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用人单位“试用期”内的考核记录保存要求

引言

试用期是劳动关系中至关重要的阶段，既是用人单位考察劳动者是否符合岗位要求的“观察期”，也是劳动者适应工作环境、确认职业选择的“适应期”。在此期间，用人单位通常会通过考核记录对劳动者的工作能力、职业素养、岗位匹配度等进行全面评估。而考核记录的规范保存，不仅是用人单位履行法定义务、防范劳动争议的重要手段，更是保障劳动者合法权益、提升人力资源管理精细化水平的关键环节。本文将围绕试用期考核记录的保存要求，从法律依据、具体规范、常见问题及实践建议等维度展开详细论述，为用人单位提供可操作的参考指南。

一、试用期考核记录保存的法律基础

试用期考核记录的保存并非用人单位的“自主选择”，而是具有明确的法律依据。理解这些法律规定，是用人单位规范保存行为的前提。

（一）劳动法律法规的直接要求

我国《劳动合同法》虽未直接规定试用期考核记录的保存义务，但通过“举证责任”的分配间接提出了要求。根据相关司法解释，在劳动争议中，用人单位若以“不符合录用条件”为由解除试用期劳动合同，需对“录用条件明确”“考核程序合法”“考核结果客观”承担举证责任。而考核记录作为核心证据，其完整性、真实性直接影响举证效力。此外，《劳动争议调解仲裁法》规定，与争议事项有关的证据属于用人单位掌握管理的，用人单位应当提供；不提供的，应当承担不利后果。这意味着，若用人单位未妥善保存试用期考核记录，可能在争议中因无法举证而败诉。

（二）档案管理法规的延伸约束

试用期考核记录本质上属于用人单位人力资源管理档案的组成部分。《档案法》明确要求，机关、团体、企业事业单位和其他组织应按照规定保管档案，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。人力资源和社会保障部门发布的相关规范性文件进一步细化，要求用人单位建立职工档案管理制度，其中试用期考核记录作为反映职工入职初期表现的重要材料，需纳入档案管理范畴，与劳动合同、工资记录等共同构成完整的职工职业发展档案。

（三）个人信息保护的间接规范

试用期考核记录中通常包含劳动者的个人信息，如考勤数据、绩效评价、培训记录等。《个人信息保护法》规定，处理个人信息应当遵循合法、正当、必要和诚信原则，采取必要措施保障个人信息的安全。用人单位在保存考核记录时，需确保信息不被泄露、篡改或滥用，这对保存方式、存储环境等提出了更高要求。

二、试用期考核记录的具体保存要求

明确法律基础后，用人单位需从“保存什么”“保存多久”“如何保存”“如何管理”四个维度落实具体要求，确保考核记录的规范性和有效性。

（一）保存内容：全面覆盖关键信息

试用期考核记录的内容需完整反映考核全过程，避免因记录缺失导致证据链断裂。具体应包括以下几类材料：

录用条件与考核标准：试用期开始前，用人单位与劳动者约定的录用条件（如学历、技能、业绩指标等）需以书面形式留存，通常体现为劳动合同附件、岗位说明书或录用通知书。考核标准（如考核周期、评分规则、合格线等）也需明确记录，确保考核过程有章可循。

过程性记录：包括日常考勤记录（如打卡数据、请假审批单）、工作成果（如项目报告、任务完成情况表）、培训记录（如培训签到表、考核试卷）、上级主管的评价记录（如面谈记录表、周/月度考核表）等。这些记录需体现时间、地点、具体行为或成果，避免模糊表述（如“表现一般”应具体为“本周3次未按时完成日报，2次客户投诉响应超时”）。

结果性文件：试用期结束时的综合考核结论（如“合格”“不合格”）需由劳动者签字确认，若劳动者对结果有异议，其书面反馈意见也应一并保存。此外，若因考核不合格解除劳动合同，解除通知书及送达凭证（如签收单、邮件记录）需作为补充材料归档。

（二）保存期限：区分常规与特殊情形

试用期考核记录的保存期限需兼顾法律风险防范与管理成本控制。根据相关规定和实践经验，可分为以下两种情形：

常规保存期限：试用期结束后，若劳动者通过考核转为正式员工，其试用期考核记录应与其他职工档案一同保存至劳动关系终止后至少2年。这是因为《劳动合同法》规定，用人单位对已经解除或终止的劳动合同文本，至少保存2年备查；而考核记录作为劳动合同履行的重要依据，参照此期限更符合举证需求。

特殊延长情形：若试用期内或转正后发生劳动争议（如劳动者主张违法解除、未足额支付工资等），考核记录的保存期限需延长至争议解决且超过诉讼时效（通常为3年）。例如，劳动者在转正1年后提起仲裁，主张试用期内被违法解除，则用人单位需保存该考核记录至仲裁裁决生效且超过1年（即至少保存4年）。此外，若考核记录涉及商业秘密或劳动者敏感信息（如健康状况），可根据实际情况延长保存期限，但需在内部制度中明确规定。

（三）保存方式：兼顾安全与便捷

保存方式的选择需平衡安全性、可检索性和成本。实践中，用人单位可采用“双轨制”保存，即纸质文件与电子数据同步留存