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合同审查与管理标准化模板

一、典型应用场景

本标准化模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理场景，具体包括：

日常经营合同管理：如采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等常规业务合同的审查与归档；

重大项目合同管控：如战略合作协议、投融资协议、建设工程合同等金额较大、条款复杂的专项合同；

合规性审查需求：涉及数据安全、知识产权、劳动用工等需符合法律法规及行业监管要求的合同；

跨部门协作场景：业务部门发起合同后，法务、财务、采购等部门协同审查与流程审批。

通过标准化模板，可统一合同审查标准、缩短审批周期、降低法律风险，实现合同管理的规范化与高效化。

二、标准化操作流程

（一）合同发起与资料准备

操作内容：

业务部门根据合作需求，确定合同类型（如采购、服务等），填写《合同立项申请表》（见模板1），明确合作方基本信息、合同标的、金额、履行期限等核心要素；

收集合作方主体资格证明材料，包括：营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如由代理人签署）、特殊行业资质许可证（如对方涉及需审批的业务）；

拟定合同初稿，可选用对应类型的标准化模板（见核心模板清单），根据合作细节调整条款，保证基础框架完整。

责任主体：业务部门经办人、部门负责人

输出成果：合同立项申请表、合作方资质材料、合同初稿

（二）前置业务审查

操作内容：

业务部门负责人*对合同初稿进行业务可行性审查，重点核对：

合同标的与实际需求是否一致；

数量、质量、技术标准等业务条款是否明确；

履行期限、交付方式是否符合项目计划；

财务部门*对合同中的付款方式、价格构成、税费承担等财务条款进行审查，保证符合公司财务制度，避免资金风险；

采购部门（如涉及采购）*对合作方的供应商资质、价格合理性、竞争性谈判结果等进行复核。

责任主体：业务部门、财务部门、采购部门（如涉及）

输出成果：业务审查意见表、财务审查意见表、采购审查意见表

（三）法务专项审查

操作内容：

法务部门（或外聘法律顾问）收到完整资料后，对合同进行合法性、合规性及完整性审查，重点关注：

主体资格：合作方是否具备签约主体资格，是否超越经营范围，是否存在被吊销执照、列入经营异常名录等情形；

条款合法性：是否存在违反法律、行政法规的强制性规定，如“霸王条款”、约定无效的免责事由等；

权利义务对等：双方权利义务是否明确，违约责任是否合理，是否存在单方面加重己方责任的条款；

争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）、管辖法院/仲裁机构约定是否明确有效；

法务部门出具《法务审查意见书》，对存在问题的条款提出修改建议，明确“必须修改”“建议修改”“可不修改”等意见。

责任主体：法务部门、外聘法律顾问

输出成果：法务审查意见书

（四）风险评估与审批

操作内容：

业务部门汇总各部门审查意见，修改合同初稿后，提交至公司合同审批机构（如总经理办公会、分管领导*）；

审批机构根据合同金额、重要程度及风险评估结果，进行分级审批：

一般合同（金额≤10万元）：由分管领导*审批；

重大合同（金额＞10万元或涉及核心业务）：需提交总经理办公会集体审议，必要时邀请外部法律专家*参与论证；

审批通过后，形成《合同审批表》（见模板2），明确审批意见及生效条件。

责任主体：业务部门、合同审批机构、分管领导*

输出成果：合同审批表、最终版合同文本

（五）合同签署与用印

操作内容：

业务部门根据审批通过的最终版合同，与合作方协商签署方式（纸质签署/电子签署）；

纸质合同需由双方法定代表人或授权代理人签字并加盖公章/合同专用章，保证签字与预留印鉴一致；

用印前，由行政部门*核对合同文本与审批表是否一致，检查用印登记手续是否完备，无误后加盖公章；

合同签署后，业务部门及时将合同原件分送至法务部门、财务部门、档案管理部门留存。

责任主体：业务部门、行政部门*、法务部门、财务部门

输出成果：签署生效的合同文本（原件+复印件）

（六）履行跟踪与归档

操作内容：

业务部门负责合同履行过程中的跟踪管理，定期记录履行进度（如交付情况、付款节点），对可能出现的违约风险及时上报；

合同履行完毕或终止后，业务部门整理合同履行过程中的相关材料（如验收报告、付款凭证、往来函件等），与合同文本一并归档；

档案管理部门*按照《合同档案管理规范》进行分类、编号、保管，保证合同档案的完整性与可追溯性，保管期限一般为合同履行完毕后10年。

责任主体：业务部门、档案管理部门*

输出成果：合同履行记录、合同档案（电子+纸质）

三、核心模板清单

模板名称

适用范围

核心条款要素

版本号

备注

采购合同模板

物资/服务采购

双方信息、采购标的、数量与质量、价格与付款、交付与验收、违约责任、争议解决

V2.0

可根据采购品类（如原材料、服务）调整

销售合同模板

产品/服务销售

双