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会议计划与执行记录模板

适用场景

项目启动会、周/月度工作例会、阶段性复盘会

跨部门协调会、客户需求沟通会、方案评审会

临时专题研讨会、年度总结规划会等

操作流程详解

一、会前：会议计划与筹备

明确会议核心目标

确定会议需解决的核心问题（如“明确Q3项目里程碑”“协调跨部门资源冲突”），避免主题模糊。

预估会议时长，一般例行会控制在1小时内，专题会不超过2小时。

确定参会人员与分工

列出必需参会人员（决策层、执行层、相关方），避免无关人员参会。

指定主持人（控流程、控时间）、记录人（整理要点、决议）、材料准备人（提前分发议程/背景资料）。

制定会议议程与材料准备

议程需包含：会议主题、时间、地点、各环节议题及时长分配（如“议题1：进度汇报（20分钟）→议题2：问题讨论（30分钟）→议题3：决议确认（10分钟）”）。

提前1-2天将议程、背景资料（如项目数据、方案初稿）通过内部工具发送参会人，预留预读时间。

预定场地与设备调试

线上会议需测试视频/音频软件、共享屏幕功能；线下会议需确认会议室、投影仪、麦克风、白板等设备可用。

二、会中：会议执行与记录

开场与目标重申（5分钟内）

主持人开场，明确会议目标、议程及时长规则，提醒发言聚焦议题。

按议程逐项推进

各议题负责人汇报时，记录人需同步记录关键数据、分歧点、共识内容。

遇争议时，主持人引导讨论，避免偏离主题；无法当场决议的，需明确后续跟进动作（如“需*总补充数据，下次会议再讨论”）。

决议与行动项确认

每个议题讨论结束后，主持人总结决议，明确“做什么（Action）、谁负责（Owner）、何时完成（Deadline）”。

记录人需当场复述行动项，保证参会人员理解一致。

会议结束与收尾

主持人简要总结会议成果，提醒记录人整理纪要。

线上会议结束后，主持人宣布散会；线下会议可预留5分钟自由交流。

三、会后：记录整理与跟进

整理会议纪要（24小时内完成）

纪要需包含：会议基本信息、各议题讨论要点、决议事项、行动项（负责人、截止时间）、下一步计划。

语言简洁，避免口语化，重点突出“谁、做什么、何时完成”。

分发纪要与确认

纪要完成后发送至所有参会人及相关方，附言“请核对信息，如有异议2小时内反馈”。

收到反馈后修订，最终版同步存档（建议统一命名格式：“YYYYMMDD_会议主题_纪要”）。

跟踪行动项进展

记录人/项目负责人在截止日前1天提醒负责人，保证任务按时完成。

下次例会优先回顾未完成行动项，形成“计划-执行-跟踪-闭环”管理。

模板内容结构

模块

子项

内容说明

示例

会议基本信息

会议名称

需体现核心主题，避免“例会”等模糊表述

“2024年Q3产品迭代需求评审会”

会议时间

起止时间（含时区，若为线上会议）

“2024-07-1514:00-16:00（GMT+8）”

会议地点/平台

线下需写具体会议室，线上需写会议及密码

“线上会议：腾讯会议ID56，密码7890”

主持人/记录人

姓名（*号代替）及职责

“主持人：经理；记录人：助理”

参会人员

应到/实到人员

列出姓名及部门，标注缺席人员及原因（可选）

“应到：产品部（经理、专员）、研发部（总监、工程师）；实到：除*工程师因请假缺席”

会议议程

议题与时长分配

按会议流程列出各议题及预计时间

“1.需求优先级排序（30分钟）；2.技术可行性评审（40分钟）；3.决议确认（10分钟）”

会议内容记录

讨论要点

分议题记录关键观点、数据、分歧点（避免流水账，提炼核心信息）

“议题1：专员提出‘用户登录功能优先级高于数据导出’，总监表示需结合研发资源评估”

决议事项

明确最终结论（需具体、可执行）

“决议：优先开发用户登录功能，数据导出功能延后至Q4”

行动项

表格形式呈现（任务描述、负责人、截止时间、完成状态）

后续计划

下次会议安排（可选）

明确下次会议时间、主题（若有）

“下次会议：2024-07-2210:00，主题：用户登录功能开发进度同步”

使用建议

提前沟通，减少无效会议

若议程中80%以上议题可通过邮件/文档同步，建议取消会议，改为异步沟通。

记录聚焦“结果”，而非“过程”

纪要重点记录“决议”和“行动项”，避免大段描述讨论过程，便于快速追溯责任。

灵活调整模板结构

简单会议可精简“议程”模块，直接记录“讨论要点-决议-行动项”；复杂会议可增加“附件”模块（如方案文档、数据图表）。

定期复盘会议效率

每季度回顾会议记录，分析高频议题、未完成行动项原因，优化会议形式或频率。