先进性与成熟度、与现有设备的兼容性、临床适用性、经济效益分析、维护成本、供应商资质能力等。论证结果形成《采购需求论证报告》，作为后续采购活动的重要依据。

第二章采购计划与立项

2.1采购计划编制

采购部门根据审核汇总后的需求及论证结果，结合医院资金状况和采购周期要求，编制《医院月度/季度/年度采购计划》。计划应明确：

*采购项目名称、编号；

*采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等）；

*预算金额；

*计划采购时间节点；

*责任采购员。

2.2采购方式确定

采购部门依据国家及地方政府关于政府采购的相关法律法规、医院内部采购管理规定以及采购项目的金额、性质、市场竞争情况等，确定适宜的采购方式。

*达到公开招标数额标准的，应采用公开招标方式。

*对于特殊情况，如只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求等，经严格审批后可采用单一来源采购方式。

*其他采购方式的适用条件及审批流程，参照相关规定执行。

采购方式的确定需履行必要的内部审批程序。

2.3立项审批

编制完成的采购计划及确定的采购方式，按医院规定的审批权限报请相关领导审批。审批通过后，正式立项，采购活动方可启动。

第三章采购执行

3.1供应商管理与信息库维护

*供应商准入：建立供应商准入审查机制，对潜在供应商的资质（营业执照、相关生产/经营许可证、医疗器械注册证等）、生产能力、质量体系、商业信誉、财务状况、售后服务能力等进行审核。

*供应商信息库：对通过准入审查的供应商信息进行登记、建档，建立医院合格供应商信息库，并进行动态管理。

*供应商评估：定期或不定期对供应商的履约情况、产品质量、服务水平、价格竞争力等进行评估，评估结果作为后续合作的重要参考。

3.2招投标管理（适用于招标采购方式）

*招标文件编制：根据经审批的采购需求和论证报告，编制或委托专业机构编制招标文件。招标文件应包括招标公告、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术参数与要求、投标文件格式等。文件内容应合法合规、表述清晰、无歧义，不得设置不合理门槛。

*招标文件审核：招标文件需经过采购部门内部审核，并视情况征求法务、财务及相关使用科室意见。重大或复杂项目的招标文件可组织专家进行评审。

*招标公告发布：按规定在指定的媒介（如政府采购网、医院官网等）发布招标公告，明确招标项目的基本情况、投标人资格要求、获取招标文件的时间和方式、投标截止时间及开标地点等。

*潜在投标人咨询与答疑：对潜在投标人提出的疑问进行解答，必要时可组织项目答疑会或踏勘。答疑内容应以书面形式通知所有已获取招标文件的潜在投标人。

*投标文件接收与密封性检查：在规定时间内接收投标文件，并检查其密封性。

*开标与评标：按照招标文件规定的时间和地点公开开标