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档案资料管理制度

为规范本单位档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，提高档案资料利用率，根据国家有关法律法规和本单位的实际情况，制定本制度。

一、总则

第一条档案资料是指本单位在各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。包括但不限于各类文件、会议记录、报告、计划、总结、统计报表、照片、录音、录像等。

第二条档案资料管理应当遵循统一领导、分级负责、全面收集、科学管理、安全保密、有效利用的原则。

第三条本单位各部门、各岗位应当明确档案资料管理责任人，负责本部门、本岗位档案资料的形成、收集、整理、归档、保管、利用和移交等工作。

第四条档案资料管理应当纳入本单位年度工作计划和目标考核体系，定期对档案资料管理工作进行检查和评估。

二、档案资料的形成与收集

第五条各部门、各岗位在履行职责过程中形成的档案资料，应当及时、完整、准确地进行记录和整理，不得伪造、篡改、损毁或者擅自销毁。

第六条档案资料的形成应当符合下列要求：

（一）文件标题应当明确、简洁、准确地反映文件内容；

（二）文件内容应当真实、完整、规范，语言文字应当准确、流畅；

（三）文件格式应当符合国家有关规定和本单位的要求；

（四）文件签发应当符合审批权限和程序，签字盖章应当齐全、规范。

第七条档案资料的收集应当遵循下列原则：

（一）全面收集。收集范围应当包括本单位各项活动的全部档案资料，不得遗漏；

（二）及时收集。档案资料应当及时收集，不得拖延；

（三）重点收集。对具有重大历史价值、现实意义和利用价值的档案资料，应当重点收集；

（四）分类收集。按照档案资料的种类、形成时间、保管期限等进行分类收集。

三、档案资料的整理与归档

第八条档案资料的整理应当遵循下列要求：

（一）分类。按照档案资料的种类、形成时间、保管期限等进行分类；

（二）排序。同类档案资料按照形成时间或者重要程度进行排序；

（三）编号。对每份档案资料进行编号，编号应当具有唯一性；

（四）装订。档案资料应当按照编号顺序进行装订，装订应当牢固、整齐；

（五）编目。对每份档案资料进行编目，编目内容应当包括档案名称、编号、形成时间、保管期限、责任单位、备注等。

第九条档案资料的归档应当遵循下列要求：

（一）及时归档。档案资料应当及时归档，不得拖延；

（二）完整归档。档案资料应当完整归档，不得遗漏；

（三）准确归档。档案资料应当准确归档，不得错误；

（四）安全归档。档案资料应当安全归档，不得丢失、损坏或者泄密。

第十条档案资料的归档流程如下：

（一）收集。各部门、各岗位按照档案资料收集的要求，及时收集档案资料；

（二）整理。各部门、各岗位对收集到的档案资料进行整理，按照档案资料整理的要求进行分类、排序、编号、装订和编目；

（三）移交。各部门、各岗位将整理好的档案资料移交本单位档案管理部门；

（四）验收。档案管理部门对移交的档案资料进行验收，验收合格后进行登记和入库。

四、档案资料的保管与安全

第十一条档案资料的保管应当遵循下列要求：

（一）库房。档案资料应当存放在专用库房，库房应当符合国家有关档案资料保管的要求；

（二）环境。档案资料保管环境应当干燥、通风、避光、防虫、防火、防潮、防尘；

（三）设备。档案资料保管应当使用专用设备，设备应当符合国家有关档案资料保管的要求；

（四）温湿度。档案资料保管环境的温度应当保持在14℃-24℃，湿度应当保持在45%-60%；

（五）消毒。档案资料保管应当定期进行消毒，防止档案资料受到病菌污染。

第十二条档案资料的安全应当遵循下列要求：

（一）保密。对具有保密性质的档案资料，应当采取保密措施，防止泄密；

（二）防盗。档案资料应当采取防盗措施，防止档案资料被盗；

（三）防火。档案资料应当采取防火措施，防止档案资料失火；

（四）防潮。档案资料应当采取防潮措施，防止档案资料受潮；

（五）防虫。档案资料应当采取防虫措施，防止档案资料受虫蛀。

第十三条档案资料的保管期限应当根据档案资料的重要程度和利用价值确定，一般分为永久、长期、短期三种。永久档案资料应当永久保管，长期档案资料保管期限为30年以上，短期档案资料保管期限为30年以下。

第十四条档案资料的保管期限届满后，应当按照国家有关规定进行鉴定，对无保存价值的档案资料，可以按照审批权限进行销毁；对有保存价值的档案资料，应当继续保管。

五、档案资料的利用与借阅

第十五条档案资料的利用应当遵循下列要求：

（一）服务。档案资料的利用应当为单位的各项工作提供服务；

（二）开放。对具有公开性质的档案资料，应当向单位内部人员开放；

（三）限制。对具有保密性质的档案资料，应当限制利用，不得擅自复制、传播；

（四）监督。档案资料的利用应当接受监督，防止档案资料被滥用。

第十六条档案资料的借阅应当遵循下列要求：

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