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行政人员工作日常操作手册及表单

前言

本手册旨在规范行政人员的日常工作流程，提升工作效率与质量，保证各项行政事务有序开展。手册内容涵盖办公用品管理、会议室预订、访客接待、文件归档、费用报销、会议组织、固定资产管理及员工入离职手续等核心场景，适用于公司行政人员及相关岗位人员。使用时建议结合公司实际情况灵活调整，严格遵守操作规范，保证工作精准无误。

一、办公用品管理：保障日常办公需求，控制成本消耗

工作概述

办公用品是维持日常办公的基础，包括文具、耗材、办公设备等。本环节需通过规范的需求收集、采购、领用及盘点流程，保证供应及时、成本可控，避免资源浪费。

操作流程

需求收集

每月25日前，各部门通过《办公用品月度需求表》（表1）提交下月需求，注明物品名称、规格、数量及用途，部门负责人签字确认后反馈至行政部。

行政部汇总各部门需求，结合库存情况，编制《办公用品采购计划》，报行政经理审批。

采购执行

审批通过后，行政部根据采购计划联系合格供应商（至少比价2家），保证价格合理、质量合格。

采购完成后，核对送货清单与采购计划，核对无误后办理入库手续，拒绝接收无清单或与计划不符的物品。

入库登记

物品入库时，行政专员*负责清点数量、检查质量，在《办公用品入库登记表》（表2）中记录物品名称、规格、数量、入库日期、供应商及经手人信息，保证账实相符。

领用管理

员工领用办公用品时，需填写《办公用品领用登记表》（表3），注明领用人、部门、物品名称、规格、数量及领用日期，签字确认后领取。

贵重物品（如U盘、计算器）需经部门负责人审批，领用后由行政部登记个人台账，离职时需归还。

库存盘点

每月最后1个工作日，行政部组织库存盘点，核对《办公用品入库登记表》与《办公用品领用登记表》，编制《办公用品月度盘点表》（表4），保证账账、账实相符。盘盈或盘亏需查明原因，书面报行政经理审批后处理。

表单模板

表1：办公用品月度需求表

部门

需求人

联系方式

物品名称

规格

数量

用途

备注

市场部

*经理

A4纸

80g

5包

日常打印

人事部

*专员

1395678

签字笔

黑色

10支

办公使用

表2：办公用品入库登记表

入库日期

物品名称

规格

数量

供应商

单价

总价

经手人

备注

2023-10-01

A4纸

80g

10包

办公耗材公司

25元/包

250元

*专员

2023-10-02

签字笔

黑色

20支

文具批发部

2元/支

40元

*专员

表3：办公用品领用登记表

领用日期

领用人

部门

物品名称

规格

数量

用途

领用人签字

审核人

2023-10-03

*助理

行政部

A4纸

80g

2包

办公

*经理

2023-10-04

*主管

市场部

签字笔

黑色

3支

会议

*经理

表4：办公用品月度盘点表

物品名称

期初数量

本期入库

本期领用

期末库存

盘点数量

盈亏数量

原因说明

处理意见

A4纸

3包

10包

7包

6包

6包

0

签字笔

5支

20支

13支

12支

12支

0

温馨提示

需求收集时需核实各部门实际需求，避免过度申领导致库存积压。

采购时优先选择长期合作供应商，保证物品质量稳定。

贵重物品领用需严格执行审批流程，离职时务必办理归还手续，避免资产流失。

盘点时若发觉差异，需及时追溯原因，保证数据准确。

二、会议室预订管理：合理分配资源，提升会议效率

工作概述

会议室是公司重要的公共资源，规范预订流程可避免冲突，提高使用效率。本环节需通过线上预订、设备检查、使用确认等步骤，保证会议室按时、有序使用。

操作流程

预订申请

员工通过公司会议室预订系统（或行政部登记）提交预订申请，注明会议名称、时间、人数、所需设备（如投影仪、麦克风、视频会议设备）及特殊需求（如茶水、横幅）。

行政部收到申请后，核对会议室使用情况（避免时间冲突），1个工作小时内反馈预订结果，确认成功后发送会议室使用指南至申请人邮箱。

设备检查

会议前1个工作日，行政专员*检查会议室设备（投影仪、音响、空调等）是否正常运行，保证桌椅、白板、文具等物品齐全。

若设备故障，需及时维修或更换会议室，提前通知申请人并说明情况。

使用确认

会议当天，申请人提前30分钟到达会议室，再次检查设备及物品准备情况。

行政部安排专人（或前台）在会议期间进行1次巡查，保证会议室正常使用，如遇问题及时协助解决。

清洁整理

会议结束后，申请人需清理会议室垃圾，将桌椅恢复原位，关闭设备（投影仪、空调、灯光）。

行政部每日下班前检查会议室使用情况，保证整洁有序，设备完好。

表单模板

表5：会议室预订申请单

申请部门

申请人

联系方式

会议名称

会议时间

会议人数

所需设备

特殊需求

预订状态

销售部

*经理

1379012

季度总结会

2023-10-0514:00-16:00

20人

投影仪、麦克风