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会议管理策划及执行模板

一、适用范围与典型场景

二、会议全流程操作指南

（一）会前策划：精准筹备，奠定基础

步骤1：明确会议核心目标

召集人需清晰定义会议目的（如“确定Q3项目执行方案”“解决部门协作瓶颈”），并保证目标具体、可衡量（避免“讨论问题”等模糊表述）。

示例：若目标为“确定Q3项目执行方案”，则需明确“输出方案初稿、明确责任分工、设定关键节点”。

步骤2：确定参会人员与分工

根据目标筛选必要参会者：决策层（需拍板人员）、执行层（负责具体落地）、相关方（受影响的部门/人员），避免无关人员参会。

明确会议角色：主持人（控场、推进议程）、记录人（整理纪要、跟踪行动项）、主讲人（汇报特定内容）。

示例：Q3项目启动会需邀请总监（决策）、经理（执行负责人）、各模块主管（执行层）、财务部代表（相关方），主持人由总监担任，记录人为助理。

步骤3：制定详细会议议程

议程需包含环节顺序、每项内容、负责人、预计时长，并按重要性排序（先讨论核心议题，再处理次要事项）。

示例议程：

开场与目标说明（主持人，5分钟）

Q2项目复盘（*经理，15分钟）

Q3方案初稿汇报（*主管，20分钟）

跨部门资源协调讨论（全员，25分钟）

决议与行动项确认（主持人，10分钟）

总结（主持人，5分钟）

步骤4：准备会议物料与场地

物料准备：议程表、PPT演示稿、相关数据报表、签到表、会议纪要模板、笔、纸、投影仪、麦克风等设备（提前调试）。

场地安排：明确会议时间（避开工作高峰期，如周一上午或周五下午）、地点（会议室容量、线上会议需测试腾讯会议/Zoom等工具）、茶歇（如会议超1.5小时）。

提前通知：至少提前2个工作日发送会议邀请（包含目标、议程、时间、地点、需提前阅读的材料），通过企业/邮件同步。

（二）会中执行：聚焦目标，高效推进

步骤1：开场与暖场（5分钟内）

主持人准时开场，确认参会人员到齐情况（迟到者需说明原因），重申会议目标与议程，强调时间纪律（如“每环节超时将提醒，保证按计划结束”）。

简短破冰（可选，如“每人用1句话分享对本次会议的期待”），快速进入状态。

步骤2：按议程推进讨论

主讲人需提前准备材料，汇报时逻辑清晰（结论先行，再讲依据），控制时长。

主持人需控场：避免讨论偏离主题（如“这个话题与本次目标无关，可会后单独沟通”），鼓励全员发言（点名沉默者：“*主管，你对此有什么建议？”），及时总结分歧点（如“目前大家对A方案有2个争议点，一是成本，二是周期，我们先聚焦成本讨论”）。

记录人同步记录：关键讨论要点、不同意见、初步共识（需标注“待确认”）。

步骤3：聚焦决策与行动项

议题讨论结束后，主持人需明确决议（如“Q3方案采用A版，*经理负责3日内补充细节”），并拆解行动项：明确任务描述、负责人、计划完成时间、验收标准（避免“尽快”“跟进”等模糊表述）。

示例行动项：

任务：完善Q3项目资源需求表

负责人：*主管

完成时间：2024年X月X日

验收标准：包含人力、预算、设备清单，经*总监审核通过

步骤4：会议总结与收尾（5分钟内）

主持人简要回顾会议成果（已达成共识的决议、需跟进的行动项），明确下次会议时间（如“下次跟进会定于X月X日，检查行动项完成情况”），感谢参会人员。

（三）会后跟进：闭环管理，保证落地

步骤1：整理与分发会议纪要

会议结束后24小时内，记录人整理纪要，内容需包含：会议基本信息（时间、地点、参会人）、目标、议程回顾、关键讨论要点、决议事项、行动项（负责人、时间、验收标准）、下次会议安排。

纪需经主持人审核无误后，在1个工作日内分发至所有参会者及相关人员（抄送上级领导），并要求确认收到（如“请各位确认是否收到会议纪要，如有异议请在2小时内反馈”）。

步骤2：跟踪行动项执行

记录人建立行动项跟踪表（见模板表格），每周更新进度，提前1天提醒负责人截止日期（如“*主管，明天是Q3方案细节提交截止日，请及时完成”）。

对逾期未完成的行动项，记录人需与负责人沟通原因（如“是否遇到资源瓶颈？需协调哪些支持？”），并及时向主持人反馈。

步骤3：资料归档

会议结束后3个工作日内，将会议纪要、签到表、演示稿、相关报表等资料整理归档（按“年份-月份-会议名称”分类存储），便于后续查阅（如项目复盘、审计追溯）。

三、核心模板表格

表1：会议基本信息表

会议名称

Q3项目启动会

会议编号

XM-2024-Q3-001

时间

2024年X月X日14:00-16:00

地点

公司3楼会议室A

形式

线下+线上（腾讯会议：X）

主持人

*总监

记录人

*助理

参会人员

总监、经理、各模块主管、财务部代表共12人

会议主题

确定Q3项目执行方案与资源分工

预期目标

输出方案初稿、明确责任分工、设定关键节点

会议时长

120分钟

需提前阅读

Q2项目