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办公室常用财务报销流程说明

在日常办公中，规范的财务报销流程是保障公司资金安全、提高运营效率、明确经济责任的重要环节。无论是日常办公开销、差旅费用，还是项目相关支出，了解并遵循正确的报销流程，不仅能确保财务工作的顺畅进行，也能让每一位员工的报销事宜得到高效处理。本文将详细阐述办公室常用的财务报销流程，旨在为各位同事提供清晰的指引。

一、报销前的准备与规范

报销流程的顺利与否，很大程度上取决于前期准备工作的充分性和规范性。在发生费用支出前及支出过程中，需注意以下几点：

1.1了解公司报销政策

在进行任何费用支出前，员工应首先熟悉并理解公司最新的财务报销管理制度。这包括但不限于：可报销费用的范围（如差旅费、业务招待费、办公费、交通费等）、各类型费用的报销标准（如不同级别员工的住宿标准、交通方式限制、每日差旅补贴等）、禁止报销的项目、以及对原始凭证的具体要求等。如有疑问，应及时向财务部或直属上级咨询，避免因政策不清导致后续报销受阻。

1.2原始凭证的获取与规范

原始凭证是报销的核心依据，主要指发票，也包括一些特殊情况下的其他合法凭证。

*发票的获取：在发生费用支出时，务必向收款方索取合法有效的发票。发票抬头必须准确无误地填写公司全称及统一社会信用代码，不得使用简称或个人抬头（公司政策允许的特殊情况除外）。

*发票的基本要求：

*真实性：发票所记载的经济业务必须真实发生，内容与实际交易相符。

*合规性：发票须为税务部门认可的正规发票，套印全国统一发票监制章。电子发票与纸质发票具有同等法律效力，但需注意防范重复报销。

*完整性：发票各项要素需填写齐全，包括开票日期、商品或服务名称、规格型号（如适用）、单位、数量、单价、金额（大小写一致）、开票方名称、纳税人识别号、开票人、复核人等信息。

*规范性：发票须字迹清晰、无涂改、印章齐全（发票专用章）。

1.3辅助证明材料的准备

除原始发票外，某些特定类型的费用报销还需提供相应的辅助证明材料，以佐证费用发生的真实性与合理性。例如：

*差旅费：需附上经审批的《出差申请单》，明确出差事由、地点、时间、人数等；若涉及机票、火车票，应保留相应行程单或购票凭证；住宿费用需提供住宿明细清单。

*业务招待费：需注明招待对象、人数、事由，并尽可能提供相关的邀请函或会议纪要（如适用）。

*办公用品采购：若金额较大或批量采购，需提供采购申请单、办公用品验收单及详细的采购清单。

*会议费：需提供会议通知、参会人员名单、会议议程等。

*其他特殊费用：根据公司财务规定，可能需要提供合同复印件、付款申请等其他支持性文件。

二、报销单的填写与整理

当各项原始凭证收集齐全后，即可着手填写报销单。

2.1报销单的选择与获取

2.2报销单的规范填写

填写报销单时，应做到内容真实、数据准确、字迹清晰、要素完整。具体要求如下：

*填写信息完整：包括报销部门、报销日期、报销人姓名、联系方式等基本信息。

*费用明细清晰：详细填写每一笔费用的支出日期、费用类别（如交通费、住宿费、餐费等）、事由、金额。若为差旅费，需注明出差地点、起止日期。

*金额计算准确：各项费用金额需如实填写，大小写金额必须一致，不得涂改。合计金额应准确无误。

*附件张数齐全：如实填写所附原始凭证的张数。

2.3原始凭证的整理与粘贴

*分类整理：将原始凭证按照费用类别或时间顺序进行分类整理。

*规范粘贴：将整理好的原始凭证整齐地粘贴在《票据粘贴单》上（若公司有此要求）。粘贴时应注意：

*从右至左、从上至下，呈鱼鳞状依次粘贴，避免重叠。

*票据边缘应与粘贴单边缘对齐或略向内，防止脱落。

*较小的票据应先粘贴在空白纸张上，再附于粘贴单，避免遗失。

*确保粘贴牢固，翻阅时不易掉出。

*顺序排列：通常将报销单置于最上方，其后依次为费用说明、大额发票、小额发票及其他辅助证明材料。

三、报销单的审批流程

填写完整并粘贴好附件的报销单，需按照公司规定的审批权限和流程进行逐级审批。

3.1直接上级审批

报销人首先将报销单提交给直接上级进行审核。直接上级需对费用支出的真实性、必要性、合规性以及报销单填写的完整性进行初步审核。审核通过后，在报销单相应位置签字确认，并转交给下一审批环节。

3.2部门负责人审批（如适用）

根据费用金额大小或费用性质，可能需要部门负责人进行二次审批。部门负责人主要从部门预算控制、费用合理性等角度进行审核。

3.3其他相关部门审批（如适用）

对于某些特定费用，如涉及项目的支出，可能需要项目负责人审批；涉及业务招待费，可能需要更高级别领导审批。具体以公司规定为准。

3.4财务部门审核

经过各级业务领导审批后的报销