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文档格式统一编辑与排版模板

一、适用业务场景

企业内部文件：管理制度、流程规范、会议纪要、年度报告等；

对外商务材料：合作合同、投标方案、产品说明书、服务协议等；

项目交付文档：项目计划书、验收报告、技术文档、用户手册等；

学术与汇报材料：研究报告、毕业论文、工作总结、PPT配套文档等。

通过统一格式规范，可提升文档专业度、阅读体验及协作效率，避免因格式混乱导致的沟通成本增加或信息传递偏差。

二、标准化操作流程

（一）前期准备阶段

明确需求与规范

根据文档用途（如内部存档、对外提交、印刷出版等），确认格式要求（如页边距、字体、页眉页脚等）；

若有企业/团队既定模板，优先使用既定模板；若无，参照本模板基础规范执行。

素材整理与分类

收集文档内容素材（文字、图片、表格等），按逻辑顺序分类整理（如按章节、模块）；

对图片、图表等素材进行预处理（如调整分辨率、统一命名规则），保证清晰度与规范性。

模板初始化

新建文档时，基于本模板创建空白文档，或直接导入模板文件；

检查模板默认格式（如字体、行距、页码等）是否符合当前需求，如有调整需记录修改内容。

（二）基础格式设置

页面布局

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（标准A4纸设置）；

页面方向：默认纵向，特殊情况（如宽表格）可调整为横向，需单独注明；

页眉页脚：页眉默认1.5cm（居中显示文档名称或章节标题），页脚默认1.75cm（居中显示页码）。

字体与字号

一级标题（如“第一章”）黑体三号加粗，二级标题（如“1.1”）楷体GB2312四号加粗，三级标题（如“1.1.1”）宋体小四加粗；

宋体小四，英文和数字使用TimesNewRoman字体；

注释/说明：楷体GB2312五号，行距固定值16磅。

段落格式

行距：1.5倍行距，标题段前段后各0.5行，注释单倍行距；

缩进：首行缩进2字符，标题及列表项不缩进；

对齐：标题居中对齐，两端对齐，表格内容默认居中对齐（特殊要求除外）。

（三）内容排版规范

标题层级结构

严格遵循“章→节→条→款”层级，编号格式统一（如“一、”“（一）”“1.”“（1）”），避免层级混乱或跳级；

标题文字简洁明确，避免使用标点符号（除标题末尾的“：”外），长度控制在2行以内。

图文与表格排版

图片：插入文档后，设置为“嵌入型”环绕方式，下方标注图号（如图1-1）和图名（宋体五号，居中），如“图1-1系统架构图”；

表格：使用三线表（无竖线、无左右框线，表头加粗），表号（如表2-1）和表名（宋体五号，居中）置于表格上方，内容跨页时需重复表头并标注“续表2-1”；

图表混排：先文字后图表，图表与间距控制在0.5行内，避免跨页断行（重要图表可调整页面位置保证完整性）。

页眉页脚与页码

页眉：首页默认不显示，从第二页开始，左侧显示文档类型（如“管理制度”），右侧显示章节标题（如“第一章总则”）；

页码：页码居中显示，格式为“-1-”（页码数字两侧各加一条短横线），封面、目录页不显示页码（单独用罗马数字编码）。

（四）校对与定稿阶段

格式检查

逐项核对字体、字号、行距、页边距等是否符合规范，重点检查标题层级是否连贯、图表编号是否连续；

使用Word“导航窗格”查看文档结构，保证标题样式应用正确（避免手动换行符导致的格式错乱）。

内容审核

检查文字表述是否准确、无错别字，数据及图表信息与描述一致；

确认文档完整性（如目录、页码、附件是否齐全），重要文档需由经理或主管审核签字。

版本归档

定稿后保存为“.docx”格式（便于后续修改），同时输出为“.pdf”格式（保证格式不丢失）；

文件命名规则：“文档类型-版本号-日期”（如“管理制度-V1.0），并备份至指定服务器或共享文件夹。

三、文档排版参数参考表

设置类别

具体项目

规范要求

备注说明

页面设置

页边距

上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm

特殊情况（如需装订）可适当增加左侧边距至3.5cm

页面方向

默认纵向，表格/图表宽度超过页面时调整为横向

横向页面需单独分节，避免影响纵向页面格式

字体格式

一级标题

黑体三号加粗，居中对齐

编号格式：“第一章”“第二章”等

二级标题

楷体GB2312四号加粗，左对齐

编号格式：“1.1”“1.2”等

宋体小四，TimesNewRoman（英文/数字）

段落首行缩进2字符，1.5倍行距

注释/引用

楷体GB2312五号，单倍行距

采用“[1]”上标格式，参考文献集中置于文末

段落格式

行距

1.5倍，标题段前段后0.5行，注释单倍

段间距通过“段前/段后”设置，避免手动空行

对齐方式

标题居中，两端对齐，表格内容默认居中

重要数据可右对齐（如金额、百分比）

表格规范

表格样式

三线