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企业合同审核与签订流程手册

一、手册编制目的与适用范围

本手册旨在规范企业合同审核与签订全流程，明确各环节职责分工，降低合同法律风险，保障企业合法权益，保证合同签订及履行过程高效、合规。

适用范围：本手册适用于企业各部门（含采购部、销售部、人力资源部、法务部、财务部等）在对外签订各类合同时的审核、谈判、签署及管理工作，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、合作框架协议等所有对外合同类型。

二、合同审核与签订全流程操作指南

合同审核与签订流程分为需求发起与合同起草、合同内部审核、合同谈判与修订、合同最终审批、合同签署与用印、合同履行与归档六个阶段，各阶段需严格遵循以下操作规范：

（一）需求发起与合同起草

需求发起

业务部门根据业务需求（如采购物资、销售产品、提供服务、招聘员工等），填写《合同审批单》（模板见第三章），明确合同对方主体信息、合作内容、核心诉求（如标的、数量、价格、履行期限等）及所需支持部门（如法务、财务）。

《合同审批单》需经部门负责人签字确认后，连同相关附件（如报价单、技术参数、对方主体资质材料等）一并提交至合同起草部门。

合同起草

起草主体：一般由业务部门根据需求起草，或由法务部门提供标准化模板后由业务部门填写具体内容；重大或复杂合同（如并购、重大采购、长期合作等）需由法务部门牵头起草，业务部门配合。

起草要求：

（1）内容完整：合同需包含《民法典》规定的必备条款（当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式等）及企业特别约定条款（如保密、知识产权、合同解除等）。

（2）依据充分：合同条款需符合企业内部管理制度、行业规范及法律法规要求，引用数据（如价格、技术标准）需有书面支撑材料（如报价单、检测报告）。

（3）表述准确：避免歧义表述，专业术语需明确定义，金额、日期、数量等关键信息需核对无误。

（二）合同内部审核

合同起草完成后，需依次通过业务部门审核、法务部门审核、财务部门审核及分管领导审批，必要时需增加其他部门会签（如技术部门审核技术条款、人力资源部门审核劳动合同条款等）。

业务部门审核

审核重点：

（1）合同内容是否符合业务需求，合作条款（如标的、数量、交付标准）是否与业务目标一致；

（2）对方主体资质（如营业执照、行业许可证、授权委托书等）是否真实、有效，是否具备履约能力；

（3）业务风险点（如付款方式、交付周期、违约责任）是否可控，是否有应对方案。

审核输出：业务部门负责人在《合同审批单》“业务部门审核意见”栏签字确认，对审核内容负责。

法务部门审核

审核重点：

（1）合同主体、内容、形式是否合法合规，是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管要求；

（2）条款是否完整、无歧义，违约责任、争议解决等关键条款是否明确、可执行；

（3）是否存在法律风险（如格式条款无效、知识产权侵权、担保责任等），并提出修改建议。

审核输出：法务部门在《合同审批单》“法务部门审核意见”栏填写审核结论（如“同意”“修改后同意”“不同意”），并附详细修改说明；重大法律风险需同步上报分管领导。

财务部门审核

审核重点：

（1）合同价款、付款方式、结算条款是否与企业财务管理制度一致，是否符合预算要求；

（2）对方付款账户信息是否准确（需核对对方营业执照或开户许可证），是否存在资金风险；

（3）税费条款是否合规，发票类型（如增值税专用发票）及开具要求是否明确。

审核输出：财务部门在《合同审批单》“财务部门审核意见”栏签字确认，涉及资金预算的需标注“已纳入预算”或“需调整预算”。

分管领导审批

审批权限：根据合同金额及重要性，由不同层级分管领导审批（具体权限标准需结合企业实际情况制定，如金额≤10万元由部门总监审批，10万-50万元由分管副总审批，≥50万元由总经理审批）。

审批重点：审核合同整体业务价值、风险可控性及是否符合企业战略规划，最终签署审批意见。

（三）合同谈判与修订

谈判准备

业务部门及法务部门共同梳理对方提出的修改意见，明确谈判底线（如价格上限、交付周期下限）及可让步空间。

准备谈判方案，包括核心条款坚持项、可协商项及替代方案，必要时邀请技术、财务人员参与专业谈判。

谈判实施

谈判需由2人及以上共同参与（至少1名业务人员+1名法务人员），全程记录谈判内容（形成《合同谈判记录》，模板见第三章），重要条款变更需及时向分管领导汇报。

谈判过程中需坚持“平等互利、风险可控”原则，明确双方权利义务，避免口头承诺，所有修改需以书面形式确认。

合同修订

谈谈达成一致后，由业务部门或法务部门根据谈判结果修订合同文本，修订处需双方签字/盖章确认（如通过邮件往来修订，需保留邮件往来记录及对方确认函）。

修订后的合同需重新履行内部审核流程（如修改内容涉及重大法律或财务风险，需再次通过法务、财务