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系统档案管理

档案经理

行政部

目录

章节

内容

第一章

企业档案和档案工作

第二章

如何确定归档范围

第三章

档案的收集与整理

第四章

广场竣工资料的管理

企业档案和档案工作

企业档案总部和各公司在经营过程中形成的各种不同形式的记录均为公司档案。

原始性

记录性

价值型

企业档案和档案工作

档案工作：用科学的方法和原则管理档案

专业性

服务性

机要性

各公司行政部须指定公司档案管理员负责公司档案室。公司档案管理员须取得商管总部签发的《档案管理资格证书》，方可正式上岗。每年1月15日前，各公司须将公司档案管理员资格向商管总部行政部备案一次。公司档案管理员不得随意变更，如变更，须报总部分管行政副总经理最终审批。

企业档案和档案工作

如何确定归档范围

1、归档范围涵盖筹备、成立、生产经营、管理等过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的记录。

2、是否成为档案,应坚持以下几个标准:A.是否具有法律依据性;B.是否属于大事;C.是否具有通用性或示范性。

3、所有加盖公章的文件应重点保管

如何确定归档范围

确定归档范围需要进行数据清理

将各项工作、各个部门、各个岗位产生、处理、发出的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据，以及其他载体或数字格式的文档等，进行系统化，从而使各类信息类有所依，运行线路清晰，相关责任明确。

对工作中产生的无价值数据（文件）需经有关领导确认后予以排除。

商管公司分类及归档范围实例

业户档案

验收档案

设备档案

政府及行政机关文件

公司文件

合同档案

保险资料

……

公司的档案分类表

档案的收集与整理

归档时间

收集整理应注意的问题

1.上级公司针对特定所属公司的发文，由文件要求的事项承办者负责归档。

2.多套文件、图纸，多个部室均有保存的，由发出部门负责收集整理并移交，接收部门作为资料短期保存利用。

3、对同一事件的正文和附件、来函和回函、请示和批复、原文和译文等，应作为一件装订保管。

4、归档文件一般应为原件，确无原件的，应注明原件保存地，并保存对方签收凭证。

常用的档案分类方法

职能分类

时间分类

作者分类

专题分类

项目分类

型号分类

区域分类

外形分类

职能分类方法适用于一级类目的区分;

其他分类方法则适用于二级以下类目的划分

检查

整理流程

排序

(1)卷盒内文件材料按文号顺序或时间顺序排列；

(2)同一件文件材料，按正件在前，附件在后；结

论、决定、判决性材料在前，依据性材料在后排列；

(3)请示与批复、来函与回函排列在一起，复文在

前，来文在后。来文可以在来文单位目录中做参见。

编目

编目

1）序号：填写盒内流水号。

2）文件编号：填写原文编号。

3）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机构或署名者。

4）文件题名：照实抄录，无标题或标题不能说明文件内容的，（比如标题为会议纪要，或协议书等）应自拟标题，加“【】”号

例：原文标题为“关于回复3月9号文”，“关于联络函的回复

5）日期：填写文件形成日期，以8位数字表示，例如：

6）页数：填写所有有文字的页面数量。

7）备注：填写需要说明的文字，比如文件正本、副本，原件、复印件，份数等。

装订

（1）先检查归档的文件是否按A4规格，小于A4的，应粘贴在A4纸上；大于A4的，需折叠成A4大小。对破损的文件要进行修补和裱糊。文件折好后，所编页码应露在外面。

（2）尽量拆除文件上的金属装订物，每份文件用一个不锈钢订书钉装订即可，较厚的文件用燕尾夹固定。

（3）装订位置在文件左上角的，要求文件左侧、上侧要对齐；在文件左侧中间位置的，要求文件左侧、下侧对齐。

装盒

档案盒推荐使用无酸纸档案盒。

厚度根据需要选择40～60mm均可。

填写盒内备考表

盒内备考表位于盒内文件之后，必须用钢笔或签字笔填写。

1.情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

2.立卷人：由组成本卷的专、兼职档案员手签。

3.检查人：由对案卷进行审核的责任者手签。

4.立卷时间：填写立卷的时间。

打印盒脊背

公司示例

字迹模糊或易褪变的应予复制。对传真件、复印件应确保文字清晰可辨。不能使用热敏纸。

竣工资料的管理

图纸资料的交接

1、图纸资料包括项目批准文件、用地批准文件、竣工图（包括电子版）、设备说明书、设备技术资料、施工组织技术资料、施工合同等；

2、图纸应仔细核对，确保接收到的竣工图版本及图纸与现场一致；

3、须分系统整理资料