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业务合同审查与签署操作指南

一、指南概述与适用范围

本指南旨在规范企业业务合同的审查与签署全流程，保证合同内容合法合规、权责清晰，有效防范合同风险，保障企业合法权益。适用于企业各部门在开展采购、销售、服务、合作等业务活动中，对外合同的起草、内部审核、签署及归档管理环节，涉及业务部门、法务部门、财务部门及相关审批人员的操作规范。

二、业务合同审查与签署全流程操作步骤

（一）合同接收与初步登记

合同提交

业务部门根据业务需求，向法务部门提交合同草案（纸质版一式三份或电子版），并同步提供以下背景材料：

合作方基本信息（如营业执照复印件、法定代表人身份证明）；

业务洽谈纪要或合作意向书；

与合同相关的技术标准、验收要求等附件。

初步登记

法务部门收到合同后，填写《合同接收登记表》（模板见第四章），记录合同名称、编号、提交部门、合作方、金额、提交日期等基本信息，并出具《合同受理通知单》交业务部门。

（二）合同主体资格审查

审查目的：确认合作方是否具备签订及履行合同的法定资格，避免因主体不适格导致合同无效或无法履行。

审查要点：

企业法人：核查合作方营业执照（最新年检版本），确认其经营范围、经营期限是否与合同内容匹配；是否存在“吊销未注销”“被吊销营业执照”“经营异常”等异常状态（通过“国家企业信用信息公示系统”查询）。

分支机构/其他组织：若合作方为分支机构，需核查其总部的授权书，保证其有权独立签订合同；若为其他组织（如合伙企业），需核查其登记证书及授权文件。

授权代表：若合同由非法定代表人签署，需核查其《授权委托书》（模板见第四章附件），确认授权范围、权限及有效期，核对授权代表身份证明。

处理方式：

主体资格符合要求的，进入下一步条款审查；

存在主体瑕疵的，要求业务部门补充材料或更换合作方，必要时由法务部门出具《法律风险提示函》。

（三）合同条款全面审查

审查原则：合法合规、公平对等、权责清晰、可执行性强。

核心条款审查要点：

条款类型

审查内容

合同主体

各方名称、住所、法定代表人/授权代表信息是否与营业执照、授权委托书一致，避免简称歧义。

合同标的

标的名称、规格、型号、数量等描述是否清晰、准确，是否符合行业规范，避免模糊表述（如“相关产品”“approximately”）。

质量标准

明确质量验收标准（国家标准、行业标准或约定标准），约定检验期限、方法及质量异议处理流程。

价款/报酬

金额大小写是否一致，支付方式（转账、支票等）、支付节点（预付款、进度款、尾款比例及时间）、发票类型（增值税专用/普通发票）等是否明确，避免“暂定金额”“按市场价”等不确定表述。

履行期限/地点

履行开始/截止时间、地点（交货地、服务地）是否具体，是否涉及管辖权约定（如“履行地为甲方所在地”）。

权利义务

双方核心权利、义务是否对等，是否存在单方限制对方权利或加重对方责任的“霸王条款”。

违约责任

约定违约金计算方式或损失赔偿范围，是否过高（超过实际损失的30%）或过低（低于实际损失的损失），避免“违约责任按法律规定承担”等模糊条款。

争议解决

优先约定企业所在地有管辖权的人民法院诉讼管辖，或明确仲裁机构（如“仲裁委员会”），避免“由双方协商解决”（无强制执行力）。

保密条款

明保证密范围、保密期限、违约责任，涉密信息需单独列示（如技术资料、客户名单）。

合同生效/终止

生效条件（签字盖章后、附条件生效）、终止情形（履行完毕、协商解除、法定解除）及后续处理（如资料返还、清算条款）。

附件清单

列明所有附件名称及份数，确认附件内容与一致，避免“详见附件”但未提供附件的情况。

审查流程：

法务部门对条款进行逐项审查，填写《合同条款审查意见表》（模板见第四章），标注修改建议及风险点；

对涉及财务、技术等专业条款，需分别征求财务部门（如付款方式、税务）、技术部门（如质量标准、验收要求）意见，形成《跨部门会签意见单》；

业务部门根据审查意见修改合同草案，反馈法务部门复核，直至无重大法律风险。

（四）合同内部审批

审批流程

根据合同金额、类型及重要性，确定审批权限（示例）：

金额≤5万元：业务部门负责人→法务专员→财务经理；

5万元＜金额≤50万元：业务部门负责人→法务专员→财务经理→分管副总*；

金额＞50万元：业务部门负责人→法务专员→财务经理→分管副总→总经理。

审批材料

业务部门需提交以下材料供审批：

合同最终版（经法务、财务等部门审核通过）；

《合同审批流转表》（模板见第四章）；

合作方主体资格审查报告；

跨部门会签意见单（如涉及）；

业务背景说明（如市场调研报告、成本测算表）。

审批时限

各审批环节需在2个工作日内完成，紧急合同可缩短至1个工作日，逾期未反馈视为默认同意。

（五）合同签署与用印

签署准备

纸质合同：打印一式三份（或按合作方要求份数）