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建设项目档案归档管理规范

一、总则

建设项目档案是项目在策划、决策、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及试运行等全过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。其真实、完整、规范管理，是项目合法合规运营、维护各方权益、追溯工程质量、保障后续改造与扩建的重要依据。为统一和规范建设项目档案的归档管理工作，确保档案的系统性、安全性和可利用性，特制定本规范。

本规范适用于各类新建、扩建、改建的建设工程项目档案的形成、收集、整理、归档、验收与移交等管理活动。项目各参与单位，包括建设单位、勘察单位、设计单位、施工单位、监理单位及其他相关单位，均应遵照本规范执行。

二、基本原则

（一）真实性原则

归档的文件材料必须真实反映项目建设的实际过程和结果，内容真实可靠，数据准确无误，签字盖章手续完备。严禁伪造、变造或提供虚假文件材料。

（二）完整性原则

归档文件材料应全面覆盖项目建设的各个阶段和各个专业，确保从项目立项到竣工验收的全过程记录无遗漏。不仅包括主体工程，也应涵盖配套工程及相关的辅助性工作。

（三）规范性原则

档案的整理、组卷、编目、装订等应符合国家及行业相关标准和规范要求，做到格式统一、条理清晰、标识规范，便于查阅和利用。电子档案的形成、存储、归档应符合电子文件管理的技术规范。

（四）安全性原则

采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损毁、丢失、泄密和不当使用。建立健全档案安全保密制度，配备必要的防护设施。

（五）可利用性原则

档案管理应便于日后查阅、利用和研究。归档的文件材料应字迹清楚、图样清晰、载体稳定、符合长期保存要求。档案信息应逐步实现数字化管理，提高利用效率。

三、归档范围与分类

（一）归档范围

建设项目档案归档范围主要包括但不限于以下内容：

1.项目前期文件：项目建议书、可行性研究报告、项目评估报告、立项批复、规划许可、用地许可、环境影响评价报告及批复、初步设计审批等。

2.勘察设计文件：工程地质勘察报告、水文地质勘察报告、地形测量图、初步设计文件、技术设计文件、施工图设计文件、设计变更及洽商记录等。

3.工程招投标及合同文件：招标文件、投标文件、中标通知书、各类合同（勘察、设计、施工、监理、采购等）及补充协议。

4.施工技术文件：施工组织设计、专项施工方案、开工报告、技术交底记录、测量放线记录、原材料及半成品质量证明文件、试验检验报告、施工记录、隐蔽工程验收记录、分部分项工程质量验收记录、质量评定资料、安全检查记录、工程变更单及签证等。

5.监理文件：监理规划、监理实施细则、监理通知单、监理报告、旁站监理记录、监理日志、工程款支付证书、质量评估报告等。

6.竣工验收文件：竣工验收申请报告、竣工验收方案、验收组组成名单、各专项验收报告（消防、环保、规划等）、工程竣工总结、竣工验收会议纪要、竣工验收证书等。

7.竣工图：按规范要求编制的全套竣工图，包括总平面图、建筑、结构、给排水、电气、暖通、消防、弱电等各专业竣工图。

8.声像及电子文件：反映工程建设过程的照片、录音、录像资料，重要会议、关键工序、隐蔽工程、竣工面貌等的影像记录；各类电子文件及其元数据。

9.财务文件：工程概预算、竣工决算报告及审计报告、工程款支付凭证、各类费用报销凭证等。

10.其他文件：项目评优材料、工程大事记、重要往来函件等与项目建设密切相关的文件材料。

（二）档案分类

档案分类应遵循工程建设的自然形成规律和成套性原则，便于管理和利用。可参照国家或行业推荐的分类标准，结合项目实际情况进行。常用的分类方法有：

1.按项目阶段分类：如前期准备阶段、勘察设计阶段、施工阶段、竣工验收阶段等。

2.按专业性质分类：如工程管理类、勘察测绘类、设计类、施工技术类（建筑、结构、给排水、电气等）、监理类、设备类、财务类等。

项目单位应在项目初期确定统一的分类方案，并在实施过程中保持一致。

四、归档要求

（一）文件材料质量要求

1.原件优先：归档文件材料应尽量使用原件。复印件应注明原件保管单位或出处，并加盖复制单位公章及复制日期，必要时应有经办人签字。

2.字迹清晰：文件材料的书写应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料。字迹应清晰、工整，图样线条清晰，签章完备。

3.纸张规格：归档文件材料一般应采用标准A4纸张规格。大幅面图纸应按规范要求进行折叠或装订。

4.手续完备：各类文件材料的签署、审批、会签手续应齐全有效。

（二）电子文件归档要求

1.格式规范：电子文件应采用通用、开放、非专有且长期可读的文件格式。文本文件宜采用PDF格式，图纸宜采用PDF或符合行业标准的CAD格式，影像文件宜采用JPEG、TIFF格式，视频文件宜采用MP4格式等。

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