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合同管理审批流程及条款审查工具：适用场景与价值

在企业运营中，合同是明确双方权利义务、规避法律风险的核心文件。本工具适用于各类业务场景，包括但不限于：供应商采购合作、客户服务协议签订、租赁合同签署、战略合作框架协议拟定等。通过标准化审批流程与条款审查，可保证合同内容合法合规、权责清晰，降低履约风险，同时提升跨部门协作效率，保障企业利益不受侵害。

全流程操作指引：从发起至归档的标准化步骤

一、合同发起与资料准备

责任主体：业务部门经办人

操作内容：

明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等），核实合作方主体资格（如是否为合法存续企业、有无经营异常或失信记录）。

根据合作类型（如采购、服务、租赁等），选择对应合同模板，或基于模板起草合同草案，保证核心条款（如标的、价款、履行期限、违约责任）明确无歧义。

准备配套材料，包括但不限于：合作方资质证明文件、技术附件（如产品规格书、服务标准）、previous合作履约记录（如有）、立项审批单（重大合同需提供）。

输出结果：《合同审批申请表》（含合同草案及附件材料）。

二、部门初审：业务必要性及条款合理性审核

责任主体：业务部门负责人

操作内容：

审核合同业务背景：确认合作内容是否符合公司战略规划、年度经营目标，是否具备必要性与可行性。

审核核心条款逻辑：检查标的描述是否准确、价款计算方式是否合理、履行期限与交付节点是否匹配业务需求。

评估合作方履约能力：结合历史合作情况或尽调结果，判断合作方是否具备履行合同的能力（如产能、资金、技术实力）。

对初审中发觉的问题（如条款模糊、价款偏高），退回经办人修改并记录修改意见。

输出结果：部门负责人签字的《合同审批申请表》（附初审意见）。

三、法务审查：合法合规性与风险点排查

责任主体：法务部门（或外聘律师）

操作内容：

主体资格审查：核实合作方营业执照、授权委托书（签约人是否为法定代表人或合法授权人）等文件的有效性，避免无权代理或签约主体不适格。

合法性审查：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在“霸王条款”、无效约定（如约定争议解决方式违反专属管辖）。

风险点排查：重点关注违约责任是否明确、争议解决方式是否合理（如约定仲裁需明确仲裁机构）、知识产权归属是否清晰、保密条款范围是否适当，识别并提示潜在法律风险（如不可抗力定义、合同解除条件）。

对法务意见，业务部门需逐条反馈整改情况，法务确认无重大风险后签字。

输出结果：法务审查意见书及签字确认的《合同审批申请表》。

四、财务审查：价款支付与税务合规性审核

责任主体：财务部门

操作内容：

价款条款审核：检查合同金额是否与预算匹配，支付方式（如预付款、进度款、尾款比例）是否符合公司财务制度，避免资金过度垫付或支付风险。

税务合规性审查：明确发票类型（如增值税专用发票）、开票时间、税负承担方，保证税务处理符合税法规定，避免税务争议。

关联交易审查（如适用）：确认是否为关联方交易，定价是否公允，是否符合公司关联交易管理制度。

财务确认无资金风险及税务问题后签字。

输出结果：财务审查意见及签字确认的《合同审批申请表》。

五、管理层审批：权限分级与最终决策

责任主体：根据合同金额及重要性分级审批（如部门总监分管副总总经理/董事长）

操作内容：

分级审批标准（示例）：

金额≤10万元：部门总监审批；

10万元＜金额≤50万元：分管副总审批；

金额＞50万元或重大战略合同：总经理审批（需提交总经理办公会审议）。

管理层基于业务必要性、风险等级、公司战略等因素，综合评估后作出“批准”“有条件批准”（需补充条款）或“驳回”的决定。

对驳回的合同，明确原因并退回业务部门。

输出结果：管理层审批意见及签字的《合同审批申请表》。

六、用印与归档：合同生效与规范化管理

责任主体：行政部门（用印管理）、法务/档案部门（归档）

操作内容：

用印申请：业务部门持最终审批通过的《合同审批申请表》及合同文本，到行政部门申请加盖合同专用章或公章，保证“审批材料齐全”与“文本审批版本一致”后方可用印。

合同生效：用印后合同文本正式生效，业务部门需将生效合同文本送达合作方，并保留对方签收回执。

归档管理：

电子归档：将合同扫描件（含审批流程材料）至公司合同管理系统，按“合同类型-年份-编号”分类存储；

纸质归档：将正本合同（含附件、审批单）交档案室保管，保管期限一般为合同终止后+5年（重大合同可延长至10年）。

输出结果：加盖印章的合同文本、签收回执、归档记录。

合同条款审查表模板

一、合同基本信息

项目

内容说明

填写示例

合同名称

合作协议全称

《项目采购合作协议》

合同编号

公司统一编号规则（如CG-年份-序号）

CG-2023-0

甲方（我方）

公司全称、统一社会信用代码、法定代表人

科技有限公