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商务确认函标准格式模板

在商业往来中，为确保合作双方对某项事务的理解达成一致，避免后续可能产生的误解与纠纷，商务确认函扮演着至关重要的角色。它不仅是对前期沟通成果的固化，更是未来合作顺利推进的重要凭证。一份规范、严谨的商务确认函，能够有效提升沟通效率，彰显专业素养。以下为您提供一份商务确认函的标准格式模板及撰写要点，供参考。

一、标题

标题应简明扼要，直接点明确认函的核心内容，让接收方能够迅速了解文件主旨。

示例：

*关于[具体事项，例如：XX项目合作细节]的确认函

*确认函：[合作方名称]与我方就[具体事项]的约定

二、称谓

准确、礼貌地称呼接收方。通常使用对方单位全称或规范的简称，并冠以恰当的尊称。

示例：

*尊敬的[合作方公司全称/具体部门名称]：

*[合作方联系人姓名及职务，例如：王经理]台鉴：

三、正文

正文是确认函的核心部分，需清晰、准确、完整地阐述需要确认的事项。

（一）引言/背景简述

简要说明发送此确认函的缘由和背景，通常是基于双方之前的口头沟通、会议纪要、邮件往来或初步协议等。

示例：

*基于双方于[日期，例如：近期]就[具体事项]进行的友好磋商/沟通/会谈，为确保信息的准确传达与双方理解的一致性，特此函告并确认如下：

*就贵我双方拟开展的[项目/合作事宜]，经过前期的充分交流，现将我方理解的合作要点函请贵方确认：

（二）确认事项

这是确认函的核心内容，需逐条清晰列出双方达成一致的具体条款或共识。内容应具体、明确，避免模糊不清或有歧义的表述。可根据实际情况分点阐述，使结构更清晰。

示例：

我方就以下事项进行确认，恳请贵方审阅并予以确认：

1.合作项目/事项名称：[例如：XX产品联合推广项目/关于XX服务合同的补充条款]

2.合作范围/主要内容：[简要描述双方约定的具体工作内容、服务范围、产品规格等。例如：贵方为我方提供XX型号设备的安装调试服务，服务周期为XX天。]

3.关键时间节点：

*[例如：项目启动日期：XXXX年XX月XX日]

*[例如：阶段性成果交付日期：XXXX年XX月XX日]

*[例如：合作期限：自XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日]

4.涉及金额（如适用）：[例如：本次服务费用总额为人民币XX万元整（大写：人民币XX万元整），付款方式为XX。]

5.双方责任与义务（简述核心要点）：

*[例如：我方责任：按时提供项目所需基础资料，及时支付相关款项。]

*[例如：贵方责任：确保服务质量符合双方约定标准，按照计划完成交付。]

6.其他需明确的共识：[例如：关于知识产权归属、保密条款、争议解决方式等双方已达成一致的其他重要事项。]

（三）其他说明或请求

如有需要补充说明的事项，或希望对方采取的行动（如确认回复、盖章回传等），可在此处提出。

示例：

*以上事项如与贵方理解一致，请贵方尽快予以书面确认，以便我方据此推进后续工作。

*若对上述内容有任何疑问或需调整之处，敬请随时与我方联系，我方将积极配合协商。

*请贵方在收到本函后[X]个工作日内，将经贵方确认并加盖公章的函件扫描件（或原件）回复至我方。

四、结尾

使用礼貌、规范的结束语。

示例：

感谢贵方的理解与配合，期待双方合作顺利。

顺祝商祺！

五、落款

包括发函单位全称、部门（可选）、发函日期，并预留盖章位置。如为个人名义发函，需署个人姓名及职务。联系方式（电话、邮箱等）可根据需要添加。

示例：

[发函单位全称]（盖章）

[部门名称，可选]

[经办人姓名及职务，可选]

联系电话：[电话号码]

电子邮箱：[邮箱地址]

XXXX年XX月XX日

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撰写与使用注意事项：

1.准确无误：内容必须与双方达成的共识完全一致，措辞精准，避免歧义。发送前务必仔细核对各项信息。

2.简洁明了：突出核心内容，语言精炼，避免冗余和不必要的描述。

3.礼貌专业：保持专业、礼貌的商务沟通语气。

4.书面形式：重要的商务确认函建议采用书面形式（打印盖章），或至少以正式邮件发送并要求对方书面回复确认。

5.及时发送：在双方达成共识后应尽快发送确认函，以免因时间拖延导致记忆偏差或情况变化。

6.留存备份：发送后务必自行留存副本，以备后续查阅和佐证。

7.对方确认：尽量争取对方的书面（盖章/签字）确认，以确保其法律效力和约束力。

商务确认函是商业合作中保障双方权益、规范合作流程的重要工具。熟练掌握其撰写规范和技巧，有助于提升沟通效率，降低合作风险，为成功的商业合作奠定坚实基础。在实际应用中，可根据具体情况对模板进行灵活调整和完善。