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企业日常费用报销规范模板

一、适用范围与常见报销场景

本规范适用于企业全体员工因公产生的各项日常费用报销，涵盖以下常见场景：

办公费用：包括办公用品采购、打印复印费、通讯费、网络服务费等日常办公支出；

差旅费用：员工因公出差产生的交通费（机票、火车票、打车费）、住宿费、市内交通费、餐补等；

业务招待费：因业务需要招待客户产生的餐饮费、礼品费等（需注明招待对象及事由）；

其他费用：如培训费、快递费、车辆使用费（油费、过路费）等与工作直接相关的合理支出。

二、费用报销全流程操作指南

（一）报销前：票据整理与单据填写

合规票据收集

取得真实、合法、有效的报销凭证（主要为增值税发票，特殊情况可用行程单、付款凭证等替代）；

发票需完整填写企业名称（与营业执照一致）、税号、金额、开票日期、项目名称（不得为“办公用品一批”“服务费”等模糊表述，需列明具体品名/服务内容、数量、单价），并加盖销售方发票专用章；

电子发票需打印纸质版，空白处注明“已报销”及报销日期，避免重复使用。

填写《费用报销单》

登录企业财务系统或纸质版《费用报销单》，逐项填写基本信息：

报销人姓名、所属部门、报销日期、费用归属项目（如“市场部活动费”“研发部项目费”）；

费用明细：按不同费用类型分项填写（如“交通费”“住宿费”），注明每笔费用的发生日期、金额、具体用途及对应票据号；

附件张数：填写所附发票及其他凭证的总张数，并在每张票据右上角标注“报销单附件-序号”。

（二）报销中：部门审核与财务审批

部门负责人初审

报销人将填写完整的《费用报销单》及附件提交至部门负责人*经理处；

部门负责人审核费用发生的真实性、合理性（如差旅天数与业务匹配、招待费与客户关联度），确认无误后签字并注明“同意报销”。

财务部门复审

财务人员*会计对报销单及附件进行合规性审核：

核查票据要素是否齐全（发票抬头、税号、项目名称等）、金额计算是否准确（如报销单合计金额与附件金额总和一致）；

对照企业费用标准审核（如差旅住宿标准：一线城市不超过500元/晚，二线城市不超过300元/晚；餐补标准：100元/人/餐等）；

对不合规票据（如抬头错误、超标准费用、无业务实质的支出）要求报销人补充说明或退回修改。

权限审批

根据费用金额分级审批：

金额≤5000元：由财务负责人*总监审批；

5000元＜金额≤20000元：由总经理*总审批；

金额＞20000元：需提交总经理办公会集体审批。

审批人在《费用报销单》“审批意见”栏签字确认，并注明审批日期。

（三）报销后：款项支付与票据归档

款项支付

财务部门完成审批后，于3个工作日内通过银行转账或现金方式支付报销款项（现金报销需由报销人签收《领款单》）；

报销人收到款项后，登录企业财务系统确认到账情况，如有异常及时与财务*会计对接。

票据归档

财务部门将已审批的《费用报销单》及附件按月整理，标注“部门年月费用报销”，统一归档保存（保存期限不少于5年）；

报销人自行留存复印件或电子档，以备后续查询。

三、企业费用报销单模板

费用报销单

基本信息

填写说明

报销人

员工工号+姓名（如：Z001-）

所属部门

如：市场部、研发部

报销日期

YYYY年MM月DD日

费用归属项目

归属的具体业务项目名称（如“产品推广”）

附件张数

所附发票/凭证总张数

费用明细

发生日期

金额（元）

费用类型

备注（用途、关联客户等）

票据号

例：会议场地租赁

2024-03-15

2,500.00

会议费

与客户签订产品发布会

FP001

例：北京-上海高铁票

2024-03-10

553.00

交通费

出差参加行业峰会

FP002

例：招待午餐

2024-03-12

680.00

业务招待费

招待科技公司李总

FP003

合计金额

大写：人民币叁仟柒佰叁拾元整

3,733.00

——

——

——

审批意见

签字及日期

部门负责人审核：

_______________（签名）YYYY年MM月DD日

财务审核：

_______________（签名）YYYY年MM月DD日

总经理审批：

_______________（签名）YYYY年MM月DD日

财务支付确认：

_______________（签名）YYYY年MM月DD日

备注：本单一式两联，第一联财务留存，第二联报销人留存。

四、报销规范常见问题与风险提示

（一）票据合规性风险

禁止行为：取得虚开发票、假发票，或发票抬头、税号错误、项目模糊；

正确做法：发票抬头必须为企业全称（如“科技有限公司”），税号需准确无误，费用项目需与实际业务一致（如“A4纸（100张，单价25元）”而非“办公用品”）。

（二）报销时限要求

费用需在发生后15个工作日内提交报销，跨月费用（如1月费用3月报销）需在报销单中注明延迟原因，经部门负责人*经