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会议纪要记录及行动计划模板

一、适用场景与价值

信息沉淀：避免关键讨论点、决策事项遗漏，形成可追溯的会议记录；

责任明确：通过行动计划分解任务，清晰界定负责人、时间节点与交付标准；

高效协同：帮助参会者及未参会人员快速掌握会议成果，推动跨部门协作。

二、操作流程详解

1.会前准备

明确会议目标：提前与会议组织者确认会议核心议题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决跨部门协作流程卡点”），避免讨论发散；

准备基础资料：收集会议背景材料（如项目进度表、数据报表、上次会议纪要），提前发送给参会人员，保证各方对议题有充分知晓；

分配记录角色：指定专人担任记录人，提前熟悉模板结构，重点记录“讨论要点”“争议问题”“最终决议”等关键信息。

2.会中记录

捕捉核心信息：

议题进展：记录当前阶段成果、未解决问题（如“用户调研已完成80%，但样本量不足”）；

讨论观点：汇总各方关键意见（如“市场部建议优先开发A功能，技术部认为B功能更易实现”）；

决策结论：明确最终定论（如“优先开发A功能，由技术部评估可行性，3个工作日反馈”）；

行动项：实时记录“任务内容、负责人、初步时间节点”（如“负责整理竞品分析报告，负责确认技术资源，下周五前完成”）。

标注待确认信息：对未当场明确的事项（如“预算需财务部复核”），标注“待确认”，会后及时跟进。

3.会后整理与分发

24小时内完成初稿：根据会议记录整理纪要，保证语言简洁（避免口语化表述）、逻辑清晰（按议题分类）；

参会人员复核：将初稿发送给核心参会人（如、*）确认，重点核对决议事项、行动项的准确性，如有修改需在2个工作日内反馈；

正式版定稿与归档：确认无误后，标注“最终版”，通过企业内部系统（如OA、飞书、钉钉）分发至所有相关人员，并同步归档至项目文件夹。

4.行动计划跟进

定期更新进度：行动项负责人需在截止日期前1天反馈进展（如“已完成初稿，待*审核”），记录人在每周例会中同步未完成任务状态；

逾期预警与协调：对逾期未完成的任务，记录人及时提醒负责人，若遇资源不足等问题，协助协调跨部门支持；

闭环管理：任务完成后，负责人提交交付物（如报告、原型图），记录人在纪要中标注“已完成”，保证所有行动项形成“计划-执行-反馈-关闭”的闭环。

三、模板内容框架

以下为会议纪要及行动计划的核心模板，可根据实际需求调整列宽或增删字段：

会议基本信息

字段

内容示例

会议名称

2024年Q3产品迭代规划会

会议时间

2024年6月15日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议

主持人

*

记录人

*

参会人员

、、、、*（市场部、技术部、产品部）

缺席人员及原因

*（出差，已同步会议纪要）

会议议程与讨论记录

议程序号

议题名称

讨论要点

关键结论/决议

1

Q3产品功能优先级确认

-市场部：用户调研显示A功能需求占比60%-技术部：B功能开发周期短，风险低

优先开发A功能，技术部6月20日前提交可行性方案，产品部同步输出需求文档初稿

2

跨部门协作流程优化

-当前问题：需求变更需5层审批，周期长-*建议：简化为3层审批，线上化审批

简化审批流程，由*牵头制定新流程方案，6月25日前试行

3

其他事项

*提议：增加每周五下午跨部门沟通会

暂定每周五16:00召开，由*负责组织，下次会议议题：Q3资源分配协调

行动计划跟踪表

任务编号

任务内容

负责人

计划完成时间

完成标准

当前状态

备注（如风险/需支持事项）

ACT-001

输出A功能需求文档初稿

*

2024-06-18

包含用户故事、功能流程图、验收标准

进行中

需市场部提供用户画像补充资料

ACT-002

提交A功能技术可行性方案

*

2024-06-20

明确开发周期、资源需求、风险评估

待开始

需协调测试部参与评估

ACT-003

制定跨部门审批流程优化方案

*

2024-06-25

新流程说明、SOP、线上化工具推荐

进行中

法务部需审核合规性

附件清单

附件1：《Q3用户调研数据报告》

附件2：《现有跨部门审批流程图》

四、使用要点提示

记录原则：客观中立，避免主观评价（如“的方案不切实际”），改为“提出方案，部分成员认为资源投入较大”；

行动项规范：任务内容需具体（如“完成竞品分析”改为“完成3款竞品的核心功能对比分析表”），避免“尽快”“适时”等模糊表述；

分发范围：保证所有相关方（含执行层、决策层、支持部门）均能获取纪要，避免信息断层；

保密要求：标注会议密级（如“内部公开”“保密”），限制敏感信息（如未公开的财务数据、战略规划）的传播范围；

持续优化：每季度收集用户反馈，针对高频问题（如“行动项逾期多”“记录不完整”）调整模板字段或操作流程。