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企业行政管理公文写作模板指南

一、适用文书类型与典型应用场景

企业行政管理公文是企业内部及对外传递信息、部署工作、请示汇报、规范行为的正式文书，常见类型及适用场景包括：

通知类：发布规章制度、部署工作安排、宣布事项变动（如《关于2024年端午节放假安排的通知》）。

报告类：向上级或决策层汇报工作进展、总结成果、反映问题（如《关于Q2行政费用使用情况的报告》）。

请示类：请求上级指示或批准事项（如《关于采购办公设备的请示》）。

函件类：平行部门或外部单位商洽工作、询问答复（如《关于合作举办员工培训活动的函》）。

纪要类：记录会议决议、事项分工（如《2024年度行政工作推进会会议纪要》）。

二、公文撰写标准化操作流程

（一）明确核心目标与受众

定位目的：确定公文核心诉求（如告知、汇报、请求、规范），避免内容发散。

分析受众：区分内部（员工、部门）或外部（合作单位、监管机构），根据受众调整语气与内容详略（如对上级请示需简洁明确，对内部通知需具体可操作）。

（二）收集与整理基础信息

数据与依据：收集相关政策文件（如公司《公文管理办法》）、数据报表（如费用明细）、事实材料（如会议记录），保证信息真实、准确。

关键要素：明确事项涉及的时间、地点、人物、责任部门、执行要求等核心要素（如“设备采购需在8月15日前完成，由行政部*主管牵头，财务部配合预算审核”）。

（三）选择公文格式与模板

根据公文类型选择对应格式（参照《国家行政机关公文处理办法》及公司内部规范），常见格式要素包括：

一般由“发文机关+事由+文种”组成（如“公司行政部关于规范办公用品申领流程的通知”），简洁明了，不超过30字。

主送机关：明确公文接收部门或人员（如“各部门”“各分公司”），顶格书写。

包含开头（事由）、主体（事项详情、要求）、结尾（执行说明或请求批准语）。

附件：如有支撑材料（如《办公用品申领表》），在后注明附件名称及份数。

发文机关：加盖公司或部门公章，如“公司行政部”。

成文日期：以阿拉伯数字标注（如“2024年5月20日”）。

（四）起草与内容优化

结构清晰：采用“总-分”结构，段落间逻辑连贯，每段聚焦一个核心内容（如通知类分“事由”“具体安排”“要求”三部分）。

语言规范：使用书面语，避免口语化、模糊表述（如“原则上需在X月X日前完成”而非“尽量早点完成”）；表述准确，避免歧义（如“各部门负责人需签字确认”而非“相关负责人签字”）。

重点突出：对核心要求（如截止时间、责任人）使用加粗或序号标注，便于快速抓取信息。

（五）审核与修改定稿

内部审核：起草人完成初稿后，交由部门负责人审核重点事项（如数据准确性、流程合规性），再报请分管领导审批（如涉及重大事项或资源调配）。

交叉校对：检查格式要素是否齐全（标题、主送机关、发文机关等）、文字是否有误（错别字、标点符号）、逻辑是否通顺，保证无遗漏或矛盾。

最终定稿：审核通过后，按公司规定排版（如字体用仿宋GB2312，字号三号，行距28磅），打印并加盖公章，正式发文。

三、常用公文模板示例

（一）通知类模板

关于[事项]的通知

主送机关：[各部门/各分公司]

为[目的]，根据[依据]，现将[具体事项]通知

一、[事由说明]

（如：为规范办公用品管理，降低行政成本，经公司研究决定，调整办公用品申领流程。）

二、[具体安排]

申领范围：包括[具体物品，如办公用纸、文具、耗材等]，非清单物品需提前提交书面申请。

申领流程：员工填写《办公用品申领表》（见附件1）→部门负责人签字→行政部*主管审核→每月5日、20日统一领取。

执行时间：本通知自2024年6月1日起执行。

三、[工作要求]

各部门需组织员工学习本通知要求，保证严格执行；行政部将定期检查申领记录，对违规行为予以通报。

发文机关：公司行政部（盖章）

成文日期：2024年5月20日

（二）报告类模板

关于[时间段/事项]的报告

主送机关：[公司领导/总经理办公室]

[时间段/事项]期间，[部门]围绕[工作目标]，完成了[主要工作内容]，现将具体情况报告

一、工作完成情况

[重点工作1]：完成[具体成果，如“组织员工培训3场，覆盖200人次”]，数据明细见附件1。

[重点工作2]：[具体成果，如“行政费用支出15.6万元，较预算节余8%”]，费用构成见附件2。

二、存在问题

[问题1，如“部分部门办公用品申领不及时，导致临时采购成本增加”]。

[问题2，如“现有办公设备老化，影响工作效率”]。

三、下一步计划

针对问题1，拟推行“周申领提醒”机制，由行政部*助理负责跟进。

针对问题2，拟于7月提交设备更新申请，详见附件3《办公设备更新方案》。

发文机关：公司行政部（盖章）

成文日期：2024年6月10日

（三）请示类模板

关于[事项]的请示

主送机关：[