采购管理标准化流程与供应商评价表.docVIP

采购管理标准化流程与供应商评价工具指南

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的采购管理场景，具体包括：

日常运营采购：如生产原材料、办公用品、设备耗材等常规物料的采购流程规范；

新项目/新产品采购：如研发项目所需特殊材料、新生产线设备等一次性或阶段性采购；

供应商年度绩效评估：对现有合作供应商的质量、交付、服务等维度进行系统性评价，为后续合作决策提供依据；

供应商准入与分级管理：对新供应商的资质审核、试合作期评估，以及对合作供应商的分级（如战略级、核心级、普通级）划分。

二、标准化操作流程详解

采购管理全流程需遵循“需求导向、合规高效、动态优化”原则，分为以下8个关键步骤：

步骤1：采购需求确认与提报

操作内容：

需求部门（如生产部、研发部、行政部）根据业务计划或实际需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预算金额、期望交付时间、用途说明等关键信息；

需求部门负责人对需求的合理性（如必要性、预算匹配度）进行审核，保证采购需求与公司业务目标一致；

对于预算超限（如单次采购金额超过部门年度预算10%）或特殊规格的物品，需额外提交《采购需求说明》，由分管总监*审批。

责任部门/岗位：需求部门、需求部门负责人、分管总监*

输出成果：《采购需求申请表》（含审批记录）、《采购需求说明》（如需）

步骤2：供应商寻源与资质初审

操作内容：

采购部根据采购需求，通过以下渠道筛选潜在供应商：①企业合格供应商库；②行业展会、专业平台（如行业门户网站、招投标平台）公开招募；③同行企业推荐（需核实背景）；④供应商主动申请（需提交完整资料）；

对潜在供应商进行初步资质审核，重点核查：①营业执照（经营范围需覆盖采购品类）、相关行业资质（如ISO9001质量体系认证、医疗器械生产许可证等特殊行业资质）；②生产/经营能力（如产能、设备配置、技术团队）；③商业信誉（如涉诉记录、失信信息查询）；

资质初审通过后，将供应商信息录入《供应商信息登记表》，纳入《潜在供应商清单》。

责任部门/岗位：采购部、采购专员*

输出成果：《潜在供应商清单》、《供应商信息登记表》（含资质证明文件复印件）

步骤3：询价比价与方案评审

操作内容：

采购部向《潜在供应商清单》中的供应商发出《询价单》，明确报价要求（含报价截止时间、报价有效期、报价方式：FOB/CIF等）、技术要求、交付条款、付款条件等；

收到报价后，采购部组织技术部门（如研发部、生产部）、财务部门共同评审：

技术维度：供应商方案是否符合采购需求的技术参数、样品测试结果（如需）；

商务维度：价格是否在预算范围内（对比历史采购价、市场均价）、付款周期是否合理、交付周期是否满足需求；

综合维度：供应商过往合作案例、售后服务承诺等；

对于金额较大（如单次采购超50万元）或复杂的采购项目，需组织3家及以上供应商进行现场考察或方案答辩，形成《供应商评审报告》。

责任部门/岗位：采购部、技术部门、财务部门、采购经理*

输出成果：《询价单》、《供应商报价汇总表》、《供应商评审报告》

步骤4：供应商确定与合同签订

操作内容：

采购部根据《供应商评审报告》，结合“质优价廉、服务保障、长期合作”原则，推荐1-2家候选供应商，提交采购决策委员会（由分管副总、采购经理、财务总监*等组成）审批；

审批通过后，与供应商签订《采购合同》，合同需明确以下核心条款：①采购物品/服务的规格、数量、单价及总价；②质量标准（如国标、行标或双方约定标准）及验收方式；③交付时间、地点及运输方式；④付款条件（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付节点）；⑤违约责任（如逾期交付、质量不达标的具体处理措施）；⑥保密条款、知识产权条款等；

合同签订前需法务部门*（或指定法务专员）审核，保证合规性。

责任部门/岗位：采购部、法务部门、采购决策委员会、分管副总

输出成果：《采购合同》（含法务审核记录）、《供应商确定通知单》

步骤5：订单下达与交期跟踪

操作内容：

采购部根据《采购合同》，在供应商资源管理系统（SRM）中创建《采购订单》，同步发送给供应商，并抄送仓库、财务部门；

采购专员*通过电话、系统或定期邮件跟踪供应商生产/备货进度，保证按合同约定时间交付；

若供应商需延期交付，需提前3个工作日书面通知，并说明原因及新的交付时间，采购部评估对生产/业务的影响，必要时启动备选供应商预案。

责任部门/岗位：采购部、采购专员*、仓库、财务部门

输出成果：《采购订单》、《交期跟踪记录表》

步骤6：到货验收与入库

操作内容：

供应商按《采购订单》交付物品后，仓库管理员*核对实物与订单信息（名称、规格、数量、批次号等），确认外包装完好；

质量检验部门（QC）按《采购合同》约定的质