采购申请与审批流程模板供应商比价与采购决策.docVIP

采购申请与审批流程模板：供应商比价与采购决策工具指南

一、适用场景与核心价值

本模板适用于企业各类采购需求的规范化管理，涵盖日常办公物资、生产原材料、设备采购、服务外包等场景。通过标准化流程实现采购申请、审批、供应商比价及决策的闭环管理，可有效避免采购过程中的随意性，降低合规风险，同时通过多维度比价优化采购成本，提升采购效率与透明度。特别适用于中小企业或大型集团内部需统一采购标准的部门，为采购活动提供清晰的操作指引和决策依据。

二、采购申请与审批全流程操作指南

（一）采购需求发起与初审

需求提报：由申请部门（如行政部、生产部、项目部）填写《采购申请审批表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途、需求日期及技术参数（如适用），并附相关支撑材料（如技术图纸、需求说明、市场调研初稿等）。

示例：生产部因新增生产线需采购A型号设备10台，需提供设备技术规格书、产能需求计算说明及市场初步询价单（如有）。

部门负责人审核：申请部门负责人（如生产部经理*）对采购需求的必要性、预算合理性及规格参数的准确性进行审核，签署意见后提交至采购部门。

审核要点：是否为部门必需品？预算是否在部门年度预算范围内？规格是否满足工作需求？

（二）采购任务审批与权限划分

根据采购金额及物资类别，实行分级审批制度（以下为示例，企业可根据自身规模调整）：

低值采购（≤5000元）：采购部经理审核后，报分管副总（如副总*）审批。

中等价值采购（5000元-5万元）：采购部经理审核、财务部复核预算后，报分管副总审批，总经理（如总经理*）终审。

高值采购（＞5万元）：采购部组织初步比价，财务部审核预算，提交总经理办公会集体决策，董事长（如董事长*）审批。

特殊采购（如独家代理、战略物资）：需额外附专项说明，经更高层级审批。

审批流程需在《采购申请审批表》中逐级签署意见，保证审批链条完整。

（三）供应商信息收集与资质审核

供应商来源：采购部通过以下渠道收集至少3家合格供应商信息：

公司《合格供应商名录》（优先选择）；

行业展会、专业招标平台；

市场公开询价（如巴巴1688、行业垂直平台）；

合作方推荐（需补充资质审核）。

资质审核：对收集的供应商进行资质审查，重点核查：

营业执照（经营范围是否含采购品类）；

相关行业资质（如ISO9001认证、特种设备生产许可证等，根据品类确定）；

供货能力（产能、库存、过往合作案例）；

信用记录（通过“信用中国”等平台查询，无重大失信记录）。

审核通过后，纳入《比价供应商名单》，未通过者需书面说明原因并反馈申请部门。

（四）多维度供应商比价与评估

采购部组织《供应商信息及比价表》，对入围供应商从以下维度进行综合对比（可根据采购品类调整权重）：

对比维度

说明

示例（设备采购）

价格（权重40%）

综合单价、总价、批量折扣、运费、税费等

A供应商：单价1.2万元，总价12万元（含运费）；B供应商：单价1.15万元，总价11.8万元（不含运费，需另付0.5万元运费）

质量保障（权重30%）

产品认证、合格率、质保期、售后响应时间、技术支持能力

A供应商：3年质保，48小时上门服务；B供应商：2年质保，72小时响应

交期与交付能力（权重20%）

约定交货期、生产周期、库存情况、运输方式

A供应商：15天；B供应商：10天（现货）

服务与信誉（权重10%）

合作案例、客户评价、付款条件、合作稳定性

A供应商：合作5年，回款及时；B供应商：新合作，需预付30%

比价过程需留存供应商报价单、沟通记录（邮件、函件等），保证可追溯。若某供应商某维度明显优于其他（如价格低20%且质量达标），可简化评估，但需说明理由。

（五）采购决策与结果反馈

决策依据：采购部汇总比价结果，编制《采购决策报告》，明确推荐供应商及理由，附《供应商信息及比价表》《采购申请审批表》等材料，提交最终审批人。

决策原则：在满足质量、交期需求的前提下，优先选择综合性价比最高的供应商，而非单纯低价。

审批决策：审批人根据《采购决策报告》及公司采购政策，最终确定供应商。若需调整推荐结果，需书面说明原因。

结果反馈：采购部在审批通过后2个工作日内，将最终结果反馈至申请部门，同步通知供应商签订采购合同（如适用）。

特殊情况处理：若仅1家供应商合格或紧急采购（如生产急需），需提交《紧急采购/单一来源申请说明》，经更高层级审批后方可执行。

（六）采购执行与文档归档

合同签订：采购部与供应商签订正式采购合同，明确标的物、数量、价格、交付时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款，法务部（如设置）审核合同文本。

交付验收：供应商按合同约定交付货物/服务，申请部门联合采购部、财务部进行验收，填写《采购验收单》，确认数量、质量、规格等符合要求后签字确认。

付款结算：财务部凭《采