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财务报销审批流程与规范手册

引言

为规范公司财务报销行为，明确报销流程及审批权限，提高费用管理效率，保障资金使用合规性，特制定本手册。本手册适用于公司全体员工日常费用报销、专项费用报销及相关业务场景，旨在保证报销工作标准化、透明化、高效化，同时防范财务风险，支持公司业务健康发展。

第一章适用场景与范围

一、日常费用报销场景

涵盖员工在业务开展过程中发生的常规性支出，包括但不限于：

差旅费用：员工因公出差的交通费（机票、火车票、汽车票）、住宿费、市内交通费、伙食补助等。

办公费用：办公用品采购、打印复印费、通讯费、快递费、办公设备维修费等。

业务招待费：因业务需要发生的客户接待餐费、礼品费（需符合公司礼品管理规定）、活动场地租赁费等。

其他日常支出：如培训费、咨询费、小额采购费（单笔不超过5000元）等。

二、专项费用报销场景

针对特定项目或大额支出的报销，需额外提供项目相关证明材料，包括但不限于：

项目费用：研发项目、市场推广项目、工程项目等专项支出，需附项目立项批复、预算表、结算单等。

大额采购：单笔金额超过5000元的固定资产（电脑、办公家具等）或非固定资产采购，需附采购合同、验收单、发票等。

三、特殊情况处理场景

紧急报销：因突发业务需求需紧急支付的费用（如应急维修、临时采购），需提前通过电话或邮件向财务部及分管领导报备，说明紧急原因，并在事后3个工作日内补全审批流程。

跨部门费用：涉及多个部门共同承担的费用，需由主要发生部门牵头，附各部门费用分摊说明及会签记录。

历史费用追溯：因特殊原因（如发票延迟取得）需报销前期发生的费用，需提交书面说明，经部门负责人及财务负责人审批后，报销期限自业务发生日起不超过6个月。

第二章标准化报销操作流程详解

一、报销申请准备阶段

单据收集：员工根据费用类型，收集合法合规的原始凭证，包括：

发票（需为增值税发票，抬头为公司全称，税号准确，项目名称与业务一致，不得有涂改）；

差旅费：附出差审批单、行程单（机票/火车票）、酒店住宿水单（需有入住人姓名及日期）；

业务招待费：附招待事由说明、被招待单位名称及人员信息（如名片复印件）；

采购类费用：附采购申请单、合同（金额超5000元）、验收单（需有验收人签字）。

填写报销单：通过公司OA系统或财务系统填写《费用报销单》，保证信息真实、完整：

报销人姓名、所属部门、员工编号、联系方式；

报销日期、费用所属期间（精确到月）；

费用明细：按费用类别分行填写，注明“日期+事由+金额+发票号”，如“2023-10-01北京至上海出差，高铁费，发票号5678，金额550元”；

报销总金额（大小写一致，大写金额需用“零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、元、角、分”填写）；

附件张数（需与实际提交附件一致）。

二、部门初审阶段

提交审批：员工填写完成后，将报销单及附件提交至部门负责人*处，通过OA系统发起审批流程。

审核要点：部门负责人需审核：

报销费用是否与部门预算匹配，是否符合业务实际需求；

费用发生事由是否真实、合理，是否存在虚报、冒领风险；

报销单填写是否规范，附件是否齐全、合规（如发票抬头、税号是否正确）；

超出部门权限的报销（如单笔超2000元），需在报销单上标注“建议审批”意见并说明理由。

处理结果：审核通过后，部门负责人在OA系统中“同意”，流转至下一环节；审核不通过的，需注明驳回原因（如“发票抬头错误”“附件缺失”），退回员工补充修改。

三、财务复核阶段

接收流转：财务部*（财务主管）收到报销单后，对单据进行全面复核。

复核要点：

合规性：发票真伪（通过国家税务总局全国增值税发票查验平台查验）、发票类型是否符合费用规定（如业务招待费需开具普通发票，办公用品可开具增值税专用发票）、是否存在“三无发票”（无抬头、无税号、无公章）；

完整性：附件是否与报销单明细一致，如差旅费是否附出差审批单，采购类费用是否附验收单；

准确性：报销金额计算是否正确（如多个费用合计是否准确，补助标准是否符合公司规定，如差旅伙食补助标准为100元/天）；

预算匹配：费用是否超出部门月度/季度预算，超预算部分是否已提交预算调整申请。

处理结果：复核通过后，财务部在系统中标注“复核通过”，流转至审批权限人；复核不通过的，注明具体问题（如“发票金额与报销单不符”“附件缺失验收单”），退回员工或部门重新处理。

四、分级审批阶段

根据报销金额及费用类型，实行分级审批，具体权限

报销金额（元）

审批人

单笔金额≤2000

部门负责人*

2000＜单笔金额≤10000

分管副总*

10000＜单笔金额≤50000

财务负责人、总经理

单笔金额＞50000

董事长*（需附董事会决议）

审批要点：审批人需重点关注费用支出的必要性、合理性及是否符合公司战略目标，大额