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产品开发项目管理统一文件归档模板

一、适用范围与核心价值

本模板适用于企业内各类产品开发项目（包括但不限于软件研发、硬件开发、服务设计等）的全生命周期文件归档管理，覆盖从项目立项到收尾复盘的完整流程。通过统一归档标准，可实现项目文件的可追溯性、规范性及高效检索，降低因文件散乱导致的信息丢失风险，同时为后续项目复盘、审计及知识沉淀提供数据支撑，助力团队提升项目管理效能。

二、文件归档全流程操作指南

（一）项目启动阶段：基础文件归档

操作目标：明确项目边界与核心要求，保证立项依据完整。

关键文件：

《项目立项申请书》（含项目背景、目标、预算、周期等）

《可行性分析报告》（市场、技术、风险分析）

《项目章程》（明确项目经理、核心团队成员、职责分工）

《需求规格说明书》（用户需求、功能清单、验收标准）

归档动作：

项目经理在项目启动会议后3个工作日内，将上述文件整理为“项目启动-项目”文件夹，提交至档案管理员；

档案管理员*核对文件完整性，标注归档日期（格式：YYYY-MM-DD），并录入《项目文件归档总台账》。

（二）项目开发阶段：过程文件归档

操作目标：实时记录开发过程，保证技术方案、进度及问题可追溯。

关键文件（按里程碑/迭代周期归档）：

《项目计划书》（含WBS分解、进度计划、资源分配）

《设计文档》（架构设计、UI/UX设计、数据库设计等）

《代码版本记录》（Git/SVN提交日志、分支说明）

《会议纪要》（周会、评审会、风险会等，需记录参会人*、决议事项）

《变更申请单》（需求变更、范围调整，需附审批记录）

归档动作：

开发负责人*每周五下班前，本周内产生的过程文件按“日期-文件类型”命名（周会纪要），存入“项目开发-项目-第X迭代”文件夹；

涉及变更的文件，需同步更新《项目变更台账》（模板见第三章），保证版本一致。

（三）项目测试阶段：质量文件归档

操作目标：完整记录测试过程与结果，保障产品交付质量。

关键文件：

《测试计划》（测试范围、策略、资源、时间安排）

《测试用例》（功能用例、功能用例、安全用例，需标注用例ID）

《测试缺陷报告》（缺陷描述、严重等级、责任人*、修复状态）

《测试报告》（含测试覆盖率、通过率、遗留问题清单）

归档动作：

测试经理*在测试阶段结束后2个工作日内，汇总测试文件，存入“项目测试-项目”文件夹；

缺陷报告需按“缺陷ID-状态”分类（如BUG001-已修复），并关联对应的代码版本记录。

（四）项目上线阶段：交付文件归档

操作目标：规范交付物管理，保证客户验收与后续运维支持。

关键文件：

《上线申请单》（含上线时间、环境、风险预案）

《用户手册》（操作指南、常见问题FAQ）

《运维手册》（部署流程、监控指标、故障处理）

《验收报告》（客户签字确认的交付成果清单）

归档动作：

运维负责人*在上线完成后1个工作日内，提交交付文件，存入“项目上线-项目”文件夹；

客户验收报告需扫描为PDF格式，原件由项目组留存，电子版同步归档。

（五）项目收尾阶段：复盘文件归档

操作目标：沉淀项目经验，为后续项目提供参考。

关键文件：

《项目总结报告》（目标达成情况、进度偏差、成本分析）

《复盘会议纪要》（经验教训、改进措施、责任人*）

《项目文件移交清单》（含归档目录、存储位置、接收人*）

归档动作：

项目经理在项目结项后5个工作日内，完成复盘文件整理，提交档案管理员；

档案管理员*核对《项目文件移交清单》，确认无误后签署接收意见，并将所有文件归档至“项目收尾-项目”总文件夹，同时更新《项目文件归档总台账》。

三、核心归档模板表格示例

（一）项目文件归档总台账

项目编号

项目名称

归档阶段

文件总数

归档日期

档案管理员*

存储路径

备注

P2024-001

智能办公系统V2.0

启动阶段

5

2024-01-15

张*

//server01/项目档案/P2024-001/启动

含需求说明书V1.0

P2024-001

智能办公系统V2.0

开发阶段

32

2024-03-20

李*

//server01/项目档案/P2024-001/开发

第1迭代文件

（二）项目文件版本控制表

文件名称

文件编号

版本号

修改人*

修改日期

修改内容摘要

审批人*

当前状态

需求规格说明书

P2024-001-REQ-001

V1.2

王*

2024-02-10

新增“数据导出”功能需求

赵*

最新版

架构设计文档

P2024-001-ARCH-001

V2.0

刘*

2024-03-05

调整数据库架构，引入缓存机制

钱*

最新版

（三）项目文件借阅登记表

借阅人*

所属部门

借阅文件名称

借阅日期

预计归还日期

实际归还日期

借阅事由

审批人*

陈*

研发部

需求规格说明书V1.2

2024-04-10