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财务报销申请标准化审批流程表

一、适用业务场景

本流程适用于公司员工因履行工作职责产生的各项费用报销，包括但不限于：

因公出差产生的交通、住宿、餐饮费用；

日常办公采购（如文具、设备耗材等）支出；

业务招待（如客户接待）相关费用；

其他经公司认定的因公支出。

凡符合上述场景的员工，均需按本流程提交报销申请，保证费用支出的合规性、可追溯性。

二、审批流程操作步骤

步骤1：费用发生与单据准备

操作主体：报销申请人（*）

具体内容：

费用发生后，及时收集合规支出凭证（如消费明细、付款记录等），保证凭证清晰、信息完整（含金额、日期、消费事由等）；

按公司要求填写《标准化报销申请表》（见模板表格），准确填写报销项目、金额、用途及对应预算科目；

对报销事项的合理性、真实性负责，保证费用与工作职责直接相关。

步骤2：部门初步审核

操作主体：申请人所在部门负责人（*）

具体内容：

接收员工提交的报销申请表及相关凭证，检查费用是否符合部门年度预算；

核对报销事由的真实性、合理性，确认费用支出与部门业务需求一致；

审核通过后，在部门审核栏签字确认；若存在疑问或不符合规定的，退回申请人补充说明或修改。

步骤3：财务合规性复核

操作主体：财务部门专员（*）

具体内容：

接收部门审核通过的报销材料，重点检查凭证的合规性（如抬头、金额、签章等要素是否完整）、报销金额的计算准确性；

核对报销项目是否符合公司费用管理规定（如差旅标准、招待限额等）；

复核通过后，在财务复核栏签字；若发觉违规或缺失材料，注明原因并退回申请人或部门负责人。

步骤4：分级审批决策

操作主体：根据报销金额确定审批人

金额在[具体金额区间，如5000元以下]：由财务负责人（*）审批；

金额在[具体金额区间，如5000-20000元]：由分管副总经理（*）审批；

金额在[具体金额区间，如20000元以上]：由总经理（*）审批。

具体内容：

审批人根据复核意见及费用性质，从公司整体利益出发，判断报销事项的必要性及合理性；

审批通过后，在对应审批栏签字；若未通过，注明退回理由并反馈至申请人。

步骤5：报销款支付与归档

操作主体：财务部门出纳（）、档案管理员（）

具体内容：

审批流程全部完成后，出纳根据审批通过的报销表，在[约定时限，如3个工作日]内通过银行转账或备用金方式向申请人支付报销款；

档案管理员将报销申请表、原始凭证等材料整理归档，保存期限不少于[公司规定年限，如5年]，以备后续查阅。

三、标准化报销申请表单

项目

填写说明

示例

申请编号

由财务部门按年度统一编制，格式：年份+流水号（如2024001）

2024001

申请人信息

填写姓名、所属部门、工号、联系方式

姓名*；部门：行政部；工号：0101

报销事由

简明说明费用发生的原因及业务背景

2024年3月上海出差参会交通费

预算科目

按公司财务预算制度填写对应科目代码或名称

差旅费-交通费

费用明细

分项列示：费用项目、发生日期、金额、消费说明（如高铁票、住宿发票等）

项目：高铁票；日期：2024-03-15；金额：350元；说明：北京-南高铁

报销总金额

大写+小写金额，保证一致

人民币叁仟伍佰元整（￥3500.00）

附件清单

列示所附原始凭证名称及数量（如发票X张、行程单Y份）

增值税发票1张，行程单1份

申请人签字

亲笔签字确认

*

部门审核意见

部门负责人签字，注明“同意”或“退回”，并签字/日期

同意；签字*；日期：2024-03-20

财务复核意见

财务专员签字，注明“合规”或“不合规”，并签字/日期

合规；签字*；日期：2024-03-21

审批意见

按金额分级填写审批人意见及签字/日期

同意；签字*（分管副总）；日期：2024-03-22

财务支付确认

出纳签字确认支付，并注明支付日期

已支付；签字*；日期：2024-03-25

四、关键注意事项

时效性要求：费用应在发生后[公司规定时限，如15个工作日]内提交报销申请，逾期未申请需提交书面说明并经分管领导特批。

材料完整性：报销时须提供与费用对应的原始凭证（如消费记录、付款凭证等），复印件或电子凭证需经财务部门确认有效性。

填写准确性：报销表内容需真实、清晰，不得涂改；若填写错误需重新提交，原作废表单需注明“作废”并保留备查。

合规性原则：严禁报销与工作无关的个人消费，超标准费用需由申请人自行承担（除非事前获批）；虚构事由、虚报金额等行为将按公司规定处理。

特殊情况处理：如遇紧急业务需垫付大额费用，应提前向部门负责人及财务部门报备，审批通过后方可支出，事后按流程补办报销。

信息保密：报销材料涉及公司业务信息的，申请人及审批人需妥善保管，不得泄露给无关人员。