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采购合同管理审查标准化流程表
一、应用范围与适用场景
本流程表适用于企业各类采购合同的审查管理，涵盖原材料采购、设备采购、服务外包、工程采购等场景，适用于采购部门、法务部门、财务部门、业务部门及相关审批人员。无论是常规采购还是紧急采购，均需通过标准化流程保证合同内容的合规性、风险可控性及经济合理性，避免因条款疏漏导致的法律纠纷或经济损失。
二、标准化审查操作流程
（一）需求发起与合同起草
责任部门：业务需求部门、采购部门
操作内容：
业务需求部门根据采购需求（如物料规格、数量、交付时间等），填写《采购申请表》，经部门负责人*审批后提交至采购部门。
采购部门根据approved采购申请，与供应商接洽并初步谈判，确定合同核心条款（如价格、交付方式、付款条件、违约责任等）。
采购部门依据谈判结果，使用企业标准合同模板起草合同文本，保证包含必备条款：合同主体信息、标的描述、数量质量、价款支付、履行期限、违约责任、争议解决方式等。
输出成果：《采购申请表》（含审批签字）、合同初稿
（二）部门内部初步审查
责任部门：采购部门
操作内容：
采购专员对照《采购申请表》核对合同内容与采购需求的一致性，重点检查标的物信息（名称、型号、规格、数量）、价格条款（是否含税、单价总价）、交付条款（时间、地点、方式）是否准确。
采购经理审核合同流程的合规性（如是否经过比价/招标、供应商资质是否齐全），对明显不合理条款（如付款周期过长、违约责任不对等）提出修改意见，反馈至采购专员与供应商沟通调整。
输出成果：采购部门《合同内部审查表》（含审查意见及修改记录）
（三）多部门专项审查
责任部门：法务部门、财务部门、技术部门（如涉及）
操作内容：
法务审查：法务专员重点审核合同法律条款的合规性与严谨性，包括：
主体资格（供应商营业执照、授权委托书是否有效，是否超越经营范围）；
权利义务条款（是否明确双方责任，避免模糊表述如“尽快”“合理”）；
违约责任（是否对等，赔偿范围是否清晰）；
争议解决方式（约定管辖法院是否明确，是否排除仲裁等）。
对法律风险点（如“霸王条款”、免责条款无效情形）提出书面修改建议，反馈至采购部门。
财务审查：财务专员重点审核合同财务相关条款：
价款构成（是否包含运费、保险费等附加费用，税率是否正确）；
付款条件（是否符合企业财务制度，如预付款比例、进度款节点、质保金留存比例）；
发票要求（明确发票类型、开具时间及交付条件）；
资金支付计划（是否与企业现金流匹配，避免垫资风险）。
技术审查（如涉及设备/服务采购）：技术部门审核标的物技术参数、质量标准、验收标准是否符合企业生产或项目需求，明确验收流程、测试方法及质保期限。
输出成果：法务、财务、技术部门《专项审查意见表》（含具体条款修改建议）
（四）综合评审与条款确认
责任部门：采购部门、法务部门、财务部门、业务部门
操作内容：
采购部门汇总各部门审查意见，组织召开合同评审会（必要时邀请高层管理人员*参与），针对争议条款（如价格调整机制、违约赔偿金额）进行协商，达成一致意见。
采购专员根据评审结果，与供应商沟通确认最终合同条款，形成合同终稿，保证所有修改意见已落实，无遗留争议点。
输出成果：合同终稿（含各部门评审会签字记录）
（五）审批签署与用印管理
责任部门：采购部门、行政部、法务部门
操作内容：
采购部门将合同终稿及全套审查资料（含申请表、审查表、评审记录）提交至企业授权审批人*（如分管副总、总经理）签署，明确审批权限（根据合同金额划分，如10万以下由部门总监审批，10万以上由总经理审批）。
审批通过后，由行政部统一加盖企业合同专用章，保证用印登记完整（记录合同编号、用印日期、用印人、份数）。
采购部门将签署完成的合同正本至少一式两份（采购部门、供应商各执一份），复印件抄送财务部、法务部存档。
输出成果：签署盖章的合同正本、用印登记表、合同分发记录
（六）履行跟踪与归档管理
责任部门：采购部门、业务部门、财务部门
操作内容：
合同签署后，采购部门建立《合同履行台账》，跟踪供应商交付进度、产品质量、验收情况及付款节点，及时协调履行过程中的问题（如延迟交付、质量异议）。
业务部门在收到标的物后，按合同约定组织验收，出具《验收报告》并反馈至采购部门及财务部门。
财务部门根据验收报告及合同付款条款，安排资金支付，保证付款流程与合同约定一致。
合同履行完毕（含质保期到期）后，采购部门整理全套合同资料（申请表、审查表、合同文本、验收报告、付款凭证等），按年度编号归档，保存期限不少于合同履行结束后5年。
输出成果：《合同履行台账》、《验收报告》、合同归档档案
三、采购合同审查记录表模板
合同基本信息
合同编号
CG-[年份]-[序号]（如CG-2024-001）
合同名称
（如“原材料采购合同”“
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