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财务报销审批及费用控制标准模板

适用范围与背景

报销申请全流程指引

第一步：费用发生前确认与规划

预算核对：申请人需确认所申请费用是否在部门年度预算范围内，超预算费用需提前提交《超预算费用申请表》，说明理由并经分管领导审批。

标准符合性：根据公司《费用控制标准》（详见附件），确认费用明细（如住宿、交通、餐饮等）是否符合对应标准，避免超支。

必要性评估：非必要费用（如可替代的会议形式、可合并的业务差旅等）需简化或取消，优先选择经济可行的方案。

第二步：报销单据填写与附件整理

填写《费用报销申请表》：完整填写申请人信息（姓名、部门、职位、联系方式）、费用发生日期、费用类型、预算科目、金额明细（需分项列示，如“住宿费：元/晚×X晚”）、费用用途及事由。

整理原始凭证：按费用类型分类粘贴相关证明材料，包括但不限于消费清单、行程单、会议通知、采购合同等，保证凭证真实、完整、字迹清晰，无涂改痕迹。

第三步：部门负责人初审

申请人将填写完整的《费用报销申请表》及附件提交至部门负责人，部门负责人需重点审核：

费用发生的真实性（是否为因公支出）；

费用预算的匹配性（是否在部门预算内）；

标准符合性（是否超公司规定上限）；

附件完整性（凭证是否齐全）。

审核通过后，部门负责人在“部门意见”栏签字确认；若不通过，需注明退回理由并反馈申请人修改。

第四步：财务部门复核

财务部门收到报销申请后，由专人进行合规性复核，重点检查：

单据填写规范性（信息完整、金额准确、分类清晰）；

原始凭证有效性（如消费清单是否加盖公章、行程单与行程是否一致）；

费用标准执行情况（如差旅住宿是否超标、招待费是否符合人均标准）；

审批流程完整性（部门负责人签字是否齐全）。

复核通过后，财务人员在“财务复核”栏签字；若发觉问题，标注具体问题并退回申请人补充或修正。

第五步：分级审批

根据费用金额及类型，按权限提交对应领导审批：

金额≤5000元：由部门负责人及分管财务领导审批；

5000元＜金额≤20000元：需增加分管业务领导审批；

金额＞20000元：需提交总经理办公会集体审批。

审批领导需在“领导审批”栏明确签署“同意”或“不同意”意见，并注明理由（如不同意）。

第六步：款项支付与账务处理

审批通过后，财务部门在5个工作日内完成款项支付（可选择银行转账或备用金报销方式），并在“支付状态”栏标注“已支付”及支付日期。

同时财务人员将报销凭证分类归档，更新部门预算执行台账，保证账实一致。

第七步：报销完成与反馈

申请人收到款项后，确认到账金额是否与报销一致；若有异常，及时联系财务部门核查。

财务部门定期（每月）向各部门反馈预算执行情况，对超支或异常费用进行预警，协助部门优化费用管理。

费用报销申请表模板

项目

内容

申请人信息

姓名：某某部门：部门职位：职位联系方式：电话（内部短号）

申请日期

年月*日

费用期间

年月日至年月日

费用类型□差旅费□办公费□业务招待费□会议费□培训费□其他：*______

预算科目*______（如“行政办公费”“销售业务费”）

费用明细

日期事项金额（元）预算科目备注（如“住宿：城市酒店”）

月日事项X科目备注

月日事项X科目备注

合计

附件清单□消费清单□行程单□会议通知□合同□其他：______（共页）

部门意见

负责人签字：_________日期：年月日

财务复核

复核人签字：_________日期：年月日

领导审批

分管领导签字：_________日期：年月日（如需）总经理签字：_________日期：年月日

支付状态□未支付□已支付（支付日期：年月日）支付方式：______

备注

______（如“关联项目：项目名称”）

操作规范与风险提示

真实性原则：所有费用必须为实际发生的因公支出，严禁虚构费用、拆分报销或挪作他用，一经发觉将追究申请人及部门负责人责任。

时效性要求：费用需在发生后30日内提交报销申请，逾期未申请需提交《延迟报销说明》，经部门负责人及财务负责人审批后方可受理，最长不超过6个月。

凭证规范性：原始凭证需为正规渠道取得，抬头为公司全称，内容与报销事项一致，避免使用手写清单（除非无替代凭证），附件需按顺序粘贴，不得超出报销单尺寸。

标准严格执行：费用控制标准详见公司《费用管理细则》（如：差旅住宿一线城市≤500元/晚、业务招待费人均≤200元等），特殊情况需提前书面申请，经审批后方可执行。

流程完整性：严禁跳过审批环节或代签，所有签字需手写完成，电子签名需提前向财务部门备案。

预算管控：各部门需实时跟踪预算执行情况，月度超支率超过10%的部门，次月报销需提交《预算调整说明》，经分管领导审批后方可提交。

保密要求：报销信息涉及公司财务数据，申请人及审