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部门协作及任务交接标准化模板

一、适用场景：明确协作与交接的关键时刻

本模板适用于以下典型场景，帮助团队规范跨部门协作流程、保障任务交接完整性，降低因信息不对称导致的工作延误或疏漏：

跨部门项目协作：如市场部与产品部联合推进新品上市、技术部与运营部配合系统上线等，需明确双方职责、任务节点及交付标准。

人员岗位变动：员工调岗、离职或休假时，其负责的日常工作、专项任务需移交给接任同事，保证业务连续性。

阶段性任务交接：如季度总结后的工作复盘、临时项目组解散后的成果移交，需清晰传递任务进度、风险及后续跟进方向。

紧急任务协同：面对突发需求（如客诉处理、系统故障修复），需快速明确牵头部门、配合部门及信息同步机制，避免职责交叉或遗漏。

二、标准化操作流程：五步完成高效协作与交接

步骤一：启动协作/交接前准备——明确事项与责任人

发起方（如移交人、牵头部门）需提前梳理：

协作/交接的核心任务名称、目标及预期成果；

涉及的部门、岗位及具体责任人（避免“多人负责”变“无人负责”）；

任务时间节点（截止日期、关键里程碑）；

所需资源（如数据权限、工具账号、预算支持）及潜在风险。

接收方（如接任人、配合部门）需确认：自身是否有能力承接任务、是否需要额外支持，并在1个工作日内反馈确认意见。

步骤二：梳理任务背景与当前进度——保证信息透明

发起方需通过文档或会议，向接收方同步以下信息：

任务背景：为何开展此任务（如客户需求、战略规划）、过往决策依据；

当前进度：已完成工作（附交付物清单，如方案初稿、数据报表）、进行中工作（明确阶段性成果）；

关键依赖：需其他部门/人员配合的事项（如技术部需提供接口文档、设计部需输出视觉稿）；

问题与风险：已遇到的障碍（如资源不足、流程卡点）及应对预案。

接收方需记录疑问点，发起方需当场解答或明确反馈时限（不超过2个工作日）。

步骤三：填写标准化交接/协作表——固化关键信息

双方根据模板（见第三部分）逐项填写内容，保证信息完整、准确：

基本信息：任务名称、编号、涉及部门、责任人、时间节点等；

交接/协作内容：具体任务清单、交付标准、负责人；

待办事项：未完成的任务、需跟进的问题、责任人及截止时间；

资源清单：账号权限、文件、联系人列表等；

确认签字：双方签字确认，电子档同步抄送部门负责人及存档人。

步骤四：双方确认与签字——明确权责边界

填写完成后，发起方与接收方需共同核对表格内容，重点检查：

任务描述是否清晰、无歧义；

责任人、时间节点是否明确；

资源权限是否已同步到位；

风险及应对措施是否完备。

确认无误后，双方在“交接/协作确认”栏签字（电子档可使用企业签名工具），并抄送部门负责人备案。

步骤五：交接后跟进与复盘——保障落地闭环

短期跟进（1周内）：接收方需每日/每2天向发起方同步任务进展，发起方需及时响应问题（如资源协调、流程优化）；

中期复盘（1个月内）：任务关键节点或完成后，双方需召开复盘会，总结协作/交接中的经验（如信息同步效率、风险预判准确性）及待改进点；

长期优化：部门负责人需定期回顾协作/交接记录，针对高频问题（如信息遗漏、职责不清）优化模板或流程。

三、核心模板：部门协作与任务交接表（含填写示例）

部门协作及任务交接表

一、基本信息

项目

内容

任务名称

2024年Q3用户增长专项活动推进

任务编号

MARKETING-2024-Q3-001

涉及部门

市场部（发起）、技术部、运营部、客服部

主要责任人

市场部经理（牵头）、技术部工程师、运营部专员、客服部主管

计划启动时间

2024-07-01

计划完成时间

2024-09-30

交接/协作类型

□跨部门协作■人员变动交接（*离职/调岗/休假）

二、任务背景与目标

项目

内容

背景

为提升Q3用户活跃度，市场部策划“老带新”裂变活动，需技术部支持系统开发、运营部配合活动执行、客服部处理用户咨询。

目标

新增用户10万，用户活跃度提升15%，客诉率控制在5%以内。

三、交接/协作内容清单

子任务名称

负责部门/人

当前进度

交付物/标准

截止时间

依赖事项

活动方案策划

市场部*经理

已完成终稿

《2024Q3用户增长活动方案（V3.0）》

2024-06-30

无

裂变系统开发

技术部*工程师

需求评审中

系统功能清单、开发排期表

2024-07-15

市场部提供活动规则文档

活动页面设计

运营部*专员

待启动

主页banner、活动页UI稿（Figma）

2024-07-10

技术部提供接口规范

用户咨询话术培训

客服部*主管

已完成初稿

《活动常见问题解答手册（V1.0）》

2024-07-20

市场部提供活动细则

四、待办事项与风险

待办事项

责任人

优先级

截止时间

状态（□未启动□进行中■已完成）

确认裂变系统开发资源

技术部*