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办公室公文撰写规范及结构化模板
一、适用工作场景
本规范及模板适用于各类办公场景中的正式公文撰写，涵盖但不限于以下情况：
内部信息传达：如部门工作通知、会议安排、制度发布等；
工作汇报与总结：如月度/季度/年度工作报告、专项工作进展汇报等；
事项请示与审批：如资源申请、方案报批、人员调配等需上级审批的事项；
跨部门沟通协调：如联合发文、协作事项函告、问题协商等；
对外公务联络：如单位间往来函件、合作事项对接等（非涉密类）。
二、标准化撰写流程
公文撰写需遵循“明确目标—规范结构—填充内容—审核校对—定稿印发”的流程，保证内容准确、逻辑清晰、格式统一。
步骤一：明确发文目的与受众
核心目标：清晰界定公文需解决的核心问题（如告知事项、请求批示、汇报进展等），避免内容发散。
受众分析：根据接收对象（上级领导、平行部门、下级单位或外部单位）调整语言风格与内容详略，例如对上级请示需侧重“必要性”与“可行性”，对下级通知需明确“执行要求”。
步骤二：确定公文类型与结构
根据发文目的选择对应公文类型，并遵循标准结构框架：
通知：用于发布规章、转发文件、部署工作等，结构为“标题—主送机关—（缘由+事项+要求）—落款—日期”；
请示：用于请求上级指示或批准，结构为“标题—主送机关—（请示缘由+请示事项+请示要求）—附件（可选）—落款—日期”；
报告：用于向上级汇报工作或反映情况，结构为“标题—主送机关—（概况+进展/问题+总结/建议）—附件（可选）—落款—日期”；
函：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，结构为“标题—主送机关—（事由+事项+希望/要求）—落款—日期”；
纪要：用于记载会议主要情况和议定事项，结构为“标题—会议时间/地点/参会人员—（议题+讨论情况+决议事项+后续分工）—落款—日期”。
步骤三：收集与整理材料
材料筛选：围绕核心目标收集支撑材料（数据、政策依据、背景信息等），剔除冗余信息；
逻辑梳理：按“背景—现状—问题—方案—要求”或“总—分—总”逻辑整理材料，保证层次分明。
步骤四：填写模板内容
参照“结构化模板示例”填写公文要素，注意：
标题需简明扼要，一般不超过20字，如“关于召开2024年度工作总结会议的通知”；
主送机关顶格写，后加冒号，如“各部门：”；
段落首行缩进2字符，层次序号按“一、（一）1.（1）”规范使用；
附件说明在下空1行左空2字写“附件：”，后加冒号注明附件名称及份数。
步骤五：审核与校对
初审：由拟稿人自查内容完整性（要素是否齐全）、数据准确性（数字、日期、名称等）、逻辑一致性（前后是否矛盾）；
复审：由部门负责人审核内容合规性（是否符合政策规定、是否与单位制度冲突）及必要性；
终审：根据公文重要性由分管领导或单位主要领导审批签发，正式文件需加盖公章。
三、结构化模板示例
（一）通知类模板
要素
填写规范
标题
“关于+事由+的+文种”，如“关于加强节前安全检查的通知”
主送机关
顶格写，多个机关用逗号分隔，如“各部门、各分支机构：”
缘由
简述发文背景与目的，如“为落实安全生产要求，保证节日期间各项工作正常运转，现就安全检查事项通知”
事项
分条列明具体内容，如“一、检查范围：办公区域、生产车间、仓库等；二、检查重点：用电安全、消防设施、应急预案等；三、时间安排：X月X日至X月X日。”
要求
提出执行标准及时限，如“请各部门于X月X日前完成自查并提交报告，由综合部统一汇总。”
落款
发文单位全称（如“公司综合管理部”），右对齐
日期
发文年月日（如“2024年X月X日”），右对齐，用阿拉伯数字
（二）请示类模板
要素
填写规范
标题
“关于+请求事项+的+文种”，如“关于采购办公设备的请示”
主送机关
顶格写，只写一个直接上级机关，如“总经理：”
缘由
说明请示原因及依据，如“因现有办公设备使用年限超5年，故障频发，影响工作效率，根据《公司固定资产管理办法》第X条规定，拟采购一批新设备。”
事项
明确具体请求，如“一、采购清单：电脑10台、打印机2台，预算合计X万元；二、资金来源：从2024年度办公经费中列支。”
要求
提出希望上级明确的事项，如“恳请领导批准采购方案及预算，以便尽快组织实施。”
附件
如有支撑材料，注明“附件：1.办公设备采购清单；2.市场询价报告。”
落款
发文部门或个人（如“行政部”或“X”），右对齐
日期
发文年月日，右对齐
（三）报告类模板
要素
填写规范
标题
“关于+汇报事项+的+文种”，如“关于2024年第三季度工作进展的报告”
主送机关
顶格写，如“分管副总经理：”
概况
简述工作背景与总体目标，如“第三季度，本部门围绕年度重点工作任务，推进项目实施，现将进展情况汇报”
进展/问题
分点说明工作完成情况（含数据、成果）及存在问题，如“一、完成情况：1.
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