供应商信息管理标准化表格及分析功能.docVIP

一、工具应用场景

在企业采购与供应链管理中，供应商信息的规范化管理直接影响采购效率、成本控制及合作风险。本工具适用于以下业务场景：

供应商准入评估：对新合作供应商的基础信息、资质文件、过往合作记录进行标准化登记，保证供应商资质合规；

供应商动态跟踪：对现有供应商的合作状态（如合作品类、合同期限、履约表现）进行实时更新，便于掌握合作进展；

供应商绩效分析：通过量化指标（如履约及时率、质量合格率、服务满意度）对供应商进行分级评价，为后续合作优化或淘汰提供依据；

多部门协同管理：整合采购、财务、质量等部门对供应商的反馈信息，实现数据共享，避免信息孤岛。

二、功能使用步骤

第一步：创建供应商基础档案

进入管理模块：登录系统后，选择“供应商管理”菜单，“新增供应商”按钮；

填写核心信息：按模板要求录入供应商全称、统一社会信用代码、注册地址、法定代表人等基础信息（带“*”为必填项）；

资质文件：扫描并营业执照、相关行业许可证（如食品经营许可证、ISO认证证书等），保证文件在有效期内；

保存并提交：检查信息无误后“保存”，系统自动唯一供应商编号（如“GYS-2024-001”），提交至采购经理*审核。

第二步：录入合作与评估信息

关联合作项目：审核通过后，进入“合作管理”页面，添加该供应商参与的合作项目（如“2024年Q3原材料采购”），填写合作起始日期、合同金额、主要供应品类等；

设置评估指标：根据合作品类自定义评估维度（如生产类供应商侧重“质量合格率”“交货准时率”，服务类供应商侧重“响应速度”“服务满意度”）；

记录履约数据：每月由采购专员*更新供应商履约情况，例如：

质量合格率=（合格批次/总批次）×100%；

履约及时率=（按时交货次数/总订单数）×100%；

服务满意度评分（1-5分，由需求部门*每月评价）。

第三步：分析报告

选择分析维度：进入“数据分析”模块，可按“供应商类型”“合作区域”“评估等级”等维度筛选数据；

查看可视化结果：系统自动图表（如雷达图展示供应商各项指标得分、柱状图对比不同供应商绩效）；

导出报告：“导出”按钮，选择报告格式（Excel/PDF），报告包含供应商基础信息、绩效得分、风险提示（如“合同即将到期”“质量合格率低于90%”）等内容。

第四步：结果应用与跟踪

分级管理：根据绩效得分将供应商分为A（优秀）、B（良好）、C（合格）、D（待改进）四级，对D级供应商制定整改计划；

风险预警：系统自动触发预警提醒（如“资质文件30天后到期”“连续3个月履约延迟”），通知相关责任人*跟进处理；

优化合作策略：结合分析结果，对A级供应商增加合作份额，对C/D级供应商减少订单或启动淘汰流程。

三、标准化表格模板

供应商信息管理总表

序号

供应商编号

供应商全称

统一社会信用代码

注册地址

法定代表人

联系人

联系方式

合作品类

合作起始日期

合同到期日期

合作状态（活跃/暂停/终止）

近一年合作金额（万元）

履约及时率（%）

质量合格率（%）

服务满意度评分（分）

风险等级（高/中/低）

资质文件有效期

备注

1

GYS-2024-001

科技有限公司北京市海淀区路

张*

李*

电子元器件

2023-01-15

2024-12-31

活跃

120.5

98.2

99.1

4.8

低

2025-06-30

主供应商

2

GYS-2024-002

YY实业集团上海市浦东新区路

王*

赵*

1395678

包装材料

2024-03-01

2025-02-28

活跃

85.0

95.0

97.5

4.5

中

2024-12-31

新合作

字段说明：

供应商编号：系统自动，格式为“GYS-年份-三位流水号”；

合作状态：根据合同执行情况选择，默认“活跃”，终止合作时更新为“终止”；

风险等级：结合履约延迟次数、质量问题、资质有效期等自动判定（如“资质过期且质量合格率95%”为高风险）；

资质文件有效期：填写营业执照、核心许可证等最晚到期日期，用于系统预警。

四、使用规范与要点

1.数据录入要求

准确性：统一社会信用代码、联系方式等信息需与原件一致，避免因信息错误导致供应商身份混淆；

完整性：带“*”字段为必填项，缺失信息可能导致供应商无法通过审核或影响分析结果；

及时性：履约数据需在每月5日前完成更新，资质文件到期前30天需新版本，保证数据实时有效。

2.权限与责任划分

采购专员：负责供应商基础信息录入、履约数据更新，保证数据及时准确；

采购经理：负责审核供应商资质、合作项目变更，对高风险供应商制定整改方案；

质量/财务部门：每月反馈供应商质量合格率、付款及时率等数据，协同完成绩效评估。

3.分析结果应用原则

分级差异化：A级供应商可优先参与新项目招标，D级供应商需连续3个月绩