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房地产项目招采合同管理规范范本

第一章总则

1.1目的与依据

为规范房地产项目开发过程中的招标采购（以下简称“招采”）合同管理，明确各相关部门职责，防范合同风险，保障项目顺利实施，降低项目成本，提高经济效益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司所有房地产开发项目（包括但不限于住宅、商业、办公等）的各类工程、货物及服务的招采合同管理。凡涉及对外采购并形成权利义务关系的合同，均应遵守本规范。

1.3基本原则

招采合同管理应遵循以下原则：

1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须遵守国家法律法规及行业规范。

2.事前控制原则：注重合同签订前的策划、评审与风险评估，从源头控制合同风险。

3.权责对等原则：明确合同各方的权利与义务，确保权利与义务相对等，责任界定清晰。

4.效益优先原则：在保证质量、安全、工期的前提下，追求经济效益最大化，合理控制成本。

5.规范高效原则：合同管理流程应标准化、规范化，同时兼顾效率，保障项目进度。

1.4定义

1.招采合同：指公司为获取工程、货物或服务，与供应商（包括承包商、供应商、服务商等）签订的具有法律效力的书面协议。

2.供应商：指通过招标、询价、竞争性谈判等方式确定的，为公司提供工程、货物或服务的法人、其他组织或自然人。

3.合同管理：指对合同的策划、起草、评审、签订、履行、变更、解除、纠纷处理、归档等全过程的管理活动。

第二章合同签订前管理

2.1招采计划与需求对接

1.项目公司或相关业务部门应根据项目开发计划及工程进度要求，编制详细的招采计划，明确采购内容、数量、质量标准、供货周期/服务期限、预算金额等。

2.招采部门应与需求部门充分沟通，确保招采需求的准确性、完整性和合规性，并将招采计划纳入项目整体进度计划。

2.2供应商管理

1.建立和完善供应商信息库，对供应商进行分类管理和动态评估。

2.供应商的选择应遵循公平、公正、公开及择优录用的原则，对其商业信誉、履约能力、财务状况、类似项目业绩及生产能力等进行审慎评估。

3.对于重要或长期合作的供应商，可考虑建立战略合作伙伴关系。

2.3招标文件与合同文本准备

1.招采部门应根据招采需求及项目特点，组织编制或审核招标文件。招标文件应包含明确的技术标准、商务条款、评标办法及合同主要条款。

2.合同文本应优先采用国家或行业标准合同示范文本，或公司审定的标准合同文本。如无标准文本，应组织相关部门拟定合同草案。

3.合同文本应充分反映招标成果，准确、完整地约定合同双方的权利、义务和责任，特别是工程范围、质量标准、工期要求、价款支付、违约责任、争议解决方式等核心条款。

2.4招标过程管理

1.严格按照招采计划及审批权限组织招标活动，确保招标过程的公开、公平、公正。

2.对投标文件进行认真评审，评审过程应有详细记录，并形成评审报告。

3.中标单位确定后，应及时发出中标通知书，并在规定期限内与中标单位进行合同谈判。

2.5合同谈判

1.合同谈判应基于招标文件、中标人的投标文件及中标通知书的核心内容。

2.谈判前应明确谈判要点、底线及策略，由招采部门牵头，必要时邀请法务、工程、成本、财务等相关部门参与。

3.谈判过程中应注重关键条款的确认，对偏离招标实质性内容的谈判结果，需重新履行审批程序。

第三章合同签订管理

3.1合同评审

1.所有招采合同在正式签订前必须经过评审。评审流程包括业务部门初审、法务部门合规性审查、成本/财务部门经济性审查及公司领导审批。

2.业务部门初审：招采部门及相关使用部门对合同的技术条款、商务条款、履约能力等进行实质性审查。

3.法务部门审查：对合同的合法性、合规性、条款完整性、权利义务对等性、违约责任明确性及争议解决方式等进行法律专业审查。

4.成本/财务部门审查：对合同价格、付款方式、结算依据、税务条款等进行审查。

5.评审过程中发现的问题，应由招采部门组织相关方进行修改完善，直至通过评审。

3.2合同审批

1.合同评审通过后，应按照公司规定的审批权限和流程报请审批。

2.审批权限根据合同金额、重要程度等因素设定，不同层级的合同由相应级别领导审批。

3.审批过程中，审批人对合同内容有疑问或提出修改意见的，招采部门应予以解释或组织修改后重新报批。

3.3合同签署

1.合同经最终审批通过后，方可正式签署。

2.合同签署应使用公司法定名称，加盖公司合同专用章。法定代表人或其授权委托人签字。

3.对方当事人应提供有效的身份证明文件（如营业执照、授权委托书等），确保签约主体真实、有效。

4.合同文本原则上应一式多