供应链采购与供应商管理流程工具.docVIP

供应链采购与供应商管理流程工具

一、工具概述

本工具旨在规范企业供应链采购与供应商管理全流程，通过标准化操作步骤、配套表格及关键控制点，帮助采购部门实现需求精准对接、供应商高效筛选、过程动态监控及绩效持续优化，最终降低采购成本、保障供应稳定性、提升供应链整体效能。适用于制造、零售、服务等行业的企业采购部门、供应链管理团队及相关业务协作人员。

二、工具适用场景与价值

（一）新供应商准入管理

当企业需要开发新的原材料/服务供应商时（如新产品上线、现有供应商产能不足、战略合作需求等），通过本工具可系统化完成供应商资质审核、现场评估、样品测试等环节，保证引入的供应商符合质量、交付、成本及合规要求，从源头控制供应链风险。

（二）现有供应商绩效优化

针对已合作供应商，通过定期的绩效评价（如年度/半年度评估），结合质量数据、交付准时率、成本竞争力等指标，识别优势供应商与待改进供应商，制定针对性提升计划，推动供应商与企业共同成长，实现“双赢”。

（三）采购需求全流程管控

从需求部门提出采购申请到最终物料入库验收，通过工具中的订单跟踪表、进度反馈机制，可实时掌握采购订单执行状态，解决需求模糊、交付延迟、信息不对称等问题，保证采购活动高效响应业务需求。

（四）供应商关系与风险预警

通过供应商信息动态更新、风险定期排查（如财务状况、行业政策、产能波动等），建立供应商风险预警机制，提前识别潜在断供、质量等风险，并制定应急方案，保障供应链连续性。

三、供应链采购与供应商管理全流程操作步骤

（一）阶段一：采购需求提出与审批

目标：明确采购需求，保证需求合理、预算可控。

操作步骤：

需求发起：需求部门（如生产部、研发部、行政部）根据业务计划，填写《采购需求申请表》，注明物料/服务名称、规格型号、数量、技术要求、期望交付日期、预算金额等信息，部门负责人（*经理）签字确认。

需求审核：采购部门收到申请后，重点审核需求的必要性（如是否为重复采购、是否有替代方案）、技术参数的完整性、预算与历史采购价格的匹配性，必要时与技术部门协同审核技术可行性，审核通过后提交财务部门复核预算。

审批生效：根据企业权限管理制度，由采购总监（总）、财务总监（总）或总经理（*总）完成最终审批，审批通过后《采购任务单》，正式进入采购执行阶段。

（二）阶段二：供应商寻源与筛选

目标：挖掘潜在优质供应商，建立合格供应商池。

操作步骤：

寻源渠道：根据采购品类特点，通过多渠道收集供应商信息，包括：

内部推荐：企业现有合作供应商推荐（需签署《供应商推荐承诺书》，保证信息真实）；

公开招标：通过行业平台、招标网发布招标公告（涉及金额较大的采购需采用公开招标）；

行业调研：参加行业展会、咨询专业机构，获取头部供应商信息；

主动开发：采购专员（*专员）通过市场调研主动联系潜在供应商。

资质初审：对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除不具备基本资质的供应商，重点核查：

营业执照、生产许可证、相关行业认证（如ISO9001、IATF16949等）；

生产/经营规模（如产能、设备、技术人员数量）；

财务状况（近3年财务报表、银行资信证明）；

历史合作记录（如有，需调取过往合作评价）。

供应商登记：通过初审的供应商需填写《供应商基本信息登记表》，采购部门建立《供应商名册》并动态更新。

（三）阶段三：供应商评估与选定

目标：通过多维度评估，选定最优合作供应商。

操作步骤：

制定评估标准：根据采购品类优先级，确定评估维度及权重（如质量占比30%、交付占比25%、成本占比20%、服务占比15%、社会责任占比10%），明确各维度评分细则（如质量指标包括样品合格率、来料批次合格率）。

现场考察/样品测试：对重点供应商（如战略供应商、高价值物料供应商）进行现场考察，核实生产环境、工艺流程、质量控制体系；对非标物料或新供应商要求提供样品，由质量部门（*主管）组织测试并出具《样品测试报告》。

综合评分与谈判：成立供应商评估小组（由采购、技术、质量、财务人员组成），根据《供应商现场考察评估表》《样品测试报告》《资质审核记录》等进行打分，总分≥80分为合格供应商；对合格供应商，由采购部门牵头进行商务谈判（价格、付款方式、交付周期、违约责任等），形成《谈判记录》。

供应商选定与备案：结合评分结果与谈判条件，选定最终供应商，报采购总监审批后录入《合格供应商清单》，并通知供应商签订《采购框架协议》。

（四）阶段四：采购订单执行与跟踪

目标：保证订单按时、按质、按量交付。

操作步骤：

订单下达：采购专员根据《采购任务单》和《采购框架协议》，在ERP系统中创建《采购订单》（PO），明确物料信息、价格、数量、交付地址、验收标准等，经采购经理（*经理）审核后发送给供应商，并要求供应商在2个工作日内书面确认。

进度跟踪：采购专员通过ERP系统跟