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采购申请审批流程与供应商管理工具模板

一、适用范围与核心价值

本模板适用于各类企业（尤其是中小型企业）的采购部门、行政管理部门及财务部门，旨在规范采购申请审批全流程，同时建立系统化的供应商管理体系。通过标准化操作，可帮助企业实现三大核心价值：一是明确采购权责，避免审批遗漏或越权；二是控制采购成本与风险，保证采购合规性；三是提升供应商合作效率，保障物料/服务质量稳定。

二、采购申请审批全流程操作指南

（一）采购申请发起与信息填写

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部等）

操作步骤：

需求部门根据实际需求（如生产物料、办公用品、设备采购等），填写《采购申请单》（详见模板表格1），需明确以下信息：

物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价及总预算；

采购用途（如“生产用A原料”“行政办公耗材”等）、需求日期；

供应商建议（如有，需填写至少3家候选供应商名称及优势对比）；

附件清单（如技术参数表、比价报价单等）。

需求部门负责人*对申请内容真实性、必要性进行初审，签字确认后提交至采购部门。

输出成果：《采购申请单》（需求部门负责人签字版）

（二）采购部门初审与供应商匹配

操作主体：采购部门

操作步骤：

采购部门接收《采购申请单》后，1个工作日内完成初审，重点核查：

需求描述是否清晰，规格参数是否明确；

预算是否符合公司采购标准（如单次采购金额≥5万元需启动比价流程）；

供应商建议是否符合公司《供应商管理办法》（如是否在合格供应商名录内）。

初审通过后，采购部门根据《合格供应商名录》（详见模板表格5）或公开渠道（如招投标平台、行业展会）筛选供应商，组织比价/议价（金额≥10万元需邀请至少3家供应商报价）；

比价完成后，填写《采购申请审批流程表》（详见模板表格2）中的“采购部门意见”，附《比价报价单》（至少3家供应商报价）及供应商资质文件（营业执照、相关资质证书等）。

输出成果：《采购申请审批流程表》（附比价报价单、供应商资质）

（三）财务部门预算审核

操作主体：财务部门

操作步骤：

财务部门收到采购部门提交的资料后，1个工作日内完成预算审核，重点核查：

采购总预算是否超出部门年度/季度预算额度；

预估单价与历史采购价格、市场价格是否合理（偏差超10%需说明原因）；

付款方式是否符合公司财务制度（如预付款比例、账期等）。

审核通过后，在《采购申请审批流程表》中签署“财务审核意见”；若预算不足或价格不合理，退回采购部门补充说明或重新比价。

输出成果：《采购申请审批流程表》（财务审核签字版）

（四）管理层终审

操作主体：根据采购金额划分审批权限（示例）：

金额＜1万元：采购部门负责人*审批；

1万元≤金额＜5万元：分管副总*审批；

金额≥5万元：总经理*审批。

操作步骤：

审批人根据《采购申请审批流程表》及附件，重点审核采购的必要性、预算合规性、供应商资质；

审批通过后，在流程表中签署“审批意见”；若不通过，注明原因并退回采购部门。

输出成果：《采购申请审批流程表》（管理层终审签字版）

（五）采购执行与结果反馈

操作主体：采购部门

操作步骤：

采购部门根据审批通过的《采购申请审批流程表》，向选定供应商下达《采购订单》（模板可自定义，需包含物品名称、数量、价格、交货日期、付款方式等）；

供应商送货到货后，需求部门与采购部门共同验收，填写《物料/服务验收单》（模板需包含验收数量、质量、规格是否符合要求等），双方签字确认；

采购部门将验收单、发票等资料提交财务部门，申请付款；

采购结束后，3个工作日内更新《采购台账》（可包含采购日期、物品名称、供应商、金额、验收情况等），并将《采购申请审批流程表》《验收单》等资料归档。

输出成果：《采购订单》《物料/服务验收单》《采购台账》、归档资料

三、供应商管理全流程操作指南

（一）供应商准入与资质审核

操作主体：采购部门

操作步骤：

供应商申请：潜在供应商提交《供应商基本信息登记表》（详见模板表格3），附以下资质文件（复印件加盖公章）：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等，根据采购品类确定）；

法定代表人身份证复印件、联系人及联系方式；

产品/服务说明书、样品（如需）。

资质审核：采购部门联合需求部门、财务部门对供应商资质进行审核，重点核查：

资证齐全性、有效性（如是否在有效期内、年检是否合格）；

经营范围是否匹配采购需求；

生产/经营能力是否达标（如产能、设备、技术团队等）。

现场考察（对战略供应商或金额≥10万元的供应商）：采购部门组织考察供应商生产场地、仓储条件、质量管控体系等，填写《供应商现场考察表》；

准入决策：审核通过且考察合格的供应商，录入《合格供应商名录》，并分配唯一供应商编码；审核未通过的，书面告